Prioritäten setzen → Eisenhower & ABC: einfach erklärt
Beim Zeitmanagement geht es auch darum, Aufgaben nach Prioritäten zu werten und entsprechend abzuarbeiten. Nur so wird gewährleistet, dass am Ende des Tages das Wichtigste erledigt oder wenigstens in Angriff genommen wurde.
Zuletzt aktualisiert: 26.10.2022
Was ist wichtig, was ist dringend?
Voraussetzung für diese Prioritätensetzung besteht darin, sich den Unterschied zwischen wichtig und dringend bewusst zu machen, denn die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden selten wichtig.
Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Dringend ist eine Aufgabe mit kurzfristigem Erledigungstermin.
Um meine Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterscheiden, habe ich mir Fragestellungen überlegt.
Im geschäftlichen Bereich hilft mir bei Betrachtung meiner Aufgabenliste folgende Fragestellung zur Ermittlung der Prioritäten:
»Wo steht am meisten Geld auf dem Spiel (für mein Unternehmen), sei es Gewinn oder Verlust?«
Diese Frage habe ich mir anfangs immer mit einem Post-it auf meinem Bildschirm platziert, bis mir das „Denken in Prioritäten“ in Fleisch und Blut übergegangen ist.
Eine Seminarteilnehmerin hat sich für folgende Prioritäten-Frage entschlossen:
»Was könnte mir Probleme machen, wenn ich es nicht morgen erledige?«
Im Privatbereich nutze ich für meine Vorhaben folgende Fragestellung:
» Bringt mich diese Aufgabe bzw. dieses Vorhaben meinen persönlichen Zielen weiter?«
Wichtig ist, dass Sie Ihre persönliche(n) Frage(n) finden, um Aufgaben nach Prioritäten zu werten.
In den verschiedenen Zeitmanagement-Büchern gibt es unterschiedliche Prioritäten-Methoden. Die bekanntesten stelle ich Ihnen folgend vor:
- die ABC-Analyse
- die Eisenhower-Methode
1. ABC-Prioritäten
Hierbei vergibt man den Aufgaben die Priorität hoch, mittel oder niedrig:
- A-Aufgaben (Priorität hoch): Was muss (Zeitrahmen z. B. heute, diese Woche) erledigt werden?
- B-Aufgaben (Priorität mittel): Was soll erledigt werden?
- C-Aufgaben (Priorität niedrig): Was kann erledigt werden?
Ich habe diese Methode etwas abgewandelt. Ich bezeichne die Aufgaben nicht als A-, B- oder C-Aufgaben sondern als Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben.
Wenn ich also einen Blick auf meine Aufgabenliste werfe und dabei die Aufgaben mit der vorher erwähnten Fragestellung („wo steht am meisten auf dem Spiel?“) durchgehe, fällt mir die Unterscheidung in Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben leicht.
Ich werfe also einen Blick auf meine Liste und stelle mir folgende drei Fragen:
- Welche Aufgaben muss ich morgen (bei der Wochenplanung: nächste Woche) erledigen?
- Welche sollte ich morgen erledigen?
- Welche könnte ich morgen erledigen, wenn noch Zeit übrig bleibt?
Beispielsweise sind drei Aufgaben die Antwort auf die erste Frage – also drei Muss-Aufgaben. Weitere zwei Aufgaben sollte ich morgen erledigen. Diese Soll-Aufgaben werden dann abgearbeitet, wenn sich nach den Muss-Aufgaben noch Zeit findet.
Und sollte ich diese wider Erwarten auch noch leicht schaffen, dann sind die Kann-Aufgaben an der Reihe.
Nun eine andere Methode der Prioritätensetzung.
2. Prioritäten nach Eisenhower
Die Prioritätensetzung nach Eisenhower basiert auf den Unterschied zwischen wichtig und dringend.
Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, auf wichtige Aufgaben agiert man.
Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):
Eisenhower-Prioritäten 1
Priorität A, DRINGEND und WICHTIG:
Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sind möglichst von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen.
Beispiele:
Ein wichtiger Kunde wünscht innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf von Ihnen. Es geht um einen Vertragsabschluss für Ihr Unternehmen (Geld/Gewinn steht auf dem Spiel!).
Ein Projekt muss morgen eingereicht werden. Wird es nicht pünktlich eingereicht, kommt es zu Verzögerungen, was wiederum eine Pönale zur Folge hat. Somit haben alle für die Einreichung erforderlichen Aufgaben die Priorität A (Geld/Verlust steht auf dem Spiel!).
Eisenhower-Prioritäten 2
Priorität B, WICHTIG, NICHT DRINGEND:
Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben.
Eine Aufgabe der Klasse B kann zu einer Aufgabe der Klasse A werden, dann spricht man von einer Wanderaufgabe.
Beispiele:
Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage ist erforderlich, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Diese Aufgabe bleibt eine B-Aufgabe – sie ist also keine Wanderaufgabe.
Für den Projekteinreichungstermin in einem Monat ist das Erstellen der Einreichunterlagen erforderlich. Diese Aufgabe ist eine Wanderaufgabe, d.h. beim Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich von einer B- zu einer A-Aufgabe.
Eisenhower-Prioritäten 3
Priorität C, DRINGEND, NICHT WICHTIG:
In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie kurzfristig erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen.
Beispiele:
Jemand ersucht Sie, ihm innerhalb der nächsten Stunde ein Dokument zu schicken.
Eisenhower-Prioritäten 4
Priorität D, NICHT DRINGEND, NICHT WICHTIG:
D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden.
Beispiele:
Grünpflanzen für das Büro besorgen.
Zeitschriften und Werbematerial lesen.
Es ist egal, ob Sie für Ihr Zeitmanagement eine der genannten oder eine eigene Form der Prioritätensetzung wählen. Wichtig ist nur, dass Sie Prioritäten setzen.
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