Ordner beschriften → Richtige Ordnerbeschriftung (Beispiele & Vorlagen)

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Kleinigkeiten mit großer Wirkung – dazu zählt die Gestaltung der Ordnerrücken. Sie hat Einfluss auf die Effizienz und Ordnung.

Trotz rasant fortschreitender Digitalisierung zählen Ordner und Mappen immer noch zu den am häufigsten verwendeten Ablagehilfen im Büro.

Hier erfahren Sie bewährte Tipps und Beispiele für sinnvolle Ordnerbeschriftungen. Aus der Praxis – für die Praxis!

Wie beschriften? Das ist hier die Frage!

Ordnerrücken haben Einfluss auf Suchzeiten

Suchzeiten gehören zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Je weniger Wert auf eine funktionierende Ablage und auf einheitliche Ordnerbeschriftungen gelegt wird, desto länger fallen die Suchzeiten aus.

Völlig anders bei klaren, übersichtlichen und unmissverständlichen Beschriftungen: Der Zugriff auf die gewünschten Aktenordner sowie das Auffinden und Ablegen von Dokumenten werden immens erleichtert.

Ordnerbeschriftung für einheitliche Ordnerrücken: Beispiel

Bevor Sie konkrete Tipps für eine praxisbewährte Beschriftung erfahren, hier ein Ordnerrücken-Beispiel:

Ordner richtig beschriften: 9 Tipps

1. Achten Sie auf eine einheitliche Gestaltung der Ordnerrücken

Wird z. B. die Projektnummer mal am oberen Rand, dann mittig und ein anderes Mal am unteren Rand geschrieben, schränkt das die Übersicht stark ein.

Die Informationen gehören stets konform auf den Rückenschildern platziert.

2. Heben Sie die primäre Suchinformation hervor

Das ist jene Information, die Ihnen zur Orientierung beim Suchen dient. Das kann z. B. der Projektname sein.

Diese „Blickfang-Information“ wird dann auf dem Ordnerrücken an prominenter Stelle angebracht. Zusätzlich kann sie optisch (farblich oder in größerer Schrift) hervorgehoben werden.

3. Der Ordnerrücken muss auf den Inhalt schließen lassen

Häufig umfasst ein Projekt mehrere Ordner. Ein Projektordner enthält dann z. B. den gesamten Schriftverkehr, ein weiterer ausschließlich Rechnungen, ein anderer Protokolle etc. – und genau diese Inhalte müssen auf dem Ordnerrücken klar ersichtlich sein.

4. Nummerieren Sie die Ordner

Um beim Beispiel mit mehreren Ordnern je Projekt zu bleiben:

Nummerieren Sie die einzelnen Ordner gemäß der Ablagereihenfolge.

Dadurch wird das Ordnunghalten merklich erleichtert. Denn sind sie durchnummeriert, werden sie nach der Entnahme eher wieder in der korrekten Reihenfolge im Schrank zurückgelegt.

5. Verwenden Sie eindeutige, unmissverständliche Bezeichnungen

Bezeichnungen wie Sonstiges, Diverses etc. bei der Inhaltsbeschreibung können alles und nichts bedeuten. Die Folge sind längere Suchzeiten. Deshalb:

Je klarer die Beschriftungen, desto leichter fällt die Ablage und Ordnung.

6. Vermeiden Sie die Beschriftung per Hand

Nicht selten erfolgt die Beschriftung der Etiketten handschriftlich. Bei unterschiedlichen Schriftbildern oder unleserlicher Handschrift fällt die Orientierung und das schnelle Auffinden der gewünschten Ordner alles andere als leicht.

7. Nutzen Sie Ordnerfarben

Ordner und Mappen gibt es in zahlreichen Farben. Die farbliche Unterscheidung kann bei der Büroorganisation sehr hilfreich sein.

Beispiel: Für die Buchhaltung werden rote, für Projekte blaue und für das Marketing gelbe Ordner verwendet. Anhand der Farbe ist dann mit einem Blick ersichtlich, in welchen Schrank bzw. welche Abteilung der Ordner gehört.

8. Strukturieren Sie die Ordnerinhalte

Um den Inhalt eines Ordners zu strukturieren, kommen Trennregister und Einlegeblätter zum Einsatz. Eine saubere Gliederung macht das Ablegen und Finden von Unterlagen zum leichten Spiel.

9. Platzieren Sie Aktenordner nach ihrer Zugriffshäufigkeit

Wenn Sie jedes Mal den Raum wechseln müssen, um auf häufig benötigte Ordner und Dokumente zuzugreifen, und das vielleicht mehrmals am Tag, ist das alles andere als effizient. Deshalb:

Je häufiger ein Ordner benötigt wird, desto kürzer soll der Zugriffsweg sein.

Das heißt: Ordner für ein aktuelles Projekt werden in direkter Griffnähe untergebracht.

Umsetzung Ordnerbeschriftung: 3 Fragen

Bevor Sie sich an die Ordnerbeschriftung machen, sollten Sie diese Fragen geklärt haben:

1. Welche Informationen sollen auf den Ordnerrücken?
2. An welcher Information orientiere ich mich primär bei der Suche („Blickfang-Information“, s. o. Tipp 2)?
3. Wo und wie werden diese Informationen am Ordnerrücken platziert (s. o. Tipp 1)?

Register („Reiter“) beschriften: Tipps & Beispiele

Um den Inhalt eines Aktenordners übersichtlich zu organisieren, wird dieser in der Regel mithilfe von Trennblättern unterteilt. Hierzu kommen meist gelochte Kartonblätter mit Beschriftungsfeld zum Einsatz.

Zwischen den Registern werden dann die Unterlagen z. B. in chronologischer Reihenfolge abgelegt.

Im Handel gibt es auch vorbeschriftete Registerarten:

• alphabetischen Register
• numerische Register
• Monatsregister

Zur Beschriftung der Registerblätter (Einlegeblätter):

Grundsätzlich gilt auch hier: möglichst eindeutig und unmissverständlich beschriften.

Die Gliederung und Bezeichnung sollten unbedingt gut durchdacht sein. Haben sie sich einmal bewährt, führen Sie diese am besten als Bürostandard ein. Das erleichtert die zukünftige Ablage wesentlich.

Gliederungsbeispiel für einen Projektordner:

• Kostenschätzung
• Angebote
• Aufträge
• Rechnungen
• Schriftverkehr
• Besprechungsprotokolle

Auf mehrere Ordner aufgeteilt: 

Bei einem umfangreicheren Projekt kann diese Gliederung natürlich auch auf mehrere Ordner aufgeteilt werden:

Projekt A, Ordner 1:

• Kostenschätzung
• Angebote
• Aufträge

Projekt A, Ordner 2:

• Aufträge
• Rechnungen

Projekt A, Ordner 3:

• Schriftverkehr
• Besprechungsprotokolle

Private Ablage: 

Für die private Ablage zu Hause hat sich eine Unterteilung nach Sachgebieten bewährt.

Beispiele: Auto, Bank, Gebrauchsanleitungen, Haus, Rechnungen, Urkunden, Verträge, Versicherungen.

Abmessungen Ordner und Rückenschilder

Zu den in Büros am weitverbreitetsten Ablagebehältnissen zählen zweiringige Aktenordner für DIN-A4-Blätter:

Ordner breit:

Maße Ordner H x B x T (mm): 320 × 80 × 280

Maße Ordnerrücken H x B (mm): 191 x 61

Inhalt (Blätteranzahl): ca. 600

Ordner schmal:

Maße Ordner H x B x T (mm): 320 × 55 × 280

Maße Ordnerrücken H x B (mm): 191 x 39

Inhalt (Blätteranzahl): ca. 350

Die Ordnerrücken-Abmessungen können je nach Hersteller geringfügig variieren.

Weitere häufig genutzte Ablageordner gibt es für folgende Blattformate:

• A5
• 1⁄3A4L (= 1/3 eines A4-Blattes, Längsformat, Maße: 210 x 99 mm, z. B. für Flyer)
• A6L (A6 Längsformat, Maße: 148 x 105 mm)

Ordnerrücken: Vorlage zum Ausdrucken (PDF)

Achten Sie bei den Druckereinstellungen darauf, dass die Option „Druck in tatsächlicher Größe“ ausgewählt ist.

Checkliste: Ordner sinnvoll beschriften

Mit der Berücksichtigung der Punkte schaffen Sie in Ihrem Büro eine effektive Ordnerbeschriftung.

Hier können Sie die Checkliste als PDF-Dokument herunterladen:

Vorlagen für bewährte Ordnerbeschriftungen (gemäß obiger Anleitung) sowie weitere Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt über 80!) können Sie im Download-Bereich herunterladen und weiterverwenden.

Rezension: „Diese geballte Sammlung ist absolut lobens-, erwähnens- und weiterempfehlenswert! Die Vorlagen sind sehr durchdacht und praxisgerecht.“

Sie sparen sich Zeit, Nerven & Mühe!

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Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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