Wie Unternehmen das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter fördern
In der Printausgabe des Unternehmermagazins PA Praxis aktuell wurde das Thema „Fabelhaftes Timing“ behandelt. Hierzu wurden „acht namhafte Experten zu ihren Empfehlungen für ein gelungenes Zeitmanagement befragt“. Unter anderem ging es auch darum, wie die Mitarbeiter bei ihrem Zeitmanagement unterstützt werden können. Ich durfte auch Rede und Antwort stehen. Nachfolgend meine Antworten zum Nachlesen.
Herr Heidenberger, was ist der Sinn von Zeitmanagement?
Der Ausdruck Zeitmanagement ist an sich ja nicht ganz korrekt. Treffender sind die Begriffe Selbstmanagement oder Selbstorganisation. Denn die Ressource Zeit lässt sich nicht managen. Sie ist eine „Konstante“. Jedem stehen nun mal nur 24 Stunden täglich zur Verfügung.
Möglich ist allerdings, sich selbst zu managen.
Sich also so zu organisieren, um in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit möglichst viel zu erreichen bzw. diese sinnvoll zu nutzen – was auch immer das für jeden einzelnen persönlich bedeuten mag. Das ist der Sinn von Zeitmanagement.
Welcher ist der häufigste Fehler von Menschen im Berufsalltag, der dazu führt, dass sie die Kontrolle über die Zeit verlieren und mit Stress reagieren?
Am häufigsten wird Zeitdruck und der daraus resultierende Stress durch äußere Umstände verursacht – beispielsweise bei einem Projekt durch knapp bemessene Fälligkeitstermine seitens des Auftraggebers oder im Unternehmen durch entsprechende Vorgaben von der Führungsebene.
Wenn es jetzt um den häufigsten „persönlichen Fehler“ geht, sind das meiner Erfahrung nach die zugelassenen täglichen Zeitfresser und die fehlende Priorisierung. Um nur einige dieser typischen Zeitfresser zu nennen: privates Internet-Surfen während der Arbeit, Nicht-Nein-sagen-Können, Tratsch mit Kollegen, Perfektionismus …
Wer seine Zeitfresser nicht in den Griff bekommt, bewegt sich auf der Stelle. Oder etwas salopp ausgedrückt: der bringt nicht viel weiter.
Allerdings ist das vollkommene Ausschalten der Zeitfresser während eines Arbeitstages in der Regel nicht möglich. Um das geht es auch nicht!
Das Ziel sollte sein, diese Zeitfresser für einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise eine Stunde) so weit wie möglich zu reduzieren – sich abzuschotten, sich Phasen freizuschaufeln, in denen man möglichst ungestört an seinen wichtigen Aufgaben arbeiten kann.
Also Ablenkungen vermeiden oder auf ein Minimum reduzieren – und wenn es täglich nur für eine Stunde ist.
Nun zu den Prioritäten: Ohne Prioritäten ist effektives Zeitmanagement kaum möglich.
Organisierte Menschen unterscheiden sich von unorganisierten unter anderem durch ihren Fokus auf Prioritäten. Unorganisierte Personen arbeiten eine Aufgabenliste – sollten sie überhaupt eine solche führen – mehr oder weniger nach Gutdünken ab. Zeitmanager erledigen Aufgaben nach Prioritäten.
Kurzum und etwas spitz formuliert:
An Mitarbeitern, die sich ständig von der eigentlichen Arbeit ablenken lassen und ihre anstehenden Aufgaben nach Belieben abarbeiten, wird ein Unternehmer keine große Freude haben.
Aufgrund welcher Umstände tragen Unternehmen am häufigsten dazu bei, das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter zu torpedieren?
Hier kommen zwei Aspekte zum Tragen:
- mangelnde Führungskompetenz
- und fehlende Rahmenbedingungen
Zur mangelnden Führungskompetenz:
Optimal wäre, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, welches (Unternehmens-)Ziel (z. B. durch ein Mitarbeitergespräch) bis wann zu erreichen ist, welche Aufgaben er bis wann erledigt haben soll. Die Führungsebene gibt also selbst Prioritäten vor und schafft möglichst entsprechende Anreize.
Aber auch die Anerkennung darf nicht zu kurz kommen. Diese wird in diesem Zusammenhang häufig unterschätzt. Die Motivation eines Mitarbeiters, der kaum oder nie Anerkennung erfährt, wird gegen null sinken und damit auch die Leistungsbereitschaft. Bei mehreren Mitarbeitern kann dies einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität haben.
Nun zu den Rahmenbedingungen:
Ein zu straffes Arbeitszeitkorsett kann sich nachteilig auswirken, deshalb sollten – soweit möglich – flexible Arbeitszeitmodelle geschaffen werden. Aber auch eine mangelnde interne Organisation und ineffiziente Arbeitsabläufe haben einen wesentlichen Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter.
Als Beispiel sei hier eine fehlende oder chaotische Dokumentenablage (z. B. physische und EDV-Ablage) genannt. Denn daraus resultieren täglich „Suchzeiten“ (für jeden Mitarbeiter!).
Suchzeit ist bezahlte Arbeitszeit, in welcher der Mitarbeiter nicht produktiv sein kann und dem Unternehmen Kosten verursacht.
Deshalb müssen auch die organisatorischen Rahmenbedingungen passen, damit Mitarbeiter effizient arbeiten und ihre „Zeit optimal managen“ können.
Welche Strategie und Technik zum persönlichen Zeitmanagement haben sich am besten bewährt?
Diese Frage kann so nicht eindeutig beantwortet werden. Denn es gibt keine Zeitmanagement-Methoden, die für alle anwendbar sind. Zu unterschiedlich sind die (beruflichen) Anforderungen und die persönlichen Präferenzen. Jeder muss für sich sein individuelles Zeitmanagement-System finden.
Was können Unternehmen tun, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben stressfrei in angemessener Zeit erledigen?
Wie bereits erwähnt, sind hierfür Führungskompetenz und auch entsprechende Rahmenbedingungen notwendig. Günstige Rahmenbedingungen können auch erheblich zu mehr Work-Life-Balance und damit einer besseren Vereinbarkeit zwischen Beruf und Privatleben der Mitarbeiter beitragen.
Solche Rahmenbedingungen können beispielsweise sein:
- flexible Arbeitszeiten
- Teilzeitmodelle
- Urlaube und Arbeitszeiten abgestimmt auf Schul-/Ferienzeiten
- Förderung des Wiedereinstiegs nach Karenzzeiten
- geförderte Kinderbetreuungsmaßnahmen
- Beratungsmöglichkeiten für Krisensituationen
- Angebote für Stressabbau (z. B. Förderung Yogakurse, Autogenes Training etc.)
Natürlich sind solche Maßnahmen nicht in jedem Unternehmen möglich. Nichtsdestotrotz werden sie in den wenigsten Firmen umgesetzt, wo sie möglich wären. Aber nicht nur die Mitarbeiter profitieren von solchen Rahmenbedingungen. Dem Unternehmen bringt das
- stärkere Identifizierung der Mitarbeiter mit dem Unternehmen
- besseres Betriebsklima
- Steigerung der Mitarbeitermotivation und Ausgeglichenheit
- stärkere Mitarbeiterbindung
- Einsparungen resultierend aus einer geringeren Mitarbeiterfluktuation
- erwiesenermaßen weniger Fehlzeiten
- einen guter Ruf als attraktiver Arbeitgeber, der qualifizierte Mitarbeiter anzieht
- eine gute Reputation, welche das Interesse von potenziellen Kunden weckt
Zum Schluss ganz praktisch und konkret: Zeitmanagement-Experten haben ein ganzes Füllhorn guter Tipps und Ratschläge. Was ist Ihr Lieblings-Tipp?
Schaffen Sie sich regelmäßig (täglich) Zeiträume, in denen Sie konzentriert an Ihren wichtigsten Aufgaben (Priorisierung!) möglichst ungestört (Zeitfresser in dieser Zeit soweit möglich reduzieren) arbeiten!
Vielen Dank, Herr Heidenberger!
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