Tipps und Vorlage für das Besprechungsprotokoll

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Wenn Sie eine Besprechung protokollieren müssen, habe ich im Folgenden Tipps und Vorlagen für ein Besprechungsprotokoll. In meinem Download-Bereich können Sie die Vorlagen (Word, Excel) herunterladen:

Besprechungsprotokoll-Vorlagen
(Word, Excel) hier gleich
kostenlos herunterladen

Besprechungsprotokoll – das sollten Sie wissen:

• Zweck des Protokolls

  Grundsätzlich sollte bei jeder Besprechung ein Protokoll erstellt werden. Damit wird das Besprochene und insbesondere das Vereinbarte festgehalten/dokumentiert. Nicht anwesende Personen sollen mithilfe des Besprechungsprotokolls über das Wesentliche informiert werden.

• Notwendige Angaben

  Nicht fehlen dürfen Angaben über die Teilnehmer, Protokollersteller, Ort, Datum, Besprechungsbeginn, falls erforderlich Besprechungsthema, eventuell Abwesende.

• Entscheidung für die Art des Protokolls

  Vorab muss geklärt werden, welche Art von Besprechungsprotokoll geführt wird. Da gibt es das Verlaufsprotokoll, welches über den chronologischen Ablauf der Besprechung informiert.

  Dann gibt es das Diskussions- oder Ergebnisprotokoll. In diesen wird der sachbezogene Zusammenhang der Diskussion zusammengefasst. Und dann gibt es noch das Gedächtnisprotokoll, welches als Erinnerungshilfe dient.

• Persönliche Meinungen haben im Protokoll nichts verloren

  Ein Protokoll wird generell neutral und sachlich geschrieben. Persönliche Stellungnahmen haben darin nichts verloren.

• Hervorhebungen fördern die Übersichtlichkeit

  Empfehlenswert ist die Hervorhebung wesentlicher Aussagen, z. B. durch Fettschrift oder Unterstreichungen.

• Gliederung beachten

  Eine sinnvolle Gliederung im Besprechungsprotokoll darf nicht fehlen. Überschriften sind aber nicht erforderlich. Bewährt hat sich die Gliederung in Themenblöcke.

• Nicht immer ist ein Verlaufsprotokoll sinnvoll

  Wenn es in einer Besprechung recht „chaotisch“ zugeht, ist ein Verlaufsprotokoll (Protokollierung nach chronologischem Ablauf) nicht empfehlenswert. In solchen Fällen wird das Protokoll am besten nach Inhalten strukturiert (falls gegeben nach Tagesordnungspunkten).

• Wichtig: Erledigungs-/Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit

  Protokollierte Aufgaben werden mit Erledigungstermin und Zuständigkeit (in eigener Spalte) versehen.

• Möglichst Folgetermin festlegen

  Falls bekannt, wird der Termin für die nächste Besprechung im Protokoll vermerkt. Dann gibt es keine Ausreden mehr, dass jemand den Termin überhört oder verwechselt hat.

• Ein handgeschriebenes Protokoll nur in Ausnahmefällen

  Manchmal reicht auch ein handgeschriebenes Protokoll. Um die Verteilungsprozedur abzukürzen, wird das Protokoll gut leserlich (!) während der Besprechung geschrieben. Am Ende der Besprechung wird es kopiert und an die Teilnehmer gleich verteilt.

Zum Weiterlesen:

• Wie schreibe ich ein Protokoll? Eine Kurzanleitung