Zeitmanagement → Meine 20 Tipps & Methoden für Sie

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Zeitmanagement & Entlastung“:

Jeder Zeitmanagement-Trainer hat seine eigenen Zeitmanagement-Tipps auf Lager, die sich meist ähneln – das liegt in der Natur der Sache.

Wenn Sie mehrere Fitness-Trainer um Tipps zur Ausdauersteigerung fragen, erhalten Sie hierzu auch zahlreiche gleiche oder zumindest ähnliche Tipps.

Ob Fitness- oder Zeitmanagement-Trainer – die Herausforderung liegt primär darin, durch gezielte Fragen die genauen individuellen Anforderungen und Präferenzen zu ermitteln, um der jeweiligen Person die für sie passenden Tipps und Methoden an die Hand zu geben.

Dennoch gibt es Tipps, mit deren Umsetzung den meisten ein besserer Umgang mit ihrer begrenzt zur Verfügung stehenden (Arbeits-)Zeit gelingt. Und genau dazu zählen die folgenden Impulse.

Zeitmanagement? Besser Selbstmanagement!

Noch ein Hinweis vorab:

Auch wenn der Begriff Zeitmanagement weithin gebräuchlich ist: Ganz korrekt ist er nicht. Denn die Ressource Zeit lässt sich nicht managen. Sie ist eine „Konstante“. Uns allen stehen nun mal nur 24 Stunden täglich zur Verfügung.

Möglich ist allerdings, sich selbst zu managen. Sich also so zu organisieren, um in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit die Vorhaben und Aufgaben zu erledigen.

Deshalb wären die Begriffe Selbstmanagement oder Selbstorganisation weitaus treffender.

Aber bleiben wir beim geläufigen Zeitmanagement.

20 ZEITMANAGEMENT-TIPPS: Aus der Praxis – für die Praxis!

Die folgenden Tipps haben sich in meinem Projektalltag bewährt. Auch bei meinen Kursteilnehmern stoßen sie in der Regel auf reges Interesse und motivieren sie zur Umsetzung in ihren Arbeitsalltag.

1. Machen Sie Notizen

Wer schreibt, der bleibt.

Sicher schwirren Ihnen des Öfteren unerledigte Aufgaben, Ideen und Informationen im Kopf herum, die Sie nicht vergessen dürfen. Diese Gedanken erzeugen Stress – auch unbewusst.

Halten Sie sich an das bekannte Sprichwort „Wer schreibt, der bleibt“. Ob Sie die Notizen auf Papier bringen und dadurch Ihren Kopf entlasten oder sie digital erfassen, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Hauptsache, Sie machen Notizen, und das am besten strukturiert und an zentraler Stelle.

Notizen machen – Methoden & weiterführende Tipps:

• Ein Notizbuch mit System: das Superbuch
• Wie am besten Notizen machen? (Interview)

Ob digital oder handschriftlich:
Hauptsache, Sie machen Notizen

2. Setzen Sie sich Ziele

Ziele schaffen Fokus. Im geschäftlichen Bereich sind sie (unternehmerische Ziele, Projektziele, …) ohnehin meist vorgegeben. Aber auch private Ziele sind sinnvoll.

Was Ziele mit Zeitmanagement zu tun haben?

Mit klaren Zielen wissen Sie genau, was Sie bis wann erreicht haben wollen/sollen. Dadurch fallen Ihnen Entscheidungen und die Prioritätensetzung wesentlich leichter.

Methoden der Zielsetzung & weiterführende Tipps:

• Ziele setzen und erreichen

Halten Sie die Ziele schriftlich fest

3. Setzen Sie Prioritäten

Priorisieren Sie Aufgaben.

Prioritäten sind im Grunde nichts anderes als Entscheidungen.

Wenn Sie wissen, wie wichtig, wie dringend – und ja, darin besteht ein Unterschied – anstehende Aufgaben sind, können Sie Prioritäten und damit die Abarbeitungsreihenfolge festlegen.

Inwieweit Sie diese Entscheidungen selbst treffen, hängt davon ab, in welchem Umfang Sie in Ihrer Arbeit selbstbestimmt agieren können. Je selbstbestimmter Ihre Tätigkeit, desto größer Ihre Entscheidungsfreiheit, wann Sie was erledigen.

Mit Prioritäten entscheiden Sie sich für eine Abarbeitungsreihenfolge der anstehenden Aufgaben.

Prioritäten – Methoden & weiterführende Tipps:

• Prioritäten oder Muss-, Sollte- und Könnte-Aufgaben
• Auch Sie werden fremdbestimmt!

Jeder wird (mehr oder weniger)
fremdbestimmt! (Bild: Fotolia©kantver)

Auch eine Form der Prioritätensetzung
(aus meinem Zeitblüten-Buch)

4. Treffen Sie schnelle Entscheidungen

Dieser Tipp ist im Grunde eine Ergänzung zum vorhergehenden.

Schnelle (und trotzdem wohlüberlegte) Entscheidungen sind gefragt, um Zeitdruck vorzubeugen. Denn werden Entscheidungen ständig hinausgezögert, kommt es zu einem Aufschub der damit verbundenen Aufgaben. Die Folge: Zeitdruck.

Ergo: Entscheiden Sie möglichst schnell!

Weiterführende Tipps:

• Ziele, Prioritäten, persönliche Werte – nichts anderes als (Ihre) Entscheidungen!

Auch bei einer größeren Auswahl
gilt: möglichst schnell entscheiden

5. Nutzen Sie Chat GPT und Co.

Nutzen Sie KI-basierte Tools wie zum Beispiel Chat GPT, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. Diese Helfer können Ihnen im stressigen Arbeitsalltag viele Aufgaben abnehmen, wie das Erstellen von To-do-Listen und Projektplänen, das Verfassen von Texten, das automatische Schreiben von E-Mail-Antworten, die Datenanalyse, das Generieren von Berichten u. v. m.

Machen Sie sich mit diesen Tools vertraut und experimentieren Sie, um ihre volle Leistungsfähigkeit zu nutzen. Sie werden staunen, welche Möglichkeiten der Zeiteinsparung daraus resultieren.

Konkrete Zeitmanagement-Anwendungsfälle mit GPT:

• Zeit planen: Nutzen Sie GPT, um Ihren Tag oder Ihre Woche zu planen, indem Sie Aufgaben und Termine auflisten, Aufgaben priorisieren und den Zeitaufwand schätzen. Das Tool kann Ihnen dann Vorschläge für den optimalen Tages- oder Wochenplan präsentieren.
• Prognosen erstellen: Setzen Sie GPT ein, um Prognosen über die Dauer von Aufgaben oder Projekten zu erstellen. Durch die Verwendung historischer Daten kann es Vorhersagen treffen und Ihnen helfen, realistischere Zeitpläne zu erstellen.
• Zeitmanagement und Arbeitsprozesse verbessern: Füttern Sie das Tool mit Informationen über Ihre bevorzugten Zeitmanagementmethoden und Tools, Ihre Prioritätensetzung, Zeitplanung, Arbeitsweise, Gewohnheiten, Zeitdiebe etc. GPT kann daraus Arbeitsmuster analysieren und Optimierungen vorschlagen.

6. Zerteilen Sie große Aufgaben

Teilen Sie große Aufgaben in kleinere, leichter bewältigbare auf. Eine ganze Salami versucht man auch nicht in einem Stück hinunterzuschlingen, sondern schneidet davon Scheiben ab. Dadurch ist sie besser verdaulich.

Manche Aufgaben wirken allein aufgrund ihrer Größe, als ob sie nicht zu schaffen wären. Das trägt nicht sonderlich zur Motivation bei.

Brechen Sie große, unüberschaubare Aufgaben auf mehrere kleinere Teilaufgaben herunter.

Das erleichtert Ihnen das strukturierte Vorgehen. Zudem lässt sich dadurch der Fortschritt der großen Aufgabe besser nachverfolgen. Bei Bedarf können Sie rechtzeitig entgegengesteuert – z. B. wenn ein Fälligkeitstermin nicht eingehalten werden kann.

Salamitechnik: große Aufgaben in „Scheiben
zerschneiden“ (Bild: Fotolia©Han van Vonno)

7. Schotten Sie sich ab

Geben Sie Zeitdieben keine Chance. Also sämtliche Ablenkungen und jede Art von Zeitfressern für eine bestimmte Zeit auf ein Minimum reduzieren. Kurzum: alle Unterbrechungen soweit wie möglich einschränken.

Nur wenn es Ihnen gelingt, sich regelmäßig Phasen freizuschaufeln, in denen Sie ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten, werden Sie überzeugende Fortschritte erzielen.

