Delegieren → 6 wichtige Tipps, wie Sie richtig delegieren
Wenn Sie nur noch die Hälfte Ihrer Arbeitszeit bei gleicher Arbeitsmenge zur Verfügung hätten – welche Tätigkeiten würden Sie delegieren?
Die Beantwortung dieser Frage lenkt Ihren Fokus auf die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren und dadurch mehr Zeit für sich zu gewinnen.
Zuletzt aktualisiert: 11.12.2022
Vorab eine Begriffserläuterung:
Der Unterschied zwischen Delegieren und Outsourcing
Outsourcing ist eine Form der Delegation. Während man vom Delegieren in der Regel bei der internen Arbeitsverteilung spricht, bezeichnet man mit Outsourcing die Auslagerung an externe Dienstleister. Dabei wird die erbrachte Leistung meist über Verträge geregelt.
Im Folgenden geht es primär um das Delegieren.
Delegieren: Warum überhaupt?
Sie haben grundsätzlich drei Möglichkeiten, um mehr Zeitressourcen „freizuschaufeln“:
- Sie organisieren sich so, dass Sie in der Ihnen zur Verfügung stehenden (Arbeits-)Zeit mehr Aufgaben schaffen,
- Sie reduzieren die Anzahl Ihrer Aufgaben und Verpflichtungen oder
- Sie verringern die Anzahl der selbst zu erledigenden Aufgaben – und zwar, indem Sie delegieren.
Kurz und bündig:
Delegieren lockert ein enges Zeitkorsett! Denn je mehr Aufgaben Sie vertrauensvoll abgeben können, desto größer die Entlastung.
Zudem spielt der Kostenfaktor häufig eine Rolle. Als Beispiel: Gibt es Aufgaben, die eine Mitarbeiterin „gleich gut“ erledigt wie die Vorgesetzte, ist es unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Arbeitszeitkosten durchaus sinnvoll, wenn die Führungskraft diese delegiert.
7 Gründe, warum nicht delegiert wird
Nicht jeder hat die Möglichkeit, Tätigkeiten abzugeben, da es z. B. die Position im Unternehmen nicht erlaubt. Oder es stehen intern keine Personen zur Verfügung, an die man Aufgaben weiterleiten kann.
Dennoch gibt es genug Leute, die diese Option haben, sie aber partout nicht nutzen (wollen).
Diesen Schluss lassen Umfragen unter den TeilnehmerInnen meiner Zeitmanagementkurse zu. Und wenn ich dann nach dem Warum frage, werden meist die gleichen Gründe genannt:
- „Ich erledige lieber alles selbst, dann weiß ich, dass es passt!“
- „Mir ist der Aufwand für die Korrekturen und für das Delegieren zu groß.“
- „Selten schaffen die Mitarbeiter die Aufgaben in der von mir vorgegebenen Zeit.“
- „Habe ich mal eine Aufgabe delegiert, kommen ständig Rückfragen, die mich Zeit kosten.“
- „Meine Mitarbeiter haben schon genug Arbeit, ich will sie nicht mit zusätzlichen Aufgaben belasten.“
- „Wenn ich Aufgaben delegiere, verliere ich den Überblick über die offenen Aufgaben.“
- „Delegierte Aufgaben bleiben oft liegen, sodass ich sie letztendlich doch wieder selbst erledigen muss.“
Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.
Theodore Roosevelt
Erfolgreiches Delegieren: beide Seiten sind gefordert!
Richtiges Delegieren ist eine Fähigkeit, die durch Übung und Erfahrung erlernt werden muss.
Zu einer gelingenden Delegation gehören immer zwei Seiten:
Eine Seite, welche die Aufgaben „richtig“ delegiert. Die zweite, welche sie „richtig“ erledigt.
Der Erfolg ist also auch davon abhängig, an wen Sie Tätigkeiten übertragen. Einer verlässlichen und kompetenten Mitarbeiterin bzw. Kollegin überträgt man gerne Aufgaben mit der Gewissheit, dass diese zur Zufriedenheit erledigt werden.
Zuerst müssen Sie Zeit investieren
Das Delegieren ist für beide Seiten ein Lernprozess. Es dauert oft eine ganze Weile, bis sich ein eingespielter Delegationsprozess etabliert hat.
Jede Einweisung in die Aufgabe erfordert Zeit. Auch die Fortschrittskontrolle, Antworten auf Rückfragen, Korrekturen etc. sind mit Aufwand verbunden.
Aber je klarer Ihre Anweisungen und je öfter Sie an eine verlässliche Person Aufgaben abgeben, desto geschmeidiger und zeitsparender wird das Delegieren ablaufen.
Für mehr Entlastung: Delegieren Sie!
