5 Tipps für effiziente Besprechungen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Das Ziel einer Besprechung besteht in der Regel darin, bestimmte Ergebnisse herbeizuführen.

Zu ineffizienten Besprechungen kommt es dann, wenn diese Ergebnisabsicht zwar vorhanden ist, aber keine Ergebnisse zustande kommen.

Und solche ineffizienten Besprechungen sind dann für alle Beteiligten Zeitfresser erster Klasse.

Wie erreicht man aber effiziente Besprechungen? Dazu folgend 5 Tipps aus meiner Praxis:

1. Eine schriftliche Einladung und eventuell zusätzlich erforderliches Informationsmaterial (Protokoll der letzten Besprechung etc.) soll rechtzeitig an alle Teilnehmer gehen.
2. Aus der Meeting- bzw. Besprechungseinladung sollte das Ziel klar hervorgehen. Entweder aus dem Thema oder, wenn vorhanden, aus den einzelnen Tagesordnungspunkten.
   Themenbeispiel:
   Wie können wir unseren Jahresumsatz für das kommende Jahr um mind. 2,5 % steigern? (Also eine konkrete Fragestellung kommunizieren und nicht einfach als Thema „Jahresumsatzsteigerung“ wählen)
   Beispiele für Tagesordnungspunkte (für eine Firmenjubiläumsveranstaltung):
   TOP 5: Welches Budget wird veranschlagt?
   TOP 6: Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
   TOP 7: Welche Personen werden schriftlich eingeladen?
   etc.
3. Jedem Besprechungspunkt ist ein Zeitrahmen zugeordnet. Diese Zeitangabe dient zur Abschätzung der Dauer und auch zur Orientierung während der Besprechung.
4. Damit vereinbarte Besprechungsergebnisse auch umgesetzt werden, ist für jeden einzelnen Punkt zu definieren, wer was bis wann zu erledigen bzw. zu liefern hat. Diese Definition soll dann auch aus dem verteilten Besprechungsprotokoll hervorgehen.
5. Bei jeder folgenden Besprechung wird das Protokoll nochmals kurz Punkt für Punkt durchgegangen. Es wird überprüft, ob die in der letzten Besprechung beschlossenen Maßnahmen umgesetzt wurden. Und wenn nicht, warum nicht. Eventuell gibt es einen Terminaufschub für die Umsetzung oder es muss eine andere Lösung gefunden werden.
   Die Abarbeitung des letzten Besprechungsprotokolls fördert die “Umsetzungsmoral”.