MS Outlook: Telefon-Protokolle mit dem Journal erstellen

Das Journal in MS Outlook ist äußerst praktisch – und doch wird es sehr selten genutzt. Das liegt auch daran, da die wenigsten wissen, wofür dieses Journal überhaupt gut ist.

Das Journal zeichnet bestimmte Aktionen in MS Outlook auf, die Sie z. B. im Zusammenhang mit einzelnen Kontakten unternehmen. Diese so aufgezeichneten Aktionen werden in einer Zeitskalaansicht eingetragen. Sie können also bestimmte Aktionen dokumentieren.

Und genau diese Möglichkeit möchte ich Ihnen heute vorstellen.

Nehmen wir an, Sie führen häufig wichtige Telefonate mit Geschäftspartnern. In diesen Gesprächen werden Vereinbarungen getroffen, die Sie protokollieren möchten. Aber Sie möchten nicht nur den Gesprächsinhalt und damit die Vereinbarungen festhalten, sondern auch den genauen Zeitpunkt, Datum und Dauer des Gesprächs – eben ein Telefonprotokoll.

Und so gehen Sie am besten so vor:

1. Gut, Sie sitzen an Ihrem Arbeitsplatz, MS Outlook ist geöffnet, haben sich für das Telefonat vorbereitet und rufen Ihren Geschäftspartner an. Stopp! Bevor Sie ihn anrufen, öffnen Sie in Outlook z. B. mit der Tastenkombination Strg + Shift + J einen neuen Journaleintrag. In diesem ist nun automatisch der Eintragstyp Telefonanruf ausgewählt:

   

2. Nun noch den Gesprächspartner und den Grund für den Anruf eingeben, Nummer wählen und auf die Schaltfläche Zeitmessung starten klicken. Während des Telefonats können Sie bei Bedarf die Gesprächsnotizen im Notizbereich festhalten.
3. Ist das Telefonat beendet, dann auf Zeitmessung anhalten klicken, den Journaleintrag eventuell kategorisieren (z. B. Projekt „Zauberwald“) und noch ein Klick auf Speichern & schließen:

   

4. Nun haben Sie das Telefonat protokolliert. Das Ganze finden Sie nun in der Journal-Ansicht:

   
   Eine feine Sache!