Weiterführende Tipps:

• So kommen Sie Ihren Zeitdieben auf die Spur

Zeit für konzentriertes Arbeiten einplanen 

8. Betreiben Sie Monotasking

In unserer schnelllebigen Zeit wurde Multitasking zu einem geflügelten Begriff. Dabei werden Tätigkeiten parallel verrichtet. Und genau dieser Umstand ist eine maßgebliche Ursache für Stress und Fehler.

Deshalb: Widmen Sie sich konzentriert einer Tätigkeit nach der anderen.

Auch wenn das im hektischen Arbeitsalltag oft schwierig erscheint, sollten Sie Monotasking so oft wie möglich durchziehen.

9. Vermeiden Sie die lange Bank

Manche Aufgaben müssen auf später verlegt werden. Das ist klar. Etwa, weil gewisse Informationen oder Erfordernisse für die Erledigung (noch) nicht vorhanden sind oder andere Aufgaben eine höhere Priorität haben.

Allerdings werden häufig Aufgaben auf die lange Bank geschoben, weil sie schlicht und einfach unangenehm sind. Und dann gilt:

Was man heute kann verschieben, bleibt auch morgen wieder liegen.

Jede aufgeschobene Angelegenheit bleibt im Hinterkopf präsent und führt zu zusätzlichen Belastungen und Stress.

Schweinehund überwinden – Methoden und Tipps:

• Wie Sie den lästigen Schweinehund überwinden – drei Tipps!

Vor allem unangenehme Aufgaben landen
auf der langen Bank (Bild: Fotolia©Peter Adrian)

10. Schieben Sie auf

Schieben Sie Aufgaben auf. Ja, ich weiß – das Gegenteil von dem vorhergehenden Tipp.

So paradox es vielleicht klingen mag, aber wenn Sie das Gefühl haben, unterzugehen – und nur dann! –, versuchen Sie, für einige Aufgaben und Termine einen Aufschub zu erwirken. Das heißt aber nicht, Aufgaben generell aufzuschieben.

Meiner eigenen Erfahrung nach ist das meistens problemlos möglich. Oft reicht nur ein freundlicher Anruf bei dem Auftraggeber oder der zuständigen Person. Und schon hat man wieder etwas Luft.

11. Sagen Sie Nein

Nein – das Zauberwort für weniger Stress. Mit einem Nein – natürlich nur dann, wenn es angebracht ist – bewirken Sie mehr Entlastung und Zeitautonomie.

Denn je mehr Aufgaben und Verpflichtungen Sie sich aufhalsen lassen, desto größer wird Ihr Zeitproblem.

Sagen Sie nicht zu allem Ja und Amen.

Weiterführende Tipps:

• Nein sagen – so gelingt es!

12. Informieren Sie sich gezielt

Schaffen Sie Licht im Informationsdickicht. Lassen Sie sich nicht von der Masse an Informationen überschwemmen.

Nutzen Sie Kanäle, die für Sie relevante Informationen schnell, qualifiziert und kompakt liefern – sei es über Social Media, Newsportale oder andere Informationsquellen.

Mit System Licht ins Informationsdickicht bringen

13. Seien Sie unperfekt

Perfektionismus bremst und lähmt. Unter Perfektionismus verstehe ich den Drang, mehr zu machen, als verlangt wird bzw. nötig ist. Das Feilen an unnötigen Details.

Perfektionismus kostet Zeit – Ihre Zeit!

Viele Tätigkeiten verlangen Perfektion – keine Frage (z. B. im medizinischen Bereich, wo kleinste Ungenauigkeiten weitreichende Folgen haben können). Aber bei den meisten Tätigkeiten reicht ein „gut“ vollkommen aus.

Erledigen Sie Aufgaben so gut wie nötig, aber nicht perfekt!

Weiterführende Tipps:

• Perfektionismus? Muss nicht sein!

14. Arbeiten Sie in Blöcken

Erledigen Sie Aufgaben blockweise. Legen Sie hierzu gleichartige Tätigkeiten zusammen und arbeiten Sie diese – falls möglich – in einem Zug ab. Beispiel: nacheinander fünf anstehende Telefonate. Das ist wesentlich effizienter als über den Tag verteilt.

So können Sie z. B. täglich einen Block für Telefonate, für Routineaufgaben (Postbearbeitung, E-Mail-Bearbeitung, …), für wichtige Aufgaben, … vorsehen.

Weiterführende Tipps:

• Arbeitsblöcke unterstützen beim Zeitmanagement

15. Geben Sie ab, was sich abgeben lässt

Delegieren Sie, holen Sie sich Unterstützung. Das kann zu einer enormen Entlastung führen. Natürlich hat nicht jeder die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren. Aber meiner Erfahrung nach wird das Abgeben von Aufgaben auch von jenen kaum genutzt, die diese Möglichkeit haben.

Schaffen Sie sich ein Umfeld, an das Sie Aufgaben vertrauensvoll abgeben können – mit der Gewissheit, dass sie zu Ihrer Zufriedenheit erledigt werden.

Weiterführende Tipps:

• 6 Reflexionsfragen: Wie gut sind Sie im Delegieren?

Auch das Delegieren will gelernt sein
(Bild: Fotolia©jpcasais)

16. Testen und optimieren Sie

Probieren Sie gelegentlich Neues aus: Tools, Planungshilfen, Utensilien, Methoden, … Es findet sich immer wieder etwas, das die tägliche Arbeit einfacher gestaltet. Ebenso birgt jeder Arbeitsprozess in der Regel Verbesserungspotenzial.

Nehmen Sie nichts als gegeben hin.

Weiterführende Tipps:

• Wie Sie durch Standardisierung von Prozessen eine hohe Qualität sichern

17. Trennen Sie sich von suboptimalen Geräten

Sorgen Sie für funktionierende Geräte und Utensilien. Ein Drucker, der immer wieder Probleme macht, ein langsamer Computer, eine ineffiziente Ablage – die Unterbrechungen oder Verzögerungen scheinen vielleicht vernachlässigbar. Aber in Summe und über einen längeren Zeitraum betrachtet, würde der daraus resultierende Zeitverlust wohl so manchem die Haare zu Berge stehen lassen.

Gute ZeitmanagerInnen arbeiten mit gutem Werkzeug.

Ineffizientes „Werkzeug“ kostet Zeit
und Nerven (Bild: Fotolia©Gina Sanders)

18. Planen Sie Ihre (knappe) Zeit

Nicht einfach planlos drauflosarbeiten, sondern führen Sie eine Zeitplanung durch.

Ein Zeitplan bietet Orientierung, sodass Sie auch in der Hektik nicht so schnell den Überblick verlieren.

Ob Sie sich für einen Wochen- oder Tagesplan entscheiden, ist von Ihren beruflichen Anforderungen und Präferenzen abhängig.

In Phasen, in denen ich an Projekten arbeite, die nicht von besonderer Dringlichkeit gekennzeichnet sind, mache ich „nur“ eine Wochenplanung. Arbeite ich parallel an mehreren Projekten und stehen kurzfristige Fälligkeitstermine an, führe ich eine Tagesplanung durch.

Weiterführende Methoden & Tipps:

• Zeitmanagement: 6 Fragen für Ihre effektive Tagesplanung

19. Gönnen Sie sich regelmäßige Pausen

Pausen halten die Leistungsfähigkeit aufrecht. Nur durch eine Balance von Ruhe- und Arbeitsphasen werden Sie langfristig leistungsfähig und vor allem gesund bleiben.

Sorgen Sie für eine Ausgewogenheit zwischen An- und Entspannung.

Entspannungsmethoden & weiterführende Tipps:

• Entspannungsübungen: Stress reduzieren & wieder richtig abschalten
• Entspannen Sie sich! 20 einfach umsetzbare Entspannungstipps

20. Bleiben Sie locker – „Was solls“-Liste

Ein abschließender Tipp:

Einfach mal was von der To-do-Liste auf die „Was solls“-Liste setzen.

Ich plädiere für Zeitmanagement und in diesem Zusammenhang für eine To-do-Liste – wäre ja auch etwas kurios, wenn ich das als Zeitmanagement-Trainer nicht würde. Dennoch finde ich es wichtig, das eine oder andere etwas lockerer anzugehen und nicht in den Selbstoptimierungsdrang zu verfallen.

