Ordnerrücken-Vorlage: So schaffen Sie Übersicht

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Wenn Sie für Ordnerrücken eine Vorlage benötigen, dann können Sie hier eine solche herunterladen:

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Einheitliche Ordnerrücken schaffen Übersicht im Büro. Übersicht und Ordnung sind die Basis der Büroorganisation.

Einheitliche Ordnerrücken schaffen Übersicht und reduzieren die Suchzeit …

Ordnerrücken haben Einfluss auf Suchzeiten

Suchzeiten gehören zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Je weniger Wert auf eine funktionierende Ablage und auf einheitliche Ordnerbeschriftungen gelegt wird, desto länger fallen die Suchzeiten aus.

Völlig anders bei klaren, übersichtlichen und unmissverständlichen Beschriftungen: Der Zugriff auf die gewünschten Aktenordner sowie das Auffinden und Ablegen von Dokumenten werden immens erleichtert.

Ordnerbeschriftung für einheitliche Ordnerrücken: Beispiel

Bevor Sie konkrete Tipps für eine praxisbewährte Beschriftung erfahren, hier ein Ordnerrücken-Beispiel:

Ordnerrücken richtig beschriften: 9 Tipps

1. Achten Sie auf eine einheitliche Gestaltung der Ordnerrücken

Wird z. B. die Projektnummer mal am oberen Rand, dann mittig und ein anderes Mal am unteren Rand geschrieben, schränkt das die Übersicht stark ein.

Die Informationen gehören stets konform auf den Rückenschildern platziert.

2. Heben Sie die primäre Suchinformation hervor

Das ist jene Information, die Ihnen zur Orientierung beim Suchen dient. Das kann z. B. der Projektname sein.

Diese „Blickfang-Information“ wird dann auf dem Ordnerrücken an prominenter Stelle angebracht. Zusätzlich kann sie optisch (farblich oder in größerer Schrift) hervorgehoben werden.

3. Der Ordnerrücken muss auf den Inhalt schließen lassen

Häufig umfasst ein Projekt mehrere Ordner. Ein Projektordner enthält dann z. B. den gesamten Schriftverkehr, ein weiterer ausschließlich Rechnungen, ein anderer Protokolle etc. – und genau diese Inhalte müssen auf dem Ordnerrücken klar ersichtlich sein.

4. Nummerieren Sie die Ordner

Um beim Beispiel mit mehreren Ordnern je Projekt zu bleiben:

Nummerieren Sie die einzelnen Ordner gemäß der Ablagereihenfolge.

Dadurch wird das Ordnunghalten merklich erleichtert. Denn sind sie durchnummeriert, werden sie nach der Entnahme eher wieder in der korrekten Reihenfolge im Schrank zurückgelegt.

5. Verwenden Sie eindeutige, unmissverständliche Bezeichnungen

Bezeichnungen wie Sonstiges, Diverses etc. bei der Inhaltsbeschreibung können alles und nichts bedeuten. Die Folge sind längere Suchzeiten. Deshalb:

Je klarer die Beschriftungen, desto leichter fällt die Ablage und Ordnung.

6. Vermeiden Sie die Beschriftung per Hand

Nicht selten erfolgt die Beschriftung der Etiketten handschriftlich. Bei unterschiedlichen Schriftbildern oder unleserlicher Handschrift fällt die Orientierung und das schnelle Auffinden der gewünschten Ordner alles andere als leicht.

7. Nutzen Sie Ordnerfarben

Ordner und Mappen gibt es in zahlreichen Farben. Die farbliche Unterscheidung kann bei der Büroorganisation sehr hilfreich sein.

Beispiel: Für die Buchhaltung werden rote, für Projekte blaue und für das Marketing gelbe Ordner verwendet. Anhand der Farbe ist dann mit einem Blick ersichtlich, in welchen Schrank bzw. welche Abteilung der Ordner gehört.

8. Strukturieren Sie die Ordnerinhalte

Um den Inhalt eines Ordners zu strukturieren, kommen Trennregister und Einlegeblätter zum Einsatz. Eine saubere Gliederung macht das Ablegen und Finden von Unterlagen zum leichten Spiel.

9. Platzieren Sie Aktenordner nach ihrer Zugriffshäufigkeit

Wenn Sie jedes Mal den Raum wechseln müssen, um auf häufig benötigte Ordner und Dokumente zuzugreifen, und das vielleicht mehrmals am Tag, ist das alles andere als effizient. Deshalb:

Je häufiger ein Ordner benötigt wird, desto kürzer soll der Zugriffsweg sein.

Das heißt: Ordner für ein aktuelles Projekt werden in direkter Griffnähe untergebracht.

Für mehr Ordnung und Effizienz im Büro – viel Erfolg bei der Umsetzung!