Die Papierflut und Papierverbrauch reduzieren: 10 Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Die Basis für eine effiziente Büroorganisation ist Ordnung. Und einen wesentlichen Beitrag zur Ordnung schafft man, indem man die Papierflut soweit wie möglich reduziert. Das wiederum wirkt sich im Papierverbrauch und somit auf die Kosten aus.

Mit folgenden Maßnahmen reduzieren Sie die Papierflut:

1. Fragen Sie sich vor jedem Ausdruck, ob dieser erforderlich ist. Nur durch dieses bewusste Hinterfragen stellt man oft fest, dass man sich so manchen Ausdruck sparen und damit die Papierflut reduzieren kann.
2. Fixieren Sie im Kalender mindestens einen Aussortier-Termin im Jahr. An diesem Tag werden Akten, Ordner und Mappen durchforstet und Unterlagen zum Entsorgen aussortiert.
3. Ablagefächer werden täglich, mindestens aber vor dem Wochenende, ausgeräumt.
4. Von Zeitschriften werden interessante Artikel kopiert, herausgeschnitten oder eingescannt und dann wird die Zeitschrift entsorgt.
5. Jedes Dokument wird nur einmal abgelegt. Falls erforderlich, werden Querverweise statt Kopien abgelegt.
6. Ordner werden vor Ablage im Archiv aussortiert. Jeder Ordner wird mit einem „Verfallsdatum“ versehen, welches sich nach den erforderlichen Aufbewahrungsfristen richtet.
7. Zugestellte, nicht erforderliche Informationen wie Kataloge etc. werden abbestellt.
8. Damit die „Angst“ vor dem Wegwerfen reduziert wird, wird der Papierkorb nicht täglich geleert. Üblicherweise reicht einmal in der Woche.
9. Nutzen Sie die Möglichkeit, mehrere Seiten auf einen Blatt zu drucken. Für viele Dokumente, welche intern verwendet werden, reicht das vollkommen. Auch der doppelseitige Ausdruck reduziert den Papierverbrauch.
10. Der gezielte Einsatz der Druckfunktion „Markierung drucken“ verhindert, dass seitenweise Papier verbraucht wird. Durch diese Funktion wird nur der markierte Text gedruckt. Auch die Druckvorschau trägt ihren Teil zur Reduzierung der Papierflut bei. Damit vermeidet man, dass durch falsche Seiteneinstellungen ein Druckvorgang wiederholt werden muss.