Lieferschein: → kostenlose Vorlage und was Sie wissen müssen!

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Vorlagen erleichtern das Arbeitsleben ungemein.

Haben Sie erst einmal eine Sammlung an Vorlagen für häufig im Büro verwendete Dokumente angelegt, können Sie damit erheblich Zeit sparen: Vorlage raus, Daten einsetzen und fertig ist das entsprechende Dokument! Sie müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden.

Vorlage Lieferschein

Einige Vorlagen habe ich hier bereits vorgestellt. Nun habe ich eine weitere in meinem Vorlagen-Downloadbereich ergänzt, und zwar für einen Lieferschein:

 Download Vorlage
Lieferschein (MS Word)

Noch einige allgemeine Informationen zum Lieferschein:

Was ist überhaupt ein Lieferschein?

Der Lieferschein (engl. delivery note) ist nichts anderes als ein Warenbegleitschein. Das Dokument begleitet also die gelieferte Ware bis zum Empfänger.

Lieferschein – ein Nachweis für die Übergabe der Ware

Welchen Zweck erfüllt der Lieferschein?

Er gibt sowohl dem Absender als auch dem Empfänger (z. B. dem Kunden) Aufschluss über die genaue Lieferung: was genau, wann und in welcher Menge versendet/geliefert wurde.

Der Lieferschein erleichtert dem Empfänger die Wareneingangskontrolle. Er kann damit also überprüfen, ob sämtliche auf dem Warenbegleitschein aufgelisteten Positionen auch geliefert wurden.

Dem Versender dient der Schein zur Dokumentation und als Nachweis, dass der Kunde die gelieferte Ware erhalten hat.

Welche Informationen gehören auf den Lieferschein?

Folgende Daten sollte das Dokument enthalten:

1. Absenderadresse (inkl. Telefonnummer für Rückfragen)
2. Lieferadresse
3. Lieferscheinnummer (zwecks interner Zuordnung z. B. bei Rückfragen des Empfängers)
4. (Bestellnummer)
5. (Artikelnummer)
6. Artikelbezeichnung
7. Mengenangabe (z. B. Stückzahl, Gewicht)
8. Anzahl der Packstücke (wenn die Lieferung aus mehreren Paketen besteht)
9. Versand-/Lieferdatum
10. eventuelle Rückstände

Gut zu wissen:

• Sie müssen keinen Lieferschein ausstellen!

  Es gibt seitens des Gesetzgebers keine Verpflichtung bzgl. der Ausstellung eines Lieferscheins und dadurch auch keine Vorgaben hinsichtlich Form, Inhalt und Gestaltung.

• Aufbewahrungsfristen beachten

  Dennoch gilt ein Lieferschein als Urkunde bzw. Handelsbrief mit einer entsprechenden Aufbewahrungsfrist (Deutschland: 6 Jahre, Österreich: 7 Jahre, Schweiz: 10 Jahre).

  Diese Aufbewahrungsfrist gilt nur für Unternehmer, Privatpersonen müssen keine berücksichtigen – mehr dazu im Beitrag „Ablage für Ihre privaten Dokumente“.

• Grundlage für die Rechnung

  In der Regel wird auf Basis des Lieferscheins die Rechnung ausgestellt. Mittlerweile hat sich in vielen Branchen auch der elektronische Lieferschein etabliert.

• In dreifacher Ausfertigung

  In der Praxis hat sich eine dreifache Ausfertigung des Lieferscheins bewährt:

  1. ein unterzeichnetes Exemplar bleibt beim Empfänger/Kunden und dient zur Prüfung (Anzahl etc.) der gelieferten Ware
  2. eine unterzeichnete Ausfertigung erhält der Transporteur zum Nachweis der Lieferung bzw. Annahme durch den Empfänger
  3. ein Exemplar bleibt beim Versender/Unternehmen