Interview: Wie am besten Notizen machen?

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Zeitmanagement & Entlastung“:

Vom Wirtschaftsmagazin „Capital“ (Printausgabe) wurde ich zum Thema Notizmanagement interviewt. Die Fragen stellte Capital-Redakteur David Schumacher. [Veröffentlichung hier im Blog mit Zustimmung des Verlags]

Notizen – handschriftlich oder digital, was ist besser?

Und hier das Interview (mit freundlicher Genehmigung zur Veröffentlichung von David Schumacher):

Herr Heidenberger, welche Versuche und Enttäuschungen mussten Sie durchleiden, bevor Sie auf das „Superbuch“ kamen?

Insbesondere zu Anfang meiner früheren Tätigkeit als Planer in einem technischen Büro hatte ich den Kopf ständig voll mit Aufgaben, Ideen und Informationen, die ich nicht vergessen durfte/wollte.

Solche im Kopf umherschwirrenden Gedanken erzeugen immer Stress – auch unbewusst –, wenn sie nicht zu Papier oder eben elektronisch erfasst werden. Diese Stress verursachenden Gedanken waren auch mit ein Grund, warum ich nach der Arbeit schwer abschalten konnte.

Im nächsten „Entwicklungsstadium“ habe ich meine Notizen auf zahlreichen Post-its und Schmierzetteln verteilt. Diese Zettel waren häufig immer dann nicht auffindbar, wenn ich sie am dringendsten gebraucht hätte.

Ich habe sehr viel Zeit und Nerven aufgewendet, um verschwundene Notizen zu suchen oder deren Inhalt wieder zu recherchieren. Das kam an einem Tag oft mehrmals vor.

Das Ganze über einen längeren Zeitraum betrachtet, machte mir erst bewusst, welche (Stress-)Belastung für mich daraus resultiert.

Daraus habe ich meine Lehren gezogen. Heute nutze ich eine Kombination aus schriftlicher und digitaler Notizerfassung. Diese Kombination hat sich für meine persönlichen Anforderungen am besten bewährt.

Wie sieht Ihr aktuelles Superbuch aus? Welches Format, Hersteller usw.? Wechselt das auch schon mal?

Ich nutze hierfür eine konventionelle Kladde (mit ca. 150 Seiten) – im Fachhandel oft auch als Geschäftsbuch erhältlich. Als Format hat sich für mich DIN-A4 bewährt, früher habe ich auch das DIN-A5-Format verwendet. Ein kleineres Format als DIN-A5 kann ich nicht empfehlen.

Denn je kleiner das Format, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit.

Ich favorisiere keinen bestimmten Hersteller, sondern entscheide mich im Fachgeschäft meist spontan für eine Kladde, die sich „gut anfühlt“. Also ein Wechsel des Herstellers kann schon mal vorkommen, beim Format wird allerdings nicht mehr gewechselt. Da habe ich schon genug herumexperimentiert.

Macht das Buch-Modell eigentlich einen großen Unterschied?

Ja, da gibt es durchaus Unterschiede – allein schon in der Papierqualität. Billige Notizbücher haben meist eine schlechtere Papierqualität. Diese zeigt sich beispielsweise dadurch, dass die Schrift auf der Rückseite des Blattes durchscheint, Tinte leicht verläuft, Schrift in Bleistift sich schlechter ausradieren lässt …

Auf alle Fälle sollte es ein fest gebundenes Notizbuch sein. Ein solches ist strapazierfähig und löst sich bei häufiger Beanspruchung – im Gegensatz zum Notizblock – nicht gleich in seine Einzelteile auf.

Zur Orientierung: Wie viele Bücher füllen Sie pro Jahr?

In der Regel komme ich mit einem Notizbuch pro Jahr aus.

Wie viele Bücher führen Sie parallel? Also etwa ein allgemeines und mehrere Projektbücher.

Mittlerweile nur noch eines – reicht für mich bzw. für meine derzeitigen Anforderungen.

Für Personen, die mehrere (große) Projekte parallel bearbeiten/betreuen, kann es durchaus sinnvoll sein, für jedes Projekt ein eigenes Projektbuch zwecks Übersichtlichkeit, Dokumentation und Archivierung zu führen.

