5-Why-Methode | Fragen Sie 5x warum → Problem-Ursache finden
Im Folgenden stelle ich Ihnen eine in vielen Fällen effektive Methode vor, um damit den Ursachen von Problemen auf die Schliche zu kommen: die Fünf-Mal-Warum-Methode (5-Why-Methode). Warum fragen – fünfmal, und Sie werden die Ursache finden!
Zuletzt aktualisiert: 16.07.2023
Diese Methode wird üblicherweise in Unternehmen zur Ursachenfindung von Problemen herangezogen. Aber sie kann auch im privaten Bereich funktionieren.
Denn manchmal fällt es bei persönlichen Problemen schwer, die Ursache selbst herauszufinden. Außenstehende Personen hingegen tun sich da leichter, weil sie ein Problem objektiver und aus der Distanz betrachten können. Das kann Ihnen mit dieser Methode auch gelingen.
5-Why-Methode: Wie funktioniert die Fünf-Mal-Warum-Methode?
Merken Sie sich einfach dieses Sprichwort:
„Frage fünf Mal warum, dann erkennst du die wahre Ursache des Problems!“
Hier ein reales Beispiel aus einem Unternehmen – dabei ging es um die Klärung, warum Liefertermine nicht eingehalten werden:
- Warum werden die Liefertermine nicht eingehalten? (1. Warum)
Antwort: „Weil die Verkäufer nicht einhaltbare Zusagen machen und sich nicht mit der Produktion abstimmen.“ - Warum stimmen sich die Verkäufer nicht mit der Produktion ab? (2. Warum)
Antwort: „Weil sie die Terminzusage als Verkaufsargument nutzen und sich darauf verlassen, dass die in der Produktion die termingerechte Lieferung schon irgendwie hinbiegen.“ - Warum verlassen sich die Verkäufer darauf? (3. Warum)
Antwort: „Weil die Verkäufer keinen Zugriff auf die Terminplanung der Produktion haben und die Produktionszeit nur ungefähr abschätzen können.“ - Warum haben die Verkäufer keinen Zugriff auf die Terminplanung? (4. Warum)
Antwort: „Weil die Anbindung der Verkäufer an das Intranet noch nicht funktioniert.“ - Warum funktioniert die Anbindung nicht? (5. Warum)
Antwort: „Weil für die externen Verkäufer noch kein Zugang eingerichtet wurde“.
Und dadurch war dann auch der Weg zur Lösung des Problems ersichtlich. In weiterer Folge wurde ein Maßnahmenplan für die technische Abwicklung des Zugangs und für die entsprechende Einschulung der Verkäufer aufgestellt.
Zusammenfassung
Zusammengefasst nochmals die Vorgehensweise bei der Fünf-Mal-Warum-Methode:
- Formulieren Sie das Problem am besten schriftlich.
- Dann kommt das erste Warum – die Frage wiederum schriftlich: „Warum ist das Problem so wie es ist?“
- Schreiben Sie nun eine Antwort auf die erste Warum-Frage.
- Auf diese Antwort kommt die zweite Warum-Frage: „Warum ist das so?“
- Auf diese Antwort folgt wiederum eine Warum-Frage. Das Gleiche insgesamt fünf Mal.
Versuchen Sie es einfach:
Welches ist zurzeit Ihr größtes Problem, bei dem Ihnen vielleicht die Ursache nicht ganz klar bzw. bewusst ist? Formulieren Sie es schriftlich und stellen Sie die fünf Warum-Fragen.
Probleme lösen mit ChatGPT und Co.
Nachdem Sie die Ursache kennen, geht es im nächsten Schritt darum, das Problem zu lösen. Dabei können Ihnen KI-basierte Tools – wie zum Beispiel ChatGPT – durchaus auch hilfreich sein.
Sie geben z. B. das Problem vor und das Tool generiert automatisch Ideen und Lösungen. Sie können also ChatGPT als Ideengenerator nutzen und die generierten Vorschläge als Lösungsansätze weiterverwenden.
Zur Promptformulierung (Anweisung) in ChatGPT einige Tipps:
- Es sind oft die Experten, die fundierte Hilfestellungen bieten und Probleme lösen können. Geben Sie deshalb im Prompt eine Rolle vor: z. B. „Du bist eine Psychologin …“ (oder Automechaniker, Architekt etc.).
- Nennen Sie dann das Problem bzw. die Situation, in der Sie Hilfe benötigen – und das möglichst konkret.
- ChatGPT soll Ihnen als Experte sinnvolle Fragen stellen, um z. B. die Ursachen des Problems zu ergründen.
