ToDo-Liste: Wie Sie eine anlegen inkl. Download (Vorlage & Beispiel)

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Zeitmanagement & Entlastung“:

Nutzen Sie eine ToDo-Liste für die Bewältigung Ihrer offenen Aufgaben? Wenn nicht – im Folgenden erfahren Sie die Vorzüge und warum Sie darauf nicht verzichten sollten.

Denn eine ToDo-Liste kann Ihnen den (Arbeits-)Alltag immens erleichtern.

Eine ToDo-Liste ist nichts anderes als eine Auflistung von offenen Punkten, die es zu erledigen gilt. Sie bildet das Herzstück für ein funktionierendes Zeitmanagement.

Die Vorteile einer ToDo-Liste

ToDos ergeben sich z. B. aus Posteingängen (E-Mail, Postzusendungen), Telefonaten, Besprechungen und Projekten. Für eine effiziente Aufgabenverwaltung gilt der Grundsatz:

Sammeln Sie alle Aufgaben an einem zentralen Ort – in der ToDo-Liste!

Diese Liste 

• ist eine gute Gedächtnisstütze, weil Sie Ihnen dabei hilft, nichts zu vergessen,
• macht den Kopf frei,
• erleichtert die Aufgaben- bzw. Zeitplanung,
• bringt Struktur in den Arbeitsalltag,
• fördert die Übersichtlichkeit und Klarheit,
• zeigt den Status quo bzw. dokumentiert den Fortschritt
• und kann deshalb motivationsfördernd wirken.

Große Aufgaben demotivieren

Vielleicht kennen Sie das: Von großen Aufgaben wird man manchmal regelrecht „erschlagen“. Sie demotivieren.

Mit einer ToDo-Liste können Sie eine Riesenaufgabe auf kleinere, leicht bewältigbare Teilaufgaben „herunterbrechen“.

Sie zeigt aber nicht nur auf, welche Aufgaben noch offen sind, sondern veranschaulicht auch, welche Punkte Sie bereits abgearbeitet haben – also eine Art Erfolgs- und Fortschrittskontrolle.

Zudem ist es einfach ein tolles Gefühl, wenn Sie eine erledigte Aufgabe auf der Liste abhaken bzw. durchstreichen kann.

ToDo-Liste: Vorlage & Beispiel

Hier können Sie eine Vorlage und ein Beispiel aus der Praxis kostenlos herunterladen:

Die entsprechende Excel-Vorlage mit der automatischen Sortierfunktion (z. B. nach Priorität) und einer konkreten Funktionsanleitung sowie über 70 weitere Vorlagen und Arbeitshilfen erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich:

» Zugang Download-Bereich (mit über 70 Vorlagen) – HIER KLICKEN

ToDo-Liste – handschriftlich oder digital?

Ob Sie Ihre Pendenzenliste handschriftlich z. B. in einem Notizbuch führen oder eine entsprechende Software bzw. ein Tool verwenden, hängt von Ihren Präferenzen ab. Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile.

Handschriftliche ToDo-Liste auf Papier

Sie können Ihre Aufgabenverwaltung natürlich auch auf Papier durchführen. Hierzu eignet sich z. B. ein Notizbuch, das Sie ausschließlich als zentrale Aufgabensammelstelle nutzen.

Eine weitere bewährte Möglichkeit, die ich in meinen Zeitmanagement-Seminaren vorstelle, ist das Superbuch. Zahlreiche TeilnehmerInnen nutzen mittlerweile diese praktische Hilfe für ihre Zeitplanung.

Hier habe ich das Einrichten ausführlich beschrieben:

» Mein Superbuch: Nach Jahren immer noch begeistert

ToDo-Liste mit Software & Tools

Sie können Ihre Aufgaben z. B. mit einer Organisations-Software verwalten.

Es gibt zahlreiche Tools zur Aufgabenverwaltung. Empfehlenswerte Tools, die ich selbst ausgiebig getestet habe und die in der kostenlosen Variante einen umfangreichen – in der Regel vollkommen ausreichenden – Funktionsumfang bieten, sind z. B. Todoist, Trello, Asana.

