Projektübergabe ohne Bauchschmerzen – das müssen Sie berücksichtigen! [inkl. Checkliste + Formular]

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Ordnen + Organisieren“:

In meiner früheren Tätigkeit als Planer in einem technischen Büro habe ich häufig eine Projektübergabe (mittelbar und unmittelbar) miterlebt. Damit diese für alle Beteiligten möglichst „ohne Bauchschmerzen“ über die Bühne geht, gilt es, einiges zu beachten.

Aber zuerst: Was versteht man unter einer Projektübergabe? Meine Definition:

Eine Projektübergabe ist nichts anderes als ein Transfer von Projektwissen, eine Informationsweitergabe im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt.

Es werden (im Idealfall) sämtliche für die erfolgreiche Abwicklung eines Projekts bzw. eines bestimmten Projektbereichs relevante Informationen an eine Person/Personengruppe (die das Projekt übernimmt/weiterbearbeitet/weiterbetreut) übergeben.

Dabei sollen aber nicht nur Faktenwissen, sondern auch allgemeine Informationen, welche die Zusammenarbeit der Projektteilnehmer (Faktor Mensch) betreffen, übermittelt werden.

Folgen einer ungeordneten Projektübergabe: Frust, Ärger, Stress, …

Projektübergabe – drei Fälle

Ich unterscheide grundsätzlich zwischen drei Fällen:

Ein Projektbeteiligter/-verantwortlicher scheidet aus dem Projekt aus (Kündigung, Umstrukturierungen, übernimmt intern ein anderes Projekt). Das Projekt wird einer anderen Person übergeben, die sich in weiterer Folge für die Abwicklung verantwortlich zeichnet.
Zum Projekt wird eine weitere Person hinzugezogen, z. B. zur Unterstützung bei der Projektabwicklung.
Ein abgeschlossenes Projekt wird in einem – mehr oder weniger – offiziellen Akt an den Auftraggeber übergeben.

Absehbare und unvorhergesehene Erfordernis einer Projektübergabe

In diesem Beitrag befasse ich mich primär mit o. a. Fall 1 – also ein Mitarbeiter scheidet aus dem Projekt aus, eine andere Person übernimmt die weitere Abwicklung.

Ob die Übergangsphase in geordneten Bahnen oder chaotisch erfolgt, hängt auch davon ab, ob die Projektübergabe absehbar oder aufgrund eines unvorhergesehenen Ereignisses plötzlich notwendig ist.

Dazu zwei Bespiele:

Übergabe absehbar: Eine projektbeteiligte Person verlässt das Unternehmen (z. B. wegen Kündigung), ihr Nachfolger wird von ihr noch während der Kündigungszeit in das laufende Projekt eingewiesen. Das setzt natürlich voraus, dass es bereits während der Kündigungszeit einen Nachfolger gibt.
Sie ist nicht vorhersehbar, wenn eine Person plötzlich (für längere, nicht absehbare Zeit) ausfällt, z. B. durch Krankheit, Unfall, …

Lerne schwimmen oder geh unter!

Auch wenn die Übergabe absehbar ist, heißt das noch lange nicht, dass sie immer geordnet abläuft. Der ungünstigste Fall: Es findet keine statt. So erhält etwa der neue Projektteilnehmer einfach die Projektunterlagen, ohne weitere Einführung. Er wird ins kalte Wasser gestoßen, gemäß dem Motto:

„Wenn du nicht schwimmen kannst, lerne es schnell oder sonst geh halt unter!“

Checkliste für eine saubere Projektübergabe

Wenn bei Ihnen eine Projektübergabe ansteht, gehen Sie am besten strukturiert vor. Hierzu habe ich folgende Checkliste erstellt, die Ihnen dieses geordnete Vorgehen erleichtern soll. Und wenn Sie mehrere übergeben müssen, nutzen Sie diese Checkliste jeweils für alle zu übergebenden Projekte.