- Dann sollen jeweils Maßnahmen zur Hilfe oder Problemlösung vorgeschlagen werden.
- Je nach Anweisung wird Ihnen ChatGPT weitere Fragen stellen, um eine individuelle Lösung zu bieten. Antworten Sie auf diese Fragen – wie in einer Unterhaltung.
- Noch besser: Um nicht alle Fragen gleichzeitig gestellt zu bekommen, können Sie Ihre Anweisung mit „Stelle mir eine Frage nach der anderen“ ergänzen (s. u. das erste Promptbeispiel). Dann antworten Sie direkt nach jeder Frage. Diese Form der Interaktion ist besonders hilfreich, wenn Sie eine maßgeschneiderte oder spezifische Antwort benötigen.
Allgemeine Formulierung:
Du bist mein Problemlöser. Gib mir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ich folgendes Problem lösen kann: [ausführliche Beschreibung des Problems]
Abschließend noch eine Anweisung an einem konkreten Beispiel:
Ehestreit:
Du bist ein Konfliktlösungsberater. Mein Ehemann und ich streiten uns ständig über die Haushaltsaufgaben. Bitte stelle mir hierzu Fragen, um das Problem zu erörtern und schlage mir jeweils Lösungsmöglichkeiten vor.
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Ich finde die Anregungen der Zeitblüten super – praxisnah und erprobt. Mit den 5-Warum-Fragen habe ich im Coaching immer Mühe gehabt. Die Frage nach dem “Warum” kann zum wirklichen Kern eines Problems vordringen, vor allem bei “technischen” Problemen oder Ablaufproblemem.
In der Regel führt die Warum-Frage jedoch zu einer Vertiefung des Problems, vor allem wenn es sich um schwierige Entscheidungen handelt. Eine intensive Beschäftigung mit dem Warum kann zu einer Problemverschärfung, weil Problem-Fixierung, führen. Hilfreicher ist es dann, sich eher mit der Lösung/den Zielen zu beschäftigen. Das weckt Ressourcen und Kräfte zur Veränderung.
Ja, Sie haben vollkommen recht! Diese Methode eignet sich primär, um „technische“ Probleme wie z. B. Hindernisse/Schwierigkeiten in Arbeitsprozessen zu erörtern, wie auch oben in meinem Beispiel angeführt.
Für die Auseinandersetzung mit persönlichen Problemen ist diese Methode wohl nicht geeignet. Danke für den Hinweis, Herr Dobat!
Ich persönlich bin kein Fan von Warum-Fragen. Sie führen in der Regel zu Rechtfertigungen, zu “ich habe keine Ahnung” und treiben Menschen in die Defensive. Um, wie in diesem Beispiel, herauszufinden, wieso Liefertermine nicht eingehalten wurden, wäre mein Ansatz: Wie können wir die Liefertermine einhalten und was müssen wir dafür tun? Warum die Liefertermine nicht eingehalten wurden, ist Vergangenheit und Schnee von gestern.
Das Gehirn ist immer bemüht, Antworten auf unsere Fragen zu finden. Warum komme ich nicht über den Fluss? Was bringt mir diese Frage? Wie komme ich über den Fluss? Oder was kann ich tun, um über den Fluss zu kommen? Das sind doch eher die Fragen, die zum Ziel führen.
Warum-Fragen würde ich nur einsetzen, um eine gewisse Motivation für Ziele zu finden. Wenn ich also beispielsweise zum Ziel habe, meine Liefertermine in Zukunft einzuhalten, dann kann ich mit “Warum-Fragen” die Wichtigkeit unterstreichen und zur Motivation nutzen. Warum will ich meine Liefertermine einhalten? Weil ich dadurch meine Glaubwürdigkeit steigere, mein Image verbessere, mehr Kunden gewinne …
Herzliche Grüße
Anja Maschlanka
> Warum die Liefertermine nicht eingehalten wurden, ist Vergangenheit und Schnee von gestern.
Das sehe ich etwas anders. Denn um Probleme – insbesondere im Unternehmens-/Managementbereich – zu lösen, gilt es im ersten Schritt, die Ursachen eines Problems zu erörtern. Und das gelingt eben oft mit Warum-Fragen. Erst wenn die Ursachen bekannt sind, lassen sich Probleme gezielt anpacken und die Hebel richtig ansetzen.
Aber es kommt natürlich immer auf die Art des Problems an. Bei zwischenmenschlichen Problemen – z. B. Konflikten – können Warum-Fragen kontraproduktiv sein bzw. das Problem sogar verschärfen.
