Das Blitz-Meeting am Morgen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Meetings gehören mit zu den größten Zeitdieben im (Büro-)Arbeitsalltag. Manchmal werden solche rein aus Gewohnheit einberufen. Die Notwendigkeit wird nicht hinterfragt.

Aber auch solche Besprechungen, die zur Ergebnis- und Entscheidungsfindung erforderlich sind, können sich unnötig in die Länge ziehen. Hier ist der Gesprächsleiter gefordert. Primär liegt es an ihm, wie effizient oder ineffizient ein Meeting abläