Terminplanung: 5 bewährte Tipps & 4 Fehler

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Zeitmanagement & Entlastung“:

Wenn Sie in Ihrer Arbeit viele Termine wahrnehmen, dann sind Sie wahrscheinlich schon ein/e MeisterIn in der Terminplanung.

Haben Sie hingegen weniger Erfahrung mit der Terminplanung, dann kann Ihnen die Umsetzung der folgenden 5 Tipps zukünftig das Planen von Terminen erleichtern.

Das setzt allerdings voraus, dass Sie selbst Einfluss auf die Terminplanung haben und die Termine nicht fix vorgegeben sind.

Von einem Termin zum anderen hetzen:
das lässt sich mit etwas Planung vermeiden!

Terminplanung: 4 Fehler und wie Sie diese vermeiden

Fehler 1: Termine nicht oder auf losen Zetteln notieren

Das führt häufig dazu, dass Termine vergessen oder die Terminnotiz verloren geht. Beides hinterlässt keinen verlässlichen Eindruck.

Besser: Tragen Sie alle Termine in einen Kalender ein. Ob digital oder analog bleibt Ihnen überlassen.

Fehler 2: Termine weder vor- noch nachbereiten

Die Vorbereitung ist das A und O für einen effektiven Terminablauf. Aber auch ein Nachbearbeiten der Informationen und getroffenen Vereinbarungen ist immens wichtig.

Besser: Berücksichtigen Sie bei Ihrer Terminplanung ausreichend Zeit für die Vor- und Nachbereitung.

Fehler 3: Separate Kalender für private und geschäftliche Termine

Wenn Sie zwei oder sogar mehrere Kalender parallel führen, sind übersehene Terminkonflikte vorprogrammiert.

Besser: Tragen Sie private und geschäftliche Termine in einen gemeinsamen Kalender ein.

Fehler 4: Keine Verschnaufpausen berücksichtigen

Wenn Sie von einem Termin zum nächsten hetzen, kostet Ihnen das enorm viel Energie. Ihre Leistungsfähigkeit bleibt auf der Strecke.

Besser: Berücksichtigen Sie bei Ihrer Terminplanung ausreichend Atempausen – soweit das in Ihrer Position möglich ist.

Terminplanung: 5 bewährte Tipps

Mit der richtigen Terminplanung sparen Sie sich Zeit.

1. Termine in Blöcken planen

Wenn die Möglichkeit besteht, plane ich Termine so, dass ich mehrere Termine nacheinander festlege, unter Berücksichtigung entsprechender Pufferzeiten, z. B. mehrere Termine am Dienstagvormittag, ein weiterer Block am Donnerstagnachmittag.

Damit wird ein Tag und auch die Arbeitswoche durch wahllos gesetzte Termine nicht zu stark „zerstückelt“.

2. Einzeltermine möglichst am Tagesanfang oder -ende

Wenn ich an einem Tag nur einen Termin wahrnehmen muss und diesen zeitlich selber festlegen kann, so plane ich diesen möglichst gleich am Morgen oder gegen Arbeitsende. So kann ich von zu Hause direkt zum Termin bzw. vom Termin direkt nach Hause fahren.

Das ist in der Regel wesentlich effektiver als den Arbeitstag durch diesen Termin zu „zerreißen“.

3. „Verdächtige“ Termine vor der Mittagspause oder Arbeitsschluss

Abhängig von den Terminteilnehmern können sich Termine oft unnötig in die Länge ziehen.

Meist kenne ich den bzw. die Terminteilnehmer und weiß, wenn ein Termin voraussichtlich wieder länger wie geplant ausfallen wird.
Hier hat sich für mich Folgendes bewährt:

Solche „verdächtige“ Termine setze ich – in Abhängigkeit der geschätzten Dauer – möglichst vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend an.

Ich bin immer wieder erstaunt, um wie viel effektiver solche Termine dann ausfallen.

Der Grund liegt darin, dass jeder Teilnehmer die Mittagspause oder den Feierabend im Hinterkopf hat und damit Gespräche viel ergebnisorientierter ausfallen. Und ein knurrender Magen hat schon zu so manchem Kompromiss verholfen. :-)

Übrigens funktioniert dieser Trick auch bei Telefongesprächen mit Personen, die gerne lange und ausführlich plaudern.

4. Termine für Büroarbeiten fixieren

Mir ist es früher gelegentlich passiert, dass ich die gesamte Arbeitswoche mit Terminen verplant hatte. Dadurch bin ich im Büro dann kaum zum Arbeiten gekommen.

Nun habe ich es mir angewöhnt, in den Kalender auch Termine für Projektarbeiten im Büro einzutragen. Nur als Beispiel: Für kommenden Mittwochnachmittag trage ich einen Termin mit „Büroarbeit“ in meinen Kalender ein. Diese Zeit ist also für Projektarbeit im Büro reserviert.

So komme ich nicht in Gefahr, dass ich diese Zeit anderweitig verplane.

5. Termine selbst vorschlagen

Oft hat man die Möglichkeit, den Terminzeitpunkt selber vorzuschlagen. Nehmen Sie diese Möglichkeit unbedingt unter Berücksichtigung der vorgenannten Punkte wahr.