Professionelles Telefonieren: 9 Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Haben Sie sich vielleicht schon des Öfteren geärgert, wenn sich beim Telefonieren am anderen Ende jemand mit „Ja, bitte?“ gemeldet hat?

Es stellt sich mir dann unweigerlich die Frage, wen ich nun am anderen Ende der Leitung überhaupt dran habe.

Telefonieren gehört heute meist zum Alltag, sowohl beruflich als auch privat.

Insbesondere im geschäftlichen Bereich können Sie beim Telefonieren einiges erreichen, wenn Sie einige Regeln hinsichtlich professionelles Telefonieren beachten. Dadurch werden Sie einen guten Eindruck bei den Kunden bzw. Geschäftspartnern hinterlassen.

Ja, auch damit war professionelles Telefonieren möglich!

So hinterlassen Sie am Telefon einen guten Eindruck

Hier nun meine 9 Tipps für professionelles Telefonieren:

1. Kurz warten

Heben Sie erst nach dem zweiten Klingeln ab. Denn nehmen Sie bereits beim Läuten den Hörer in die Hand, irritieren Sie dadurch vielleicht den Gesprächspartner, oder dieser denkt sich: „Hat er/sie nichts zu tun?“.

Nach dem dritten Klingeln wird der Gesprächspartner in der Regel ungeduldig.

2. Zuerst der Firmenname

Melden Sie sich zuerst mit dem Firmennamen. Nennen Sie erst danach Ihren Namen. Anrufer verstehen häufig den ersten Teil am Telefon nicht. Also sollte Ihr Name erst an zweiter Stelle folgen, damit der Anrufer ihn auch versteht. Das Unternehmen, das er kontaktiert, kennt er ja ohnehin.

3. AnruferIn beim Namen nennen

Notieren Sie sich den Namen des Anrufers. Sprechen Sie die Person im Laufe des Gesprächs ein-, zweimal mit Namen an. So zeigen Sie Interesse. Aber nicht zu oft – das wirkt wieder aufgesetzt.

4. Möchten Sie kurz warten, weil …?

Bevor Sie den Anrufer in die Warteschleife geben, fragen Sie ihn, ob er warten möchte – und wie lange. Lassen Sie ihn nicht in der Leitung „verhungern“.

5. Immer freundlich und positiv beginnen

Eine positive Gesprächsatmosphäre und -entwicklung ist insbesondere von dem Gesprächseinstieg abhängig. Die Frage „Was kann ich für Sie tun?“ hat sich hierfür bewährt.

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6. Hören Sie zu!

Lassen Sie den Gesprächspartner ausreden. Hören Sie aktiv zu, indem Sie immer wieder zustimmende Laute („soziale Grunzer“) von sich geben.

7. Ein Gespräch nach dem anderen

Manche nehmen schon den Hörer ab, während sie noch mit einer anderen Person (im Raum) sprechen. Viele wollen damit „Ich habe viel Arbeit“ beim Anrufer signalisieren. Das wirkt aber immer unhöflich.

Besser: Erst wenn Sie ein Gespräch – beispielsweise mit der Kollegin – beendet haben, nehmen Sie den Hörer ab.

8. Notieren, notieren, notieren!

Machen Sie sich möglichst viele Notizen. Ich nutze beispielsweise für meine Gesprächsnotizen mein Superbuch. Wie Sie ein solches anlegen und nutzen, habe ich hier erläutert:

» Ein Notizbuch mit System: das Superbuch

9. Getroffene Vereinbarungen bestätigen lassen

Wird am Telefon Wesentliches vereinbart, dann fassen Sie nach dem Gespräch die wichtigsten Punkte schriftlich zusammen und senden Sie diese Telefonnotiz (z. B. per E-Mail) an Ihren Gesprächspartner. Bitten Sie um kurze Bestätigung der vereinbarten Punkte.

Dieses Vorgehen dient sowohl Ihnen als auch Ihrem Gesprächspartner, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden.

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