Je umfangreicher Ihre Liste offener Punkte ist, desto mehr kommen die Vorteile von Tools bzw. einer Software zum Tragen:

• einfachere Aufgabenpflege
• simple Verwaltung (Abstimmung, Verschieben, Serienaufgaben, …)
• automatische Sortierfunktion
• Suchfunktion
• automatische Erinnerungsfunktion
• Synchronisation auf mehreren Geräten

Ein weiterer großer Pluspunkt: Sie legen damit eine ToDo-Liste an, auf die Sie überall Zugriff haben – als Beispiel:

• unterwegs von Ihrem Smartphone aus
• auf Ihrem Tablet zu Hause
• auf Ihrem PC in der Firma

Wenn Sie dann mit einem dieser Geräte online sind, wird Ihre Pendenzenliste synchronisiert, d. h., es werden Ihnen immer die aktualisierten ToDos angezeigt.

Sie müssen sich auf Ihre ToDo-Liste verlassen können

Dazu muss sie aktuell sowie schnell überschaubar sein, sonst werden Sie nicht lange damit arbeiten.

Zudem ist es wichtig, dass Sie stets direkten Zugriff auf Ihre Offene-Punkte-Liste haben, damit Sie jederzeit eine Aufgabe ergänzen können und den Fokus auf alle relevanten ToDos im Blick haben.

So einfach wie möglich

Halten Sie Ihre Liste mit den offenen Punkten möglichst einfach. Verkomplizieren Sie nichts – beispielsweise mit Statusanzeigen, Schlagwörtern, umfangreichen Notizen, unnötigem „Kleinkram“ (z. B. indem Sie Routineaufgaben auflisten), zahlreichen Kategorien etc.

Eine Kategorisierung ist nur sinnvoll, wenn Sie an mehreren größeren Projekten arbeiten und/oder täglich mehr als 20 Aufgaben abarbeiten müssen.

Je komplexer eine ToDo-Liste, desto aufwendiger die Pflege. Denn sie lebt und muss gepflegt werden.

Welche Aufgaben gehören auf die ToDo-Liste?

In die ToDo-Liste kommen Aufgaben,

• deren Erledigung erst zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. aufgrund fehlender Informationen oder Unterlagen) möglich ist.
• die Sie später erledigen können oder müssen, weil zurzeit andere Aufgaben höhere Priorität haben.

Und nun zu den Aufgaben, die auf einer ToDo-Liste nichts zu suchen haben. Dazu gehören

• Routineaufgaben wie z. B. Postbearbeitung und E-Mail-Abarbeitung. Die Aufnahme solcher Aufgaben in die Liste würde sie nur unnötig „aufblasen“ und damit unübersichtlich gestalten. Und eine lange und unübersichtliche Offene-Punkte-Liste ist alles andere als motivierend.
• Aufgaben, die Sie direkt – also sofort – erledigen können. Das sind üblicherweise solche, die in zwei bis drei Minuten erledigt sind. Die direkte Abarbeitung solcher Aufgaben geht wesentlich schneller, als diese in die ToDo-Liste aufzunehmen.

Checkliste: ToDo-Liste führen

Wenn Sie sich nun entschlossen haben, mit einer ToDo-Liste zu arbeiten, gehen Sie beim Anlegen so vor:

1. Wählen Sie eine Form bzw. ein Werkzeug, um Ihre Aufgaben an zentraler Stelle zu sammeln. (Ob es ein simples Notizbuch, das Superbuch oder eine Organisationssoftware ist – Hauptsache, Sie können gut damit arbeiten.)
2. Sammeln Sie alle Aufgaben in Ihrer ToDo-Liste – und nur dort!
3. Tragen Sie nur relevante Aufgaben in die Liste ein (keine Routineaufgaben).
4. Halten Sie Ihre Liste offener Punkte möglichst einfach, übersichtlich und aktuell.
5. Legen Sie eine feste Zeit fest, in der Sie Ihre ToDo-Liste pflegen – z. B. täglich kurz vor Arbeitsschluss. (In der Regel reichen 5 – 10 Minuten.)

Tipp: Bleiben Sie locker – „Was solls“-Liste

Ich plädiere natürlich für Zeitmanagement und in diesem Zusammenhang für eine ToDo-Liste – wäre ja auch etwas kurios, wenn ich das als Zeitmanagement-Trainer nicht würde. Dennoch finde ich es wichtig, das eine oder andere etwas lockerer anzugehen und nicht in den Selbstoptimierungsdrang zu verfallen.

Deshalb ein abschließender Tipp:

Einfach mal was von der ToDo-Liste auf die „Was solls“-Liste setzen.