Ich möchte ein paar Anmerkungen zu dieser Methode anbringen:
Sie erinnert mich an die Geschichte vom Pferderennen. Wie gewinne ich sehr viel Geld an einem einzigen Renntag?
Falls man schon beim ersten Rennen Glück hat, muss man nur den gesamten Gewinn auf den Sieger im 2. Rennen setzen. Diesen dann schon nennenswerten Betrag setzt man auf den Sieger im 3. Rennen … 4.Rennen usw. Glücklicherweise läuft aber nicht nur 1 Pferd, sondern z. B. 10 Pferde. Also gibt es 10 mögliche Gewinner.
Bei der 5 Why-Methode wären das z. B. Fehlerursachen oder Fehlerbilder. Aber! Nicht jedes Fehlerbild lässt auch auf die Ursache schließen. Jedenfalls nicht sofort.
In den (trivialen) Romanen steht an dieser Stelle oft geschrieben, „dass es nicht so sei wie es aussieht“. Kann sein oder auch nicht!
Das wirklich Lustige an dieser Methode sind die Verkäufer derselben. Da ist die Rede von eindeutigen Antworten. Und schon hat man nach 5 Fragen ein Ergebnis. Man könnte notfalls ja noch eine 7. und 11. Frage stellen. Das Ergebnis der reverse betrachteten Methode sieht eindrucksvoll aus, eine umgekehrte Pyramide. Aus dem (fast) unendlichen Wortschatz des Herrn Murphy findet man nach 5 (oder 7, oder 11 Fragen) Lagen schon das eindeutige Ergebnis.
In der Realität sind es dann 2^5 verfolgenswerte Fehlermöglichkeiten – falls es stets nur eine 2er Verzweigung ist. Es kann aber durchaus sein, dass ein Dutzend naheliegende Fehlermöglichkeiten in Betracht kommen – und davon sind 3 zutreffend. Murphy denkt mit. Die Mediziner sprechen über die postmortalen Klugscheißer. Hinterher ist es (manchmal) einfacher die Ursache festzustellen. Natürlich war es der Intranetzugang!!!!!
Natürlich war es der fehlende Intranetzugang! Wie haben die Leute vor dem (digitalen) Intranet erfolgreich Geschäfte getätigt??? Ich wette einen Kronenkorken gegen einen Panzer, dass die Liefertermine auch nach der Installation des Intranetzugangs nicht eingehalten werden. Es lag nämlich an der mangelhaften Spezifikation, schlechten Lagerhaltung, dem schlechten Ausbildungsstand, dem hohen Ausschuss, an der schlechten Zahlungsmoral wegen der die Zulieferer die Ware zurückbehalten hatten, schlechter Urlaubsplanung, hohen Krankenstand, Verwendung exotischer Komponenten, Billiglohnlandzulieferer, usw usw.
Es ist schon erstaunlich, wie viele Fehler oder Fehlermöglichkeiten man bei der Fehlersuche, ausgehend von einem bestimmten Fehlerbild man noch findet. In der Praxis ist es die Ausnahme, dass man eine eindeutige Antwort findet. Deshalb bildet die 5-Why-Methode meist auch eine normale Pyramide. Je öfter man warum fragt, umso größer wird die Zahl der Fehlermöglichkeiten und damit die Basis der Pyramide.
Sokrates: Ich weiß, dass ich nichts (nicht viel) weiß.
Augustinus: Ich weiß nicht, was ich nicht weiß.
Deshalb gibt es Methoden und Werkzeuge, die dem Anwender helfen in die richtige Richtung zu schauen. Jedenfalls verwenden wir entsprechende Hilfsmittel.
Danke für Ihre ausführliche Stellungnahme!
Diese Methode ist zur Ursachenforschung bei komplexen Prozessen und Arbeitsabläufen kaum anwendbar – da stimme ich Ihnen voll zu. Allerdings habe ich die Erfahrung gemacht, dass sie bei einfachen Prozessen durchaus hilfreich sein kann, um Fehler zu erörtern, wobei aber die Anzahl 5 mehr als symbolische Zahl und weniger als Richtzahl gesehen werden muss.
Spannende Schritte, Burkhard ;)
Weitergehen statt bei einem Warum stehenzubleiben klingt durchaus logisch. Gerade wenn man ehrlich zu sich selbst ist, dürfte das zu einer guten Selbsterkenntnis führen. Für mich ist das “Warum” zugleich Grundlage und Antrieb für meine Ziele. Deinen Artikel verlinke ich direkt mal in meinem Blog, Burkhard.