Ich beim Abarbeiten der „Was solls“-Liste

7 ZEITMANAGEMENT-METHODEN: hilfreich bei der Zeitplanung

Nachfolgend stelle ich Ihnen noch die bekanntesten Zeitmanagement-Methoden vor:

1. ALPEN-Methode

Diese Methode hat nichts mit dem bekannten Hochgebirge bei uns in Europa zu tun, sondern es handelt sich hierbei um eine Hilfe für die Durchführung der Tagesplanung. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben für die fünf Arbeitsschritte:

• A … Aufgaben, Termine und Aktivitäten zusammenstellen/notieren
• L … Länge bzw. Dauer der jeweiligen Aktivität abschätzen
• P … Pufferzeiten einplanen
• E … Entscheidungen treffen (Prioritäten vergeben, Abarbeitungsreihenfolge festlegen)
• N … Nachkontrolle, Ergebnisse überprüfen

Die einzelnen Schritte etwas detaillierter:

1. Aufgaben zusammenstellen

Notieren Sie alle für den nächsten Tag anstehenden Aufgaben und Termine.

2. Länge der einzelnen Aktivitäten abschätzen

Schätzen Sie ab, wie lange Sie z. B. für die Erledigung der Aufgabe in etwa benötigen werden.

3. Pufferzeiten einplanen

Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass Sie nur ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen sollen. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern, und für Störungen bzw. Unterbrechungen.

4. Entscheidungen treffen (Prioritäten vergeben)

Prioritäten sind nichts anderes als Entscheidungen. Es gilt also, die Aufgaben nach Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit zu klassifizieren und daraus resultierend die Abarbeitungsreihenfolge festzulegen.

5. Nachkontrolle

Was wurde geschafft, welche Aufgaben sind noch offen und müssen neu verplant werden?

Meine Meinung zur ALPEN-Methode:

Diese Zeitplanungsmethode mag für einen Arbeitsalltag gut funktionieren, der sich primär aus den gleichen Tätigkeiten und Aufgaben zusammensetzt und in dem kaum Unvorhergesehenes eintritt.

Für Arbeitsbereiche, in denen täglich flexibel agiert werden muss oder die hauptsächlich fremdbestimmt sind, ist diese Methode zu starr und deshalb wenig praxistauglich.

2. ABC-Analyse (Prioritätensetzung)

Bei dieser Methode der Aufgabenpriorisierung werden den anstehenden Aufgaben die Priorität hoch, mittel oder niedrig zugewiesen:

• A-Aufgaben (Priorität hoch): Was muss (Zeitrahmen z. B. heute, diese Woche) erledigt werden?
• B-Aufgaben (Priorität mittel): Was soll erledigt werden?
• C-Aufgaben (Priorität niedrig): Was kann erledigt werden?

Ich habe diese Methode etwas abgewandelt. Ich bezeichne die Aufgaben nicht als A-, B- oder C-Aufgaben sondern als Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben.

Ich werfe einen Blick auf meine Todo-Liste und stelle mir dabei folgende drei Fragen:

1. Welche Aufgaben MUSS ich morgen (bei der Wochenplanung: nächste Woche) erledigen?
2. Welche SOLLTE ich morgen erledigen?
3. Welche KANN ich morgen noch erledigen, falls noch Zeit übrig bleibt?

Beispielsweise sind drei Aufgaben die Antwort auf die erste Frage – also drei Muss-Aufgaben. Weitere zwei Aufgaben sollte ich morgen erledigen. Diese Soll-Aufgaben werden dann abgearbeitet, wenn sich nach den Muss-Aufgaben noch Zeit findet. Und sollte ich diese wider Erwarten auch noch schaffen, dann sind die Kann-Aufgaben an der Reihe.

3. Eisenhower-Methode

Hierbei handelt es sich ebenso um eine Form der Aufgabenpriorisierung.

Die Prioritätensetzung nach Eisenhower basiert auf den Unterschied zwischen wichtig und dringend.

Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, auf wichtige Aufgaben agiert man. Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.

Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):

Priorität A, DRINGEND und WICHTIG:

Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Tätigkeiten sind möglichst von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen.

Beispiele:

Ein wichtiger Kunde wünscht innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf von Ihnen. Es geht um einen Vertragsabschluss für Ihr Unternehmen (Geld/Gewinn steht auf dem Spiel).

Ein Projekt muss morgen eingereicht werden. Wird es nicht pünktlich eingereicht, kommt es zu Verzögerungen, was wiederum eine Pönale zur Folge hat. Somit haben alle für die Einreichung erforderlichen Aufgaben die Priorität A (Geld/Verlust steht auf dem Spiel).

Priorität B, WICHTIG, NICHT DRINGEND:

Aufgaben der Klasse B sind jene Tätigkeiten, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben.