1. Vorbereitung der Unterlagen:

Sammeln Sie alle relevanten Projektdokumente (Pläne, Berichte, Protokolle, Verträge, etc.).
Aktualisieren Sie die Unterlagen und entfernen Sie veraltete oder überflüssige Informationen.

2. Projektstatus dokumentieren:

Erstellen Sie eine Übersicht über den aktuellen Stand des Projekts (Meilensteine, Fortschritt, offene Punkte).
Notieren Sie Risiken, Herausforderungen und geplante Maßnahmen.

3. Rollen und Verantwortlichkeiten:

Definieren Sie klar, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten die übernehmende Person hat.
Falls mehrere Personen beteiligt sind, klären Sie die Zusammenarbeit.

4. Übergabe-Meeting planen:

Vereinbaren Sie ein Übergabe-Meeting mit der übernehmenden Person.
Bereiten Sie eine Agenda vor, um alle wichtigen Punkte systematisch zu besprechen.

5. Projektwissen weitergeben:

Teilen Sie wichtige Informationen, die nicht in den Unterlagen stehen, z. B. interne Absprachen, spezifische Kundenwünsche oder Herausforderungen im Team.
Gehen Sie auch auf zwischenmenschliche Aspekte ein, z. B. Kommunikationspräferenzen der Beteiligten.

6. Übergabe-Formular erstellen:

Fassen Sie alle wichtigen Informationen in einem kompakten Übergabe-Formular zusammen.
Geben Sie Ihre Kontaktdaten an, falls Rückfragen auftreten.

7. Zugänge und Tools:

Stellen Sie sicher, dass die übernehmende Person Zugriff auf alle notwendigen Tools, Systeme und Dokumente hat.
Überprüfen Sie, ob Zugriffsrechte aktualisiert werden müssen.

8. Offene Punkte klären:

Erstellen Sie eine Liste mit offenen Aufgaben, Terminen und Fristen.
Besprechen Sie diese Punkte ausführlich, um Missverständnisse zu vermeiden.

9. Feedback einholen:

Bitten Sie die übernehmende Person um Feedback zur Übergabe.
Passen Sie den Übergabeprozess bei Bedarf an, um zukünftige Übergaben zu verbessern.

10. Abschluss:

Vergewissern Sie sich, dass alle offenen Fragen geklärt wurden.
Dokumentieren Sie bei Bedarf die Übergabe schriftlich, z. B. in einem Übergabeprotokoll.

Projektübergabe-Formular – kompakte Information als Projekteinstieg

Gesetzt den Fall, dass es bis zum Ausscheiden aus dem Projekt/Unternehmen noch keine Nachfolger gibt, erstellen Sie ein Übergabe-Formular. Dieses Informationsblatt wird dann den Projektunterlagen beigelegt, am besten mit Ihren Kontaktdaten, sollten Sie nach dem Ausscheiden noch als Ansprechperson zur Verfügung stehen.

Mit diesem Blatt kann sich der neue Projektteilnehmer schnell einen komprimierten, aber doch umfassenden Überblick verschaffen. Das erleichtert den Einstieg in ein (unbekanntes) Projekt wesentlich.

➠ So ein Projektübergabe-Formular (inkl. über 70 weitere Vorlagen) können Sie in meinem Download-Bereich herunterladen.

Fazit

Inwieweit ein Projekt effizient und erfolgreich abgewickelt werden kann, hängt auch von der Projektübergabe ab, sofern eine solche während des Projektablaufs anfällt.

In manchen Unternehmen erfolgt diese – wenn überhaupt – alles andere als geordnet. Alles muss ruckzuck gehen. Die Folgen einer derart übereilten Übergabe treten dann häufig erst später in Erscheinung, aber dann mit einer Intensität, die so manchen Involvierten Bauchschmerzen bereitet.

Die (vermeintlich) gesparte Zeit durch eine oberflächlich durchgeführte Projektübergabe ist im weiteren Projektverlauf häufig durch einen deutlichen zeitlichen Mehraufwand mit all seinen möglichen Konsequenzen (Verzögerungen, Pönale, …) spürbar.

Zum Weiterlesen:

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