Fragen Sie sich über einen längeren Zeitraum bei jeder Aufgabe und Tätigkeit, die Sie angehen, ob sie sich delegieren lassen:
„Kann ich diese Aufgabe abgeben?“
Allein durch diese bewusste Auseinandersetzung werden sich Ihnen zahlreiche Entlastungspotenziale offenbaren.
Wie delegieren? 6 Tipps
1. Beginnen Sie mit einer kleinen Aufgabe
Wenn Sie die Möglichkeit haben, starten Sie am besten mit einer kleineren Delegationsaufgabe. So können Sie sich gemeinsam an größeren Herausforderungen herantasten und den Delegationsprozess sukzessive optimieren.
2. Geben Sie klare Anweisungen
Für die ausführende Person muss aus Ihrer Anweisung deutlich hervorgehen:
Was genau soll wie bis wann getan werden?
Vermeiden Sie unkonkrete Vorgaben wie beispielsweise „so schnell wie möglich“ – das kann mehrere Bedeutungen haben: noch heute, bis morgen oder diese Woche.
3. Beantworten Sie Fragen bereits im Vorfeld
Natürlich können Fragen oft erst während der Bearbeitung auftreten. Aber häufig lassen sich potenzielle Unklarheiten bereits bei der Delegation aus dem Weg räumen. Haken Sie deshalb bewusst nach, ob die Aufgabenstellung verständlich ist und ob es Fragen gibt.
Wie wäre es mit einem Blitzmeeting am Morgen?
Eine kurze Besprechung, welche nicht länger als 10 Minuten dauert, hat sich in der Praxis gut bewährt. Dabei können Sie Ihre Aufgaben delegieren, sich über den aktuellen Stand informieren und offene Punkte klären. Dadurch werden Sie während des Tages seltener mit offenen Fragen konfrontiert und bei Ihrer Tätigkeit unterbrochen.
4. Lassen Sie mitschreiben
Lassen Sie die Aufgabestellung und die besprochenen Punkte bei der Einweisung (in Stichworten) mitschreiben. Das Verschriftlichen ist eine wertvolle Gedächtnisstütze, die häufige Rückfragen unterbindet.
5. Führen Sie eine Zwischenkontrolle durch
Die Anzahl der Zwischenkontrollen ist auch davon abhängig, wie eingespielt Sie als Team sind. Und je verlässlicher und kompetenter die Person, an die Sie die Aufgaben weitergeben, desto seltener brauchen Zwischenergebnisse überprüft werden.
6. Geben Sie konstruktive (!) Kritik
Kritik ist eine Form von Feedback. Und Feedback ist wichtig, um zu lernen und in Zukunft zufriedenstellende(re) Ergebnisse zu erhalten. Aber angebrachte Kritik soll stets konstruktiv sein, also sachlich, fair, mit konkreten Verbesserungsvorschlägen und frei von jedweder Beleidigung.
7. Loben Sie
Wurde die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erledigt, sparen Sie nicht mit aufrichtiger Anerkennung. Ein ehrliches Lob kann geradezu Wunder bewirken, steigert die Motivation und trägt allgemein zu einem besseren Arbeitsklima bei.
Delegieren mit Zeitvorgabe? Vorsicht!
Kennen Sie das Parkinsonsche Gesetz?
Das nach seinem Entdecker Cyril Northcote Parkinson benannte „Gesetz“ besagt – eher humorvoll –, dass sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maße, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist.
Umgelegt auf ein Beispiel:
Für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigen Sie üblicherweise 30 Minuten. Stehen Ihnen für die gleiche Aufgabe plötzlich 45 Minuten zur Verfügung, werden Sie diese „Mehrzeit“ wohl auch in Anspruch nehmen und die Aufgabenerledigung entsprechend in die Länge ziehen. Wenn Sie hingegen nur 20 Minuten Zeit haben, so schaffen Sie die Tätigkeit voraussichtlich auch in diesem verkürzten Zeitrahmen.
Achtung:
Beim Delegieren sollten Sie von Zeitvorgaben (wie lange darf für die Aufgabenerledigung benötigt werden) absehen. Mitarbeiter sind individuell in ihrer Persönlichkeit und Arbeitsweise. Eine Zeitvorgabe kann großen Druck ausüben, Stress erzeugen und demotivieren.
Aber es gibt durchaus Mitarbeiter und Aufgaben, bei denen sie zweckdienlich sein kann. Hierzu ist aber stets eine große Portion an Empathie seitens der Führungskraft gefragt, inwieweit und bei wem dieses „Werkzeug“ eingesetzt werden kann – etwa bei einem Mitarbeiter, der bewusst Tätigkeiten in die Länge zieht oder Aufgaben aufschiebt.
Viel Erfolg beim Delegieren!
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