Prioritäten oder Muss-, Sollte- und Könnte-Aufgaben
Einerseits gibt es kein Zeitmanagement ohne Prioritäten. Andererseits gibt es auch kein Zeitmanagement. Denn Sie können die Zeit nicht managen. Der Tag hat immer 24 Stunden, die Stunde stets 60 Minuten. Also gibt es da nichts zu managen.
Sie können sich allerdings selbst managen – Selbstmanagement, um in der zur Verfügung stehenden Zeit möglichst viel zu schaffen.
Zeitmanagement ist also nichts anderes als Selbstmanagement.
Aber wieder zurück zu den Prioritäten. Viele tun sich schwer, den Aufgaben Prioritäten zuzuordnen, um diese Aufgaben entsprechend ihrer Priorität abzuarbeiten.
Nun gibt es mehrere Möglichkeiten der Priorisierung. Eine simple und dabei noch sehr effektive Methode besteht darin, die Aufgaben in Muss-, Sollte- und Könnte-Aufgaben zu unterteilen.
Mit diesen 3 Fragen finden Sie Ihre Prioritäten
Gehen wir davon aus, Sie wollen die Tagesplanung für den morgigen Tag durchführen, oder auch die Wochenplanung. Im ersten Schritt geht es darum, dass Sie alle offenen Aufgaben auflisten. Aufgabenliste fertig? Gut, dann der nächste Schritt.
Werfen Sie also einen Blick auf Ihre Liste und stellen sich folgende drei Fragen:
- Welche Aufgaben MUSS ich morgen (bei Wochenplanung: nächste Woche) erledigen?
- Welche SOLLTE ich morgen erledigen?
- Welche KÖNNTE ich morgen erledigen, wenn noch Zeit übrig bleibt?
Beispielsweise sind drei Aufgaben die Antwort auf die erste Frage – also drei Muss-Aufgaben. Weitere zwei Aufgaben sollten Sie morgen erledigen. Diese Soll-Aufgaben werden dann abgearbeitet, wenn Sie nach den Muss-Aufgaben noch Zeit finden. Und sollten Sie diese wider Erwarten auch noch leicht schaffen, dann sind die Kann-Aufgaben an der Reihe.
Prioritäten ändern sich
Aber Achtung:
Wenn Sie Sollte- oder Könnte-Aufgaben zu lange vor sich herschieben, können sich deren Prioritäten ändern. So kann eine Sollte-Aufgabe schließlich zu einer Muss-Aufgabe werden.
Ein Beispiel:
Ich habe einem Kunden zugesagt, ihm spätestens in drei Wochen ein Angebot zu übermitteln. Die Aufgabe auf meiner Liste lautet: Herrn Mustermann ein Angebot unterbreiten.
Nun mache ich meine Tagesplanung für den morgigen Tag. Die Mustermann-Aufgabe ist noch eine Könnte-Aufgabe – sie ist also (noch) nicht dringend. Nächste Woche wird sie schließlich zu einer Sollte-Aufgabe und dann zu einer Muss-Aufgabe, wenn ich Herrn Mustermann als Kunden nicht verlieren möchte.
So viel zum Thema Prioritäten! Vielleicht erleichtert auch Ihnen diese Unterteilung in Muss-, Sollte- und Könnte-Aufgaben Ihre Zeitplanung. Lassen Sie es auf einen Versuch ankommen.
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