Eine Aufgabe der Klasse B kann zu einer Aufgabe der Klasse A werden, dann spricht man von einer Wanderaufgabe.

Beispiele:

Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage ist erforderlich, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Diese Aufgabe bleibt eine B-Aufgabe – sie ist also keine Wanderaufgabe.

Für den Projekteinreichungstermin in einem Monat ist das Erstellen der Einreichunterlagen erforderlich. Diese Aufgabe ist eine Wanderaufgabe, d. h., beim Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich von einer B- zu einer A-Aufgabe.

Priorität C, DRINGEND, NICHT WICHTIG:

In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um Tätigkeiten, die dringend (weil sie kurzfristig erledigt werden müssen) sind, aber langfristig gesehen nicht wichtig. Diese Aufgaben können Sie in der Regel delegieren.

Beispiel:

Jemand ersucht Sie, ihm innerhalb der nächsten Stunde ein Dokument zu schicken.

Priorität D, NICHT DRINGEND, NICHT WICHTIG:

D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden.

Beispiele:

Grünpflanzen für das Büro besorgen.

Zeitschriften und Werbematerial lesen.

4. Das Paretoprinzip (80/20-Regel)

Die vorgenannten Prioritätenklassifizierungen (ABC-Analyse, Eisenhower-Matrix) beruhen in der Regel auf dem Pareto-Prinzip.

Vilfredo Pareto (1848-1923) stellte bei einer Untersuchung fest, dass ca. 80 % des Volksvermögens in Italien im Besitz von ca. 20 % der Familien ist. Diese sogenannte 80/20-Regel lässt sich auf mehrere Bereiche umlegen, z. B. 20 % der Waren/Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

Aber auch im Privatleben können Sie das Paretoprinzip anwenden, indem Sie sich folgende Frage stellen:

„Welche 20 % in meinem Leben (Menschen, Aktivitäten etc.) sind für 80 % meines Lebensglücks verantwortlich?“

Diesen 20 % sollten Sie besonders viel Zeit und Aufmerksamkeit widmen.

Zurück zum Zeitmanagement:

Dieses Prinzip auf das Zeitmanagement angewandt, heißt, dass 20 % des Zeitaufwandes bereits 80 % der Ergebnisse bzw. des Erfolgs bringen.

Es geht also darum, die 20 % Erfolgsverursacher (Tätigkeiten, Aufgaben und Termine) zu identifizieren und ihnen eine entsprechend hohe Priorität bei der Zeitplanung zuzuordnen.

Allerdings dürfen Sie das Verhältnis nicht zu strikt sehen. Die Zahlen sind nur Richtwerte, von dem die Realität häufig abweicht. Das Verhältnis kann z. B. auch bei 70/30 oder sogar 98/2 liegen.

5. SMART-Methode

Beim Zeitmanagement geht es u. a. auch darum, in der vorgegebenen Zeit bestimmte Ziele zu erreichen. Für die Formulierung von Zielen hat sich die SMART-Formel etabliert. Ziele sollten also smart sein, d. h.:

Spezifisch

Formulieren Sie das Ziel spezifisch, also konkret, eindeutig und präzise.

Beispiel:

Unspezifisch: Den Umsatz steigern.

Spezifisch: Den Umsatz im kommenden Geschäftsjahr um mind. 5 % steigern.

Unspezifisch: Ich will abnehmen.

Spezifisch: Bis 31.12.20.. habe ich 10 kg abgenommen und wiege 62 kg.

Messbar

Um die Erreichung eindeutig feststellen zu können, muss das Ziel messbar sein. Bei quantitativen Zielen ist das relativ einfach. Schwerer fällt es bei qualitativen Zielen (z. B. Kundenzufriedenheit verbessern, gesünder ernähren, mehr Bewegung machen).

Formulieren Sie also für die Messbarkeit ein Erfolgskriterium, das Sie zweifelsfrei überprüfen können.

Reflexionsfrage:

Woran genau lässt sich die Zielerreichung feststellen?

Bei den genannten Beispielen ist die eindeutige Messgröße die Umsatzsteigerung (mind. 5 %) bzw. die Gewichtsabnahme (10 kg).

Attraktiv

Ein Ziel, dessen Erreichen unrealistisch erscheint oder sogar mit einigen Nachteilen verbunden ist, ist alles andere als attraktiv und motivierend.

Realistisch

Ziele können durchaus ambitioniert formuliert werden, sollen aber erreichbar sein.

