Projektübergabe ohne Bauchschmerzen – das müssen Sie berücksichtigen! [inkl. Checkliste + Formular]

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

In meiner früheren Tätigkeit als Planer in einem technischen Büro habe ich häufig eine Projektübergabe (mittelbar und unmittelbar) miterlebt. Damit diese für alle Beteiligten möglichst „ohne Bauchschmerzen“ über die Bühne geht, gilt es, einiges zu beachten.

Aber zuerst: Was versteht man unter einer Projektübergabe? Meine Definition:

Eine Projektübergabe ist nichts anderes als ein Transfer von Projektwissen, eine Informationsweitergabe im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt.

Es werden (im Idealfall) sämtliche für die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts bzw. eines bestimmten Projektbereichs relevante Informationen an eine Person/Personengruppe (die das Projekt übernimmt/weiterbearbeitet/weiterbetreut) übergeben.

Dabei sollen aber nicht nur Faktenwissen, sondern auch allgemeine Informationen, welche die Zusammenarbeit der Projektteilnehmer (Faktor Mensch) betreffen, übermittelt werden.

Folgen einer ungeordneten Projektübergabe: Frust, Ärger, Stress, …

Projektübergabe – drei Fälle

Ich unterscheide grundsätzlich zwischen drei Fällen:

1. Ein Projektbeteiligter/-verantwortlicher scheidet aus dem Projekt aus (Kündigung, Umstrukturierungen, übernimmt intern ein anderes Projekt). Das Projekt wird einer anderen Person übergeben, die sich in weiterer Folge für die Abwicklung verantwortlich zeichnet.
2. Zum Projekt wird eine weitere Person hinzugezogen, z. B. zur Unterstützung bei der Projektabwicklung.
3. Ein abgeschlossenes Projekt wird in einem – mehr oder weniger – offiziellen Akt an den Auftraggeber übergeben.

Absehbare und unvorhergesehene Erfordernis einer Projektübergabe

In diesem Beitrag befasse ich mich primär mit o. a. Fall 1 – also ein Mitarbeiter scheidet aus dem Projekt aus, eine andere Person übernimmt die weitere Abwicklung.

Ob die Übergangsphase in geordneten Bahnen oder chaotisch erfolgt, hängt auch davon ab, ob die Projektübergabe absehbar oder aufgrund eines unvorhergesehenen Ereignisses plötzlich notwendig ist.

Dazu zwei Bespiele:

• Übergabe absehbar: Eine projektbeteiligte Person verlässt das Unternehmen (z. B. wegen Kündigung), ihr Nachfolger wird von ihr noch während der Kündigungszeit in das laufende Projekt eingewiesen. Das setzt natürlich voraus, dass es bereits während der Kündigungszeit einen Nachfolger gibt.
• Sie ist nicht vorhersehbar, wenn eine Person plötzlich (für längere, nicht absehbare Zeit) ausfällt, z. B. durch Krankheit, Unfall, …

Lerne schwimmen oder geh unter!

Auch wenn die Übergabe absehbar ist, heißt das noch lange nicht, dass sie immer geordnet abläuft. Der ungünstigste Fall: Es findet keine statt. So erhält etwa der neue Projektteilnehmer einfach die Projektunterlagen, ohne weitere Einführung. Er wird ins kalte Wasser gestoßen, gemäß dem Motto:

„Wenn du nicht schwimmen kannst, lerne es schnell oder sonst geh halt unter!“

Ein erlebtes Beispiel aus meiner Praxis habe ich hier beschrieben:

• Mitarbeiter verheizen leicht gemacht

Checkliste für eine saubere Projektübergabe

Wenn bei Ihnen eine Projektübergabe ansteht, gehen Sie am besten strukturiert vor. Hierzu habe ich eine Checkliste erstellt, die Ihnen dieses geordnete Vorgehen erleichtern soll. Und wenn Sie mehrere übergeben müssen, nutzen Sie diese Checkliste jeweils für alle zu übergebenden Projekte.

Setzen Sie sich dann mit der Person, die das Projekt übernimmt, zusammen und gehen Sie mit ihr Punkt für Punkt durch.

In meinem Download-Bereich können Sie diese Projektübergabe-Checkliste, ein Übergabe-Formular sowie über 70 weitere Vorlagen herunterladen: 

HIER geht’s zum Zeitblüten-
DOWNLOAD-Bereich

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– und sich damit Zeit, Nerven & Mühe sparen! 

Projektübergabe-Formular – kompakte Information als Projekteinstieg

Gesetzt den Fall, dass es bis zum Ausscheiden aus dem Projekt/Unternehmen noch keine Nachfolger gibt, erstellen Sie ein Übergabe-Formular. Dieses Informationsblatt wird dann den Projektunterlagen beigelegt, am besten mit Ihren Kontaktdaten, sollten Sie nach dem Ausscheiden noch als Ansprechperson zur Verfügung stehen.

Mit diesem Blatt kann sich der neue Projektteilnehmer schnell einen komprimierten, aber doch umfassenden Überblick verschaffen. Das erleichtert den Einstieg in ein (unbekanntes) Projekt wesentlich.

So ein Projektübergabe-Formular können Sie ebenso im Download-Bereich herunterladen.

Fazit

Inwieweit ein Projekt effizient und erfolgreich abgewickelt werden kann, hängt auch von der Projektübergabe ab, sofern eine solche während des Projektablaufs anfällt.

In manchen Unternehmen erfolgt diese – wenn überhaupt – alles andere als geordnet. Alles muss ruckzuck gehen. Die Folgen einer derart übereilten Übergabe treten dann häufig erst später in Erscheinung, aber dann mit einer Intensität, die so manchen Involvierten Bauchschmerzen bereitet.

Die (vermeintlich) gesparte Zeit durch eine oberflächlich durchgeführte Projektübergabe ist im weiteren Projektverlauf häufig durch einen deutlichen zeitlichen Mehraufwand mit all seinen möglichen Konsequenzen (Verzögerungen, Pönale, …) spürbar.