Zeitmanagement: 6 Fragen für Ihre effektive Tagesplanung
Ein Tagesplan ist, wie der Begriff schon besagt, erst einmal ein Plan. Treffend finde ich auch die auf Wikipedia gefundene Definition für Plan: die Vorstellung einer zukünftigen Handlungsabfolge.
Er stellt also ein Vorhaben dar – bei der Tagesplanung das Vorhaben, die für den entsprechenden Tag ausgewählten Aufgaben anzupacken und am besten auch gleich abzuschließen.
Nun ist es mit einem Plan immer so eine Sache, insbesondere mit einem Tagesplan. Abhängig von dem Beruf und der Position besteht ein Arbeitstag selten aus reinen Routineaufgaben, deren Dauer und Aufwand man mehr oder weniger exakt abschätzen kann. Und genau diese Tatsache erschwert die Planung wesentlich.
Ob digital oder handschriftlich – die Tagesplanung
sorgt für mehr Klarheit und Übersicht
Die Aufgabenliste ist das Herzstück der Tagesplanung
Die Aufgabenliste ist das Herzstück für ein effektives Zeitmanagement und damit der Tagesplanung. Aus dieser Liste gilt es, entsprechende Aufgaben auszuwählen und diese in einer sinnvollen Reihenfolge abzuarbeiten.
6 Fragen für eine sinnvolle Tagesplanung
Nehmen wir an, Sie haben in Ihrer Tagesplanung die Aufgaben für den kommenden Arbeitstag aufgelistet. Werfen Sie einen Blick auf Ihre To-do-Liste und stellen Sie sich dabei folgende Fragen:
- Habe ich in meinem Tagesplan Aufgaben berücksichtigt, die keinen Aufschub dulden bzw. in Kürze fällig sind?
- Gibt es in meinem Tagesplan Aufgaben, deren Erledigung bzw. Nichterledigung sich nachhaltig – positiv oder negativ – auswirken können?
- Habe ich im Tagesplan gleichartige Tätigkeiten (z. B. Telefonate) in Blöcke zusammengefasst?
- Habe ich ausreichend Reserven für Unvorhergesehenes und Unterbrechungen berücksichtigt?
- Habe ich Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern, möglichst in Phasen meines Leistungshochs gelegt?
- Habe ich Phasen vorgesehen, in denen ich möglichst ungestört arbeiten kann?
Diese Fragen können natürlich auch auf jedes andere Planungsintervall genutzt werden, so beispielsweise für die Wochenplanung.
Eine Wochenplanung bevorzuge ich für Phasen, in denen ich an Projekten geringerer Dringlichkeit arbeite. Hingegen in Phasen, in denen ich parallel an mehreren Projekten arbeite und auch kurzfristige Fälligkeitstermine anstehen, führe ich regelmäßig eine Tagesplanung durch.
Denn der Tagesplan fördert die Prioritätensteuerung hinsichtlich Dringlichkeit. Die Wochenplanung hingegen ist mehr auf das Kriterium Wichtigkeit ausgerichtet und verbindet so mehr die Ziele mit dem Faktor Zeit.
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