Wenn Sie einen Blick in Ihren E-Mail-Posteingang werfen – erfreut Sie dieser Anblick, etwa weil Ihr Posteingang aufgeräumt bzw. leer ist?
Oder schreckt er Sie eher ab, da Sie schon längst den Überblick über die darin befindlichen zig Nachrichten verloren haben?
Wollen Sie endlich Überblick über Ihre E-Mails bekommen und sich täglich an einem leeren Posteingang erfreuen?
Dann probieren Sie es mit dem folgend beschriebenen ZEITBLÜTEN-E-Mail-System, das sich für mich auch bei regelmäßigen großen „E-Mail-Flutwellen“ bewährt hat. Wenn es Ihnen zusagt, können Sie es natürlich auch noch entsprechend Ihren Anforderungen und Präferenzen beliebig anpassen.
Im Folgenden stelle ich Ihnen eine Technik für Notizen vor, die ich selbst gerne nutze: die 3-Spalten-Technik. Ich verwende sie für Besprechungsnotizen, für die Protokollerstellung etc.
Notizen benötigen eine Struktur, um bei Bedarf die notierte Information möglichst schnell zu finden. Mit der 3-Spalten-Technik schaffen Sie übersichtliche und nachvollziehbare Aufzeichnungen.
Wahrscheinlich machen auch Sie sich – so wie ich – häufig Notizen, insbesondere im Arbeitsalltag.
Denn Notizen entlasten den Kopf und helfen uns, etwas nicht zu vergessen. Außerdem können sie Struktur in ein „verwirrtes“ Gedankenknäuel bringen.
Vielleicht ergeht es Ihnen ähnlich, wie es mir früher ergangen ist:
Ich hatte meine Notizen auf Post-its und Schmierzetteln verteilt. Diese Zettel waren häufig dann nicht auffindbar, wenn ich sie am dringendsten gebraucht hätte.
Wie kann ich mit Zeitdruck umgehen? Eine Frage, die mir nicht nur einmal gestellt wurde.
Schreiben Sie sich am besten die folgenden 11 Punkte auf einen Spickzettel und platzieren Sie diesen an einer für Sie gut sichtbaren Stelle (z. B. am Schreibtisch).
So werden Sie sich die Punkte leicht einprägen, um dann bei Zeitdruck entsprechend zu handeln.
Wie nutzen Sie die Ihnen täglich begrenzt zur Verfügung stehende Zeit? Wie ist es also mit Ihrem Zeitmanagement bestellt? Folgend habe ich einen Test zusammengestellt, der Ihnen darüber Aufschluss geben kann.
Kommt es oft vor, dass Sie sich verzetteln? Von den Teilnehmern meines Zeitmanagementkurses höre ich häufig, dass sie zum Verzetteln neigen. Das belastet natürlich, führt zu Überforderung und Stress.
Aber wie lässt sich das Verzetteln vermeiden?
Lässt es sich überhaupt vermeiden?
Und wenn man sich bereits verzettelt hat, wie findet man aus dieser Belastungssituation wieder raus?
Im Folgenden eine Geschichte passend zum Thema Zeitmanagement, die ich auch gerne in meinen Seminaren erzähle.
Die Geschichte dürfte mittlerweile hinlänglich bekannt sein. Mir gefällt sie deshalb, weil sie recht anschaulich vermittelt, worauf es beim Zeitmanagement ankommt und weil sie immer noch zu mancher Aha-Erkenntnis bei den Teilnehmern führt.
Die Redaktion des Printmagazins Eltern family (Verlag Gruner + Jahr) hat mich um eine Stellungnahme zum Thema „Zeitmanagement für Mütter“ gebeten. Im Folgenden ein Auszug meiner genannten Tipps, die natürlich auch für Väter bzw. generell für Eltern gelten.
Jeder hat mal Tage, an denen man von der persönlichen Arbeitseffizienz selbst nicht groß begeistert ist. Man ist eben nicht immer gut drauf. Aber wie sieht es generell mit Ihrer Arbeitseffizienz aus?
Dazu im Folgenden eine Checkliste. Zutreffendes einfach abhaken. Die nicht abgehakten Punkte zeigen mögliches Effizienzsteigerungspotenzial:
„Sie arbeiten zwar effektiv, aber nicht effizient!“ Haben Sie das schon mal gehört? Auch im Zusammenhang mit Zeitmanagement und Produktivität werden diese beiden Adjektive häufig verwendet. Worin besteht eigentlich der Unterschied zwischen effizient und effektiv?
Dem ein oder anderen mag die Antwort klar sein. Für alle anderen möchte ich den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz an einem Beispiel erläutern.
Sie haben einen Preis gewonnen. Dieser Preis beinhaltet ein Bankkonto, auf dem Ihnen jeden Tag ein Betrag von 86.400 Euro zur freien Verfügung steht. Hierfür gilt es allerdings zwei Regeln zu beachten.
Wer sich mit Zeitmanagement befasst, setzt sich unweigerlich auch mit Prioritäten auseinander. Prioritäten erkennen und setzen sind das Um und Auf oder anders formuliert:
Ohne Prioritäten ist kein effektives Zeitmanagement möglich.
