Was ist nun der Unterschied zwischen wichtig und dringend?
Kennen Sie den Unterschied zwischen wichtig und dringend?
Stelle ich diese Frage den Teilnehmern meines Zeitmanagementseminars, ernte ich damit häufig fragende Blicke. Nun, die Prioritätensetzung beruht auf dieser Unterscheidung, beispielsweise die Prioritäten nach Eisenhower.
Zuletzt aktualisiert: 26.10.2022
Wann ist eine Aufgabe wichtig, wann dringend?
In aller Kürze:
Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie einen kurzfristigen Erledigungstermin hat. Die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden sind nicht immer wichtig.
Um meine Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterscheiden, nutze ich eine konkrete Fragestellung. Im geschäftlichen Bereich hilft mir folgende Frage zur Ermittlung der Prioritäten:
Wo steht am meisten Geld auf dem Spiel (für die Firma), sei es Gewinn oder Verlust?
Diese Frage habe ich mir anfangs immer mit einem Post-it auf meinen Bildschirm geklebt, bis mir das „Denken und Arbeiten in Prioritäten“ in Fleisch und Blut übergegangen ist.
Ein Beispiel aus der Geschäftspraxis:
Der Abgabetermin für ein Angebot ist am Monatsletzten fällig, also beispielsweise in drei Wochen. Sie möchten den lukrativen Auftrag unbedingt bekommen. Also es steht für Ihr Unternehmen Geld „auf dem Spiel“, weil z. B. schon länger kein ergiebiger Auftrag an Land gekommen ist. Für die Ausarbeitung des Angebotes benötigen Sie etwa einen Tag. Die Aufgabe „Angebot erstellen“ ist für Sie also wichtig, aber heute noch nicht dringend. Die Aufgabe wird zu einer dringenden UND wichtigen Aufgabe, wenn morgen der Abgabetermin ist.
Das Denken und Handeln in Prioritäten ist die Basis für ein effektives Zeitmanagement.
In ziemlich jedem Zeitmanagementbuch und -seminar wird das Thema Prioritäten intensiv behandelt: Prioritäten nach Eisenhower, ABC-Analyse etc. Bei diesen Methoden wird aber immer davon ausgegangen, dass wir selbstbestimmt arbeiten, also selber Prioritäten vergeben können. Das trifft vielleicht für einen Unternehmer zu, weniger aber für Angestellte. Dazu bin ich in diesem Beitrag näher eingegangen: Zeitmanagement – auch Sie werden fremdbestimmt!
Wichtig und dringend mit der Eisenhower-Methode
Nachdem Sie nun den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen, abschließend noch die Eisenhower-Methode kurz erläutert.
Die Prioritätensetzung nach Eisenhower basiert auf den Unterschied zwischen wichtig und dringend.
Hierbei handelt es sich um eine Form der Aufgabenpriorisierung, bei der die anstehenden Aufgaben vier Matrixen zugeordnet werden.
Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man also vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):
