Messebesuch: Tipps + Checkliste für maximale Ergebnisse

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Selbstmanagement + Persönlichkeitsentwicklung“:

Eine Messe bietet den Ausstellern eine hervorragende Möglichkeit, sich und ihre Produkte bzw. Dienstleistungen zu präsentieren. Als Messebesucher können Sie gezielt Informationen einholen und auch – falls vorgesehen – den ein oder anderen Geschäftsabschluss tätigen.

Eine Messe bietet sich auch optimal an, um neue Kontakte zu knüpfen, sei es jetzt zwischen Aussteller/Messebesucher, Messebesucher/Messebesucher oder auch Aussteller/Aussteller.

Wo am besten starten im Labyrinth der Aussteller?

8 Tipps für einen effizienten Messebesuch

Um das Maximum aus einem Messebesuch herauszuholen, gilt es, effizient und strukturiert vorzugehen. Dazu im Folgenden 7 Tipps.

1. Begleiter mit gleichen Interessen

Etwas gleich vorweg:

Wenn Sie mit anderen Personen die Messe besuchen, dann sollten diese die gleichen Informationsinteressen haben wie Sie. Wenn das nicht der Fall ist, dann sollten Sie sich unbedingt auf der Messe trennen und einen späteren Treffpunkt vereinbaren. Nur so können Sie die Zeit auf der Messe effizient nutzen.

2. Messekatalog vorab besorgen

Vorbereitung ist alles, heißt es immer so schön. Das trifft auch für den Messebesuch zu. Besorgen Sie sich vorab einen Messekatalog bzw. eine entsprechende Broschüre. Diese können Sie in der Regel online herunterladen oder telefonisch direkt beim Messeveranstalter bestellen.

3. Ziel des Messebesuchs klären

Nehmen Sie ein Notizblatt und einen Stift zur Hand. Machen Sie sich Notizen und beantworten Sie für sich die folgenden vier Fragen:

Über was genau will ich mich auf der Messe informieren?
Was möchte ich nach dem Messebesuch wissen, was ich jetzt noch nicht weiß?
Mit wem möchte ich in Kontakt treten?
Welche Veranstaltungen,Vorträge, Messestände möchte ich unbedingt besuchen?

Es geht also darum, dass Sie für sich formulieren, was genau Sie mit dem Messebesuch erreichen wollen.

4. Stationen festlegen

Nehmen Sie dann Ihre Notizen und den Messekatalog zur Hand. Markieren Sie nun Ihren „Pfad“ und Ihre Stationen auf dem Übersichtsplan. Gehen Sie dabei nach Prioritäten vor.

Beispielsweise möchten Sie unbedingt den Aussteller XY besuchen und bei seinem Messestand einer interessanten Präsentation beiwohnen. Das heißt, der Aussteller XY bildet die Station 1 Ihres Messebesuches. Tragen Sie ruhig eine gut sichtbare Eins auf dem Messeplan ein.

Dann geht es zur nächsten Station. Welchen in der Nähe befindlichen Aussteller wollen Sie als nächstes besuchen?

Bei der Festlegung Ihrer Stationen sollten Sie auch darauf achten, dass die Wege möglichst kurz sind.

Wenn in der Halle A also zwei Aussteller sind, die Sie interessieren, dann werden natürlich beide Aussteller besucht, bevor Sie in die nächste Halle wechseln.

5. Zeitplan aufstellen

Stellen Sie einen ungefähren Zeitplan auf, mit Betonung auf „ungefähr“. Dieser Zeitplan dient nur zur zeitlichen Orientierung. So wissen Sie stets, ob Sie noch halbwegs im Zeitplan liegen und damit Ihre „Messeziele“ – also das, was Sie sich vorgenommen haben – auch erreichen.

6. Ansprechpartner vorab kontaktieren

Personen, die Sie auf der Messe sprechen wollen, sollten Sie vorab kontaktieren und einen Termin vereinbaren. Dies gilt auch für die Aussteller, die Sie besuchen wollen. Denn oft gibt es Unternehmen, bei denen am Messestand ein großer Andrang herrscht.

Insbesonders in solchen Fällen bietet es sich an, den Aussteller für einen Termin vorab telefonisch zu kontaktieren, um die Wartezeiten beim Standbesuch möglichst kurz zu halten.

Die Telefonnummern der Ansprechpersonen sollten Sie natürlich dabei haben. Sollte etwas dazwischen kommen, von welcher Seite auch immer, können Sie damit flexibler reagieren.

7. Inspirationen sammeln

Nutzen Sie den Messebesuch nicht nur zur Informationsbeschaffung, sondern auch zur Inspiration. Beobachten Sie Trends, neue Entwicklungen und sammeln Sie Ideen für Ihr Unternehmen.

8. Nachbearbeitung gehört dazu

Gut, Messebesuch ist vorüber, Informationen sind gesammelt, Kontakte sind hergestellt. Wie geht es weiter?

Nun kommt die Nachbearbeitung. Klären Sie für sich, wie Sie die gesammelten Informationen am besten aufbereiten und nutzen. Kontakte gehören gepflegt. Melden Sie sich bei den auf der Messe hergestellten Kontakten möglichst zeitnah und vereinbaren Sie eventuell weitere gemeinsame Schritte.

Mit diesen Tipps sollte das Sammeln der gewünschten Informationen beim nächsten Messebesuch kein Problem mehr sein.

Checkliste für effizienten Messebesuch

Hier nochmals die genannten Tipps als Umsetzungs-Checkliste:

1. Vorbereitung vor der Messe

Begleiter auswählen: Wählen Sie Begleiter mit ähnlichen Informationsinteressen oder planen Sie getrennte Wege und einen Treffpunkt.
Messekatalog besorgen: Laden Sie den Katalog online herunter oder fordern Sie ihn beim Veranstalter an.
Ziele definieren:
- Über welche Themen wollen Sie sich informieren?
- Welche Informationen möchten Sie mitnehmen?
- Mit welchen Personen oder Unternehmen möchten Sie Kontakt aufnehmen?
- Welche Veranstaltungen oder Stände sind für Sie besonders wichtig?
Stationen festlegen: Markieren Sie auf dem Messeplan die wichtigsten Stände und Veranstaltungen nach Prioritäten. Achten Sie auf kurze Wege zwischen den Stationen.
Zeitplan erstellen: Erstellen Sie einen groben Zeitplan zur Orientierung, um Ihre Ziele zu erreichen.
Ansprechpartner kontaktieren: Vereinbaren Sie vorab Termine mit wichtigen Gesprächspartnern, um Wartezeiten zu vermeiden. Notieren Sie sich die Kontaktdaten für kurzfristige Änderungen.

2. Während des Messebesuchs

Strukturierter Rundgang: Folgen Sie Ihrem festgelegten Plan und bewegen Sie sich systematisch durch die Messe.
Wichtige Informationen sammeln: Notieren Sie relevante Fakten, neue Erkenntnisse und Kontakte. Verwenden Sie z. B. Notizhefte oder digitale Tools.
Flexibilität bewahren: Passen Sie den Plan bei Bedarf an, um spontane Chancen (z. B. interessante Vorträge oder Kontakte) zu nutzen.

3. Nachbearbeitung der Messe

Informationen aufbereiten: Sichten Sie alle gesammelten Informationen und organisieren Sie sie systematisch.
Kontakte pflegen: Melden Sie sich zeitnah bei den geknüpften Kontakten per E-Mail, Telefon oder über Social Media. Planen Sie gegebenenfalls nächste Schritte.
Ergebnisse weitergeben:
- Besprechen Sie die gesammelten Informationen in einem Team-Meeting.
- Erstellen Sie einen Maßnahmenplan: Wer übernimmt welche Aufgaben und bis wann?
Erkenntnisse auswerten: Reflektieren Sie, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und was Sie beim nächsten Messebesuch verbessern können.

Effizienter Messebesucht mit maximalen Ergebnissen

Das Magazin chefs! (Gastronomia Verlag) hat mich um eine Stellungnahme zum Thema „Effizienter Messebesuch“ gebeten. Hier ein Auszug:

chefs!: Ein Messebesuch sollte für ein Unternehmen greifbare Ergebnisse bringen, denn so ein Tag kann mit Anreise, Übernachtung etc. locker zwischen 250 und 500 Euro pro Mitarbeiter kosten.

Müssten daher nicht die Chefs ihre leitenden Mitarbeiter dazu drängen, eine Messe vernünftig vorzubereiten und nicht als unterhaltsamen Betriebsausflug anzusehen, bei dem die ganze Mannschaft hinterher am Stand einer Brauerei “endet”?

Meine Antwort:

Ja, denn die Vorbereitung ist das A und O!

Nur wenn bereits im Vorfeld klar definiert wird, was man mit dem Messebesuch erreichen will, diese Ziele an die Mannschaft bzw. das Team kommuniziert und auch entsprechende Ergebnisse fordert, wird ein Messebesuch wirklich was bringen.

Der Messebesuch kann ja trotzdem noch zu einem unterhaltsamen Betriebsausflug werden – das eine schließt das andere nicht aus.

Also es gilt, vorab festzulegen,

wer welche Informationen auf der Messe bei wem einholt,
welche Kontakte geknüpft werden
und wozu diese Informationen/Kontakte in weiterer Folge im eigenen Betrieb genutzt werden sollen.

Wenn es von der Führungsebene diesbezüglich keine Vorgaben gibt, dann darf sie sich auch nicht wundern, wenn der Messebesuch zu einem reinen Betriebsausflug wird.

Natürlich kann und soll man den Messebesuch auch als Inspirationsquelle nutzen, um neue Ideen für den eigenen Betrieb zu sammeln oder auch, um Trends und neue Entwicklungen zu erkunden. Dieser Zweck obliegt aber in der Regel dem Betriebsinhaber, weniger den Angestellten.

Nachbearbeitung – ein Muss!

Die auf der Messe gesammelten Informationen bringen nichts, wenn sie nicht weiter genutzt bzw. weiterverarbeitet werden. Deshalb ist es auch so wichtig, dass bereits vorab klar ist, was mit dem Messebesuch erreicht werden soll.

Nur durch diese Zielsetzung kann eine effektive und effiziente Informationsbeschaffung auf der Messe erfolgen.

Für die Nachbearbeitung gilt es zu klären, welche Informationen in welcher Form und in welchem Umfang wem (Angestellten und/oder Führungskräften) zur Verfügung gestellt werden.

Diese gezielte Informationsweitergabe kann beispielsweise in einem Meeting erfolgen. Ebenso ist ein Maßnahmenplan (wer hat was bis wann zu erledigen) auf Basis der formulierten Ziele und gesammelten Informationen empfehlenswert.

Erst mit der Verwertung der gesammelten Informationen und der Umsetzung eventuell daraus resultierender Maßnahmen hat der Messebesuch den optimalen Zweck erfüllt.

Zur Nachbearbeitung gehört es auch, die auf der Messe geknüpften Kontakte zu pflegen (Telefonate, über Social Media, weitere gemeinsame Aktionen planen etc.).

Viel Erfolg auf der Messe!

Zum Weiterlesen:

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