Bei mehreren parallel laufenden Projekten hat sich auch eine Projektmappe bewährt. Das kann eine simple Ringmappe sein. Eine Ringmappe deshalb, weil sich die darin befindlichen Blätter besser halten.

Als Notizblätter empfehle ich die üblichen Schreibhefte. Jeweils ein eigenes Heft für jedes Projekt. Das Heft wird gelocht und dann in das entsprechende Register –  getrennt nach Projekten – eingelegt. Die geklammerten Blätter des Heftes und die Ablage mittels der Ringe in der Mappe sorgen für eine hohe Strapazierfähigkeit. Es reißen keine Blätter aus.

Dieses System ist beliebig erweiterbar: Ist ein Heft in einem Projektregister vollgeschrieben, wird einfach ein zweites in das Register eingelegt. Ist ein Projekt abgeschlossen, kann entsprechendes Register mit dem Notizheft entfernt und mit den anderen Projektunterlagen archiviert werden.

Diese Form der Projektmappe gewährt also eine hohe Flexibilität.

Wie gut eignet sich das Superbuch-System, um länger zurückliegende Notizen ohne großen Suchaufwand wiederzufinden?

Das kommt darauf an, wie das Superbuch geführt wird.

Je strukturierter und übersichtlicher, desto schneller werden bestimmte Notizen wiedergefunden.

Für mich hat sich folgende Strukturierung bewährt:

Für Besprechungsnotizen verwende ich eine andere Schriftfarbe. Grundsätzlich nutze ich für meine Notizen eine blaue Schriftfarbe. Für Aufzeichnungen während eines Telefonats, einer Besprechung bzw. eines Meetings nutze ich einen grünen Stift.

Wenn ich später im Superbuch blättere, erkenne ich mit einem Blick Besprechungsnotizen. Ich brauche auch nicht den Stift wechseln, weil ich einen Mehrfarbenstift nutze – sehr praktisch!

Jedes Notizblatt hat einen freien linken Randbereich (ca. 5 cm). Diesen Bereich verwende ich ausschließlich für Kürzel, um bei Bedarf die Art der Notiz zu kennzeichnen.

Nach jedem Arbeitstag ziehe ich einen Querstrich und schreibe das Datum mit Wochentag im linken Randbereich über den Querstrich. So kann ich recht gut nachvollziehen, woran ich beispielsweise letzten Mittwoch gearbeitet habe. Der linke Randbereich dient mir also auch zur zeitlichen Orientierung.

Mit dieser Systematik finde ich bei Bedarf recht schnell jede gewünschte Notiz.

DIN-A4 ist klasse für den Schreibtisch – was nehmen Sie für unterwegs, wenn das große nicht mitzuführen oder schlicht nicht zu balancieren ist (als Journalist kommt das häufig vor: auf Reportage, in Pressekonferenzen)?

Für mich hat sich das DIN-A4-Format auch für unterwegs bewährt. Bei Terminen hat man meist ohnehin Unterlagen in diesem Format mit dabei; viele auch einen Laptop mit Tasche, die oft um einiges größer ist als das Notizbuch. Aber auch hier gilt:

Jeder muss für sich selbst das optimale Format finden.

Welches ist Ihr aktueller, elektronischer Organizer? Probieren Sie auch hin und wieder andere aus?

Ich habe lange herumexperimentiert, bis ich das für mich optimale System gefunden habe. Ich nutze mein Superbuch derzeit in Kombination mit MS Outlook. In MS Outlook organisiere ich meine Aufgaben und Termine und kann darauf auch von unterwegs zugreifen.

Software bzw. elektronische Organizer erleichtern die Termin- und Aufgabenpflege. So lassen sich Elemente blitzschnell löschen, verschieben, ändern … Und ganz wichtig: die automatische Erinnerung. Diese ist insbesondere bei einer umfangreichen Aufgaben- und Terminliste unabdingbar.

Hin und wieder probiere ich zwar Neues aus, aber wenn es sich nicht sofort im Arbeitsalltag bewährt, lasse ich davon ab.

Generell sollte man immer wieder etwas Neues testen. Nur so kristallisiert sich das für die individuellen Anforderungen und Präferenzen optimale System heraus.

Wenn man beim Testen – beispielsweise eines Tools oder einer Planungshilfe – feststellt, dass man damit gut klarkommt, kann man das Tool sukzessive immer häufiger einsetzen und in den Alltag integrieren. Das Ganze ist stets ein Prozess. Also langsam herantasten.

Wenn etwas gut funktioniert, weiter damit, sonst etwas Neues probieren oder auf das Bewährte zurückgreifen.

Die Funktionen eines Superbuchs könnte doch ebenso gut oder besser eine Software bzw. App übernehmen, oder nicht?

Auch hier wieder: Es kommt auf die Präferenzen und Anforderungen an. Für meine Anforderungen weniger.

Mein Superbuch enthält auch zahlreiche Skizzen, grafische Konzepte, Ablaufpläne, hin und wieder auch Berechnungsgänge (=>Anforderungen).

Solche Aufzeichnungen kann ich mit keiner Software oder App so schnell und übersichtlich gestalten wie auf einem Blatt im Superbuch.

Des Weiteren schreibe ich einfach gerne mit der Hand (=>Präferenz).

Zu den unterschiedlichen Anforderungen:

Ich kenne aufgrund meiner früheren Tätigkeit auch die Baubranche gut. Keine Besprechung, in der nicht irgendwelche Notizen in Form von Skizzen angefertigt werden, ebenso werden Berechnungsgänge schnell mal auf einem Notizblatt durchgeführt, das später in den Dokumentationsunterlagen abgelegt wird. Aber auch in anderen Berufen stehen solche Notizen an.

Bei Ihnen als Journalist werden Skizzen wahrscheinlich weniger zum Tragen kommen. Sie haben also andere Anforderungen als ich.

Was halten Sie von Evernote?

Evernote ist auf alle Fälle eine empfehlenswerte Notizsoftware. Auch ich nutze Evernote – allerdings nicht für geschäftliche Notizen, sondern ausschließlich für private Aufzeichnungen, wie etwa eingescannte Zeitungsartikel, Rezepte, Lokaltipps, Ausflugsziele etc.

Das Feine an dieser Software: Damit lassen sich weitere Formen digitaler Notizen – z. B. auch Bilder und Videos – sammeln und übersichtlich verwalten. Man kann seine Notizen auf verschiedenen Geräten synchronisieren und hat damit von unterwegs jederzeit Zugriff auf den aktuellen Notizdatenbestand.

Wie gehen Sie mit „Notizen“ um wie Internetseiten, Fotos, E-Mail-Inhalte, zugesandte Links, Merkblätter etc.? Die wären ja digital viel leichter festzuhalten.

Digitale „Notizen“ werden auch digital erfasst.

E-Mails bleiben im Outlook, Internetseiten werden bei Bedarf – was aber eher selten der Fall ist – strukturiert mit einem Lesezeichen versehen und im Browser in Themenordnern abgelegt bzw. mit Pocket zum Späterlesen gespeichert (vor allem zur Überbrückung von Wartezeiten von unterwegs), für Fotos nutze ich eine Bilderverwaltungssoftware.

So habe ich auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf diese digitalen Daten.

Der Gründer von Evernote hat gesagt, ihn machten alle Menschen wütend, die noch auf Papier schrieben – schloss sich selbst aber ein. Kennen Sie dieses Bestreben, sich des Papiers entledigen zu wollen?

Und mich irritieren Personen, die wütend werden, wenn andere noch auf Papier schreiben.

Es ist doch so: Jeder ist anders, jeder hat unterschiedliche Präferenzen. Es gibt viele Menschen, die weniger technikaffin sind oder nicht gerne mit Computern arbeiten und auch gar nicht müssen. Nicht jeder arbeitet in einem Büro oder benötigt einen Computer in der Arbeit (z. B. Handwerker). Diese Personen werden nur mit Widerwillen auf das Schreiben auf Papier verzichten wollen. Warum sollten sie auch?

Digitale und schriftliche Notizerfassung – beides hat seine Vor- und Nachteile. In welchem Umfang die jeweiligen Vor- und Nachteile zum Tragen kommen, ist auch vom individuellen Tätigkeitsfeld abhängig, also nicht nur von den Präferenzen.

Natürlich, das Bestreben, sich des Papiers zu entledigen, gibt es. Und je weiter die technologische Entwicklung (Hardware und Software) fortschreitet und je mehr entsprechende Lösungen es gibt, desto leichter wird die Umsetzung fallen.

Sie betonen, dass das Notizenmachen entlasten soll: Was ich niederschreibe, muss ich nicht im Kopf behalten. Kennen Sie Fälle, in denen das Notizenmachen zum Stressfaktor wurde?

Nein, solche sind mir nicht wirklich bekannt. Aber ich kann es mir durchaus vorstellen, dass das vorkommen kann. Wahrscheinlich dann, wenn bei den Notizen keine Unterscheidung hinsichtlich Relevanz erfolgt. Aus Sicherheitsgründen wird einfach alles notiert und man ist damit ständig am Notieren. Man will nichts vergessen. Die Gefahr, dass man sich buchstäblich verzettelt, ist groß. Das erzeugt Stress.

Zu elektronischen Notiz-Systemen: Kennen Sie Kollegen, die komplett von Papier auf Computer/Smartphone/Tablet umgestiegen sind? 

Mir ist zwar der eine oder andere bekannt, der in dieser Richtung Versuche unternommen hat, aber ein rigoroser Schnitt wurde (noch) nicht geschafft. Oft blieb es dann bei einer Lösung zwischen digitalen und handschriftlichen Notizen.

Wir haben zweierlei recherchiert: Hersteller hochwertiger Notizbücher wie Moleskine oder Leuchtturm verkaufen mehr und mehr Bücher. Gleichzeitig nutzen immer mehr Menschen Dienste wie Evernote. Was sagt Ihnen das?

Das liegt u. a. auch daran, dass einfach immer mehr Informationen digital zur Verfügung stehen und immer mehr Menschen darauf Zugriff haben. Zur Verwaltung dieser digitalen Informationen bieten sich eben solche Dienste wie Evernote optimal an.

Ein Grund für die steigende Nachfrage nach hochwertigen Notizbüchern mag sein, dass durch die digitale Datenerfassung das „haptische Erleben“, wie beispielsweise das Schreiben in einem Notizbuch, in den Hintergrund gedrängt wird. Und genau deshalb haben wahrscheinlich viele Menschen auch wieder ein verstärktes Bedürfnis, in (hochwertigen) Notizbüchern zu schreiben.

Je hochwertiger das Notizbuch, desto intensiver in der Regel auch die haptische Wahrnehmung.

So fühlt sich ein Notizbuch mit einem edlen Ledereinband besser an als eines ohne.

Manche Leute beobachten eine Art Kulturkampf zwischen Papier- und Digital-Notizen. Wie ist Ihre Beobachtung?

Ja, das ist auch meine Beobachtung. Auch wenn ich mich hier wiederhole: Es gibt nicht das eine Richtige. Jeder hat unterschiedliche (berufliche) Anforderungen, unterschiedliche Präferenzen.

Was sich für den einen als Optimum herausstellt, muss es noch lange nicht auch für den anderen sein.

Und wie bereits erwähnt, haben beide Arten von Notizen ihre Vor- und Nachteile. Deshalb soll es jedem selbst überlassen bleiben, wie er diese nutzt.

Wollen die Leute von Ihnen eigentlich oft etwas über das Notizenmachen wissen? Oder ist das ein Randthema?

Das wird eher als Randthema wahrgenommen. Meiner Überzeugung und Erfahrung nach ist ein effektives Notizmanagement ein wesentlicher Bestandteil des Zeitmanagements bzw. der Selbstorganisation – wenn nicht sogar die Basis.

In meinen Kursen lege ich großen Wert, das so zu vermitteln. Und das wird von den Teilnehmern dann auch erkannt. Es ist also meist ein Bewusstmachungsprozess.

Vielen Dank für das Interview, Herr Heidenberger!

Sehr gerne!