Sie müssen die Weihnachtsfeier organisieren? Kein Problem!
Ob im Unternehmen, in einem Verein oder in einer anderen Institution – eine Weihnachtsfeier gehört vielfach zu einer liebgewordenen Tradition. Und wie bei jeder Feier gilt es auch bei der Vorbereitung der Weihnachtsfeier einiges zu beachten, damit sie allen Teilnehmern möglichst lange in guter Erinnerung bleibt.
Das Ziel: Eine Weihnachtsfeier, die allen lange in guter Erinnerung bleibt …
Planung der Weihnachtsfeier – 8 Fragen
Nehmen wir an, Ihr Vorgesetzter hat Sie mit der Organisation der Weihnachtsfeier beauftragt. Die Beantwortung der folgenden 8 Fragen erleichtert Ihnen die Planung.
1. Welches Budget steht zur Verfügung?
Zu Beginn bedarf es der Klärung des zur Verfügung stehenden Budgets, denn daran knüpfen alle weiteren Organisationmaßnahmen an.
2. Wer soll daran teilnehmen bzw. eingeladen werden?
In weiterer Folge kommen die Teilnehmer dran. Wer soll zur Weihnachtsfeier geladen werden? Nur die Mitarbeiter oder auch Geschäftspartner? Reicht das vorgesehene Budget auch für eine Einladung mit Begleitpersonen?
3. Wann genau soll die Weihnachtsfeier stattfinden?
Je zeitiger der Termin festgelegt wird und die Einladung erfolgt, desto größer die Chance, dass möglichst viele der Einladung folgen können und auch noch nicht alles ausgebucht ist (z. B. Lokale, Künstler für Rahmenprogramm).
In zahlreichen Unternehmen hat sich als Termin für die Weihnachtsfeier der Abend vor Antritt der Weihnachtsferien bewährt. Die Weihnachtsfeier bildet dann einen schönen Jahresabschluss, jeder freut sich auf die Ferien und muss am nächsten Tag nicht in der Firma erscheinen.
Das sind optimale Voraussetzungen für eine gutgelaunte und entspannte Runde.
4. Welche Art von Weihnachtsfeier?
Gut, das Budget, die Anzahl der Teilnehmer und der Termin sind festgelegt. Nun stellt sich die Frage nach der Art der Weihnachtsfeier. Gemütlich zusammensitzen oder gemeinsam etwas aktiv unternehmen, eine weihnachtliche Veranstaltung besuchen, …?
Die folgenden weiteren Tipps unter der Annahme, dass es ein gemütliches Weihnachtsessen werden soll:
5. Wo soll die Weihnachtsfeier stattfinden?
Auch hier spielt natürlich das Budget und die Anzahl der Teilnehmer eine wesentliche Rolle. Soll das Weihnachtsessen in einem Lokal stattfinden, ist eine frühzeitige Reservierung erforderlich.
Insbesondere in der Vorweihnachtszeit ist es alles andere als einfach, einen guten Tisch zu bekommen.
Natürlich sollte es ein Lokal mit „Wohlfühlambiente“ sein. Denn die Wahl des Lokals trägt maßgeblich zum Gelingen der Weihnachtsfeier bei.
Gute Lokale sind schnell ausgebucht. Deshalb ist eine rechtzeitige Reservierung äußerst wichtig. Unbedingt die Reservierung bestätigen lassen, um eine böse Überraschung zu vermeiden.
Zwei günstigere Varianten:
- Bei kleinerem Budget kann die Weihnachtsfeier auch im Unternehmen stattfinden. Einfach einen guten Cateringservice beauftragen und die Räumlichkeiten stimmungsvoll dekorieren.
- In der Sparvariante fällt der Cateringservice weg und die Mitarbeiter bringen (selbstgebackene) Weihnachtskekse mit. Zumindest die Getränke sollten aber vom Unternehmen bereitgestellt werden.
Apropos Getränke: Beim Ausschenken von Alkohol ist Vorsicht geboten. Es wäre nicht das erste Mal bei einer Weihnachtsfeier, dass die Kombination aus Alkohol und aufgestautem Frust einem Mitarbeiter zum Verhängnis geworden ist.
Weihnachtsdekoration fördert die weihnachtliche Stimmung:
Wenn die Weihnachtsfeier im Büro stattfindet, sollten Sie auch die Räumlichkeiten stimmungsvoll dekorieren.
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6. Welches Rahmenprogramm soll geboten werden?
Hier ist etwas Kreativität und Fingerspitzengefühl gefragt. Je nach Unternehmen gibt es eine ganze Palette an Möglichkeiten. Das kann die Einladung eines Künstlers sein, der gemeinsame Besuch einer Veranstaltung nach dem Weihnachtsessen oder auch der Besuch eines Weihnachtsmarktes.
Bei kleinerem Geldtopf kann das Rahmenprogramm auch von den Mitarbeitern selbst gestaltet werden. Kreative, engagierte Mitarbeiter nehmen diese Aufgabe in der Regel gerne wahr.
7. Sollen Geschenke verteilt werden?
Vielleicht gestattet das Budget sogar ein Weihnachtsgeschenk oder ein kleines Präsent. In einigen Unternehmen ist es üblich, dass die Mitarbeiter ein Weihnachtsgeschenk erhalten – damit wird der Belegschaft auch Wertschätzung vermittelt.
8. Wird eine Rede an die Belegschaft gehalten?
Eine Rede kann einer Feier einen besonderen Glanz verleihen und bei der Belegschaft nachhaltig in Erinnerung bleiben.
Etwa ein Dank an die Mitarbeiter als Zeichen der Wertschätzung und das Hervorheben der gemeinsam geschafften Erfolge, ergänzt mit einem Ausblick auf das kommende Geschäftsjahr, kommt immer gut an. Weihnachtswünsche gehören natürlich auch dazu.
Die „Eckdaten“ für die Organisation der Weihnachtsfeier sind geklärt. Nun geht’s an die Umsetzung: Einladungen schreiben/drucken und dann versenden, Lokal reservieren oder Cateringservice beauftragen etc.
Schöne Weihnachtsfeier!
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