Unrealistische Ziele demotivieren und frustrieren. Der Misserfolg ist vorprogrammiert.

Terminiert

Bis wann soll das Ziel erreicht sein? Ziele ohne Terminierung köcheln vor sich hin. Für die Erfolgsmessung quantitativer Ziele ist ein klarer Termin (mit Deadline) Voraussetzung, sonst bleibt es ein reines Vorhaben.

Terminiertes Ziel:

Bis zum … (Datum) eine Umsatzsteigerung um mind. … %.

Bis … (Datum) habe ich … kg abgenommen.

6. Die Pomodoro-Methode

Hierbei handelt es sich um die vom Italiener Francesco Cirillo entwickelte Methode. Pomodoro ist italienisch und heißt Tomate. Der Name rührt daher, dass Cirillo hierfür eine Eieruhr zu Hilfe nahm und diese die Form einer Tomate hatte.

Die Tomaten-Arbeitseinheit

Cirillo unterteilt den Arbeitstag in Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten – weil sich seine Tomaten-Uhr bis 25 Minuten einstellen ließ. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine Kurzpause von 5 Minuten. Und nach 4 Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, die Zeitfresser während einer Arbeitseinheit weitgehendst auszuschalten, damit Sie sich 25 Minuten ungestört und konzentriert der entsprechenden Aufgabe widmen können.

Also nochmals zusammengefasst:

→ 1 Arbeitseinheit = 25 Minuten

→ nach jeder Arbeitseinheit 1 Kurzpause von 5 Minuten

→ nach 4 Arbeitseinheiten 1 Langpause von 30 Minuten

Müssen es genau 25 Minuten sein?

Natürlich können Sie auch beliebige andere Arbeitseinheiten festlegen. Aber in der Praxis haben sich die 25 Minuten mit einer nachfolgenden 5-Minuten-Pause als optimal herausgestellt.

Gut, jetzt werden Sie sich vielleicht fragen, wie Sie an Aufgaben gelangen, die genau 25 Minuten Aufwand benötigen. Um an solchen Arbeitseinheiten zu kommen, gibt es drei Möglichkeiten:

1. entweder Sie haben eine Aufgabe, die Sie in einer Einheit von 25 Minuten schaffen,
2. Sie fassen mehrere kleine Aufgaben (z. B. E-Mail-Eingang abarbeiten, Postbearbeitung) in einer Arbeitseinheit zusammen
3. oder Sie unterteilen eine große Aufgabe in 25-Minuten-Einheiten.

Dieses Arbeiten in Zeiteinheiten trägt zu einer Produktivitätssteigerung bei, da man in der Regel bemüht ist, in der festgelegten Zeit die vorgenommene Arbeit zu erledigen.

Meine 70 %-Regel

Eine Regel, die auch auf das Zeitmanagement umgelegt werden kann:

Erwarte nicht mehr als ca. 70 % deines geplanten Erfolgs bzw. der Erfüllung deiner Vorhaben.

Mindestens 30 % gehen schief, laufen nicht wie geplant oder bringen unerwartete Herausforderungen.

Wichtig:  

Das ist keine Regel, die auf einer wissenschaftlichen Studie oder einer breiten Umfrage basiert. Sie beruht rein auf meiner persönlichen Erfahrung und ist auch nur eine grobe Schätzung meinerseits.

Wozu?

Meine 70 %-Regel hilft mir, gewisse Dinge etwas realistischer zu sehen, bzw. berücksichtigt Vorkommnisse, die ich im Voraus gar nicht absehen kann.

Dadurch gestehe ich mir Fehler zu, bin mir gegenüber nachsichtiger, aber auch anderen gegenüber. Sie macht mich gelassener und lässt mich so manche Unwägbarkeiten entspannter umschiffen.

Diese Regel im Hinterkopf stellt für mich aber keinen Freifahrtschein für mangelnde Vorbereitung oder Sorgfalt dar. Sie ist vielmehr eine freundliche Erinnerung an mich, dass das Leben selten nach Plan verläuft. 

Vielleicht verhilft Ihnen diese Regel auch zu mehr Entspannung und Gelassenheit im privaten und beruflichen Alltag? Rückblickend auf Ihre persönlichen Erfahrungen können Sie sie natürlich individuell anpassen und umbenennen: 60 %-Regel oder 80 %-Regel.

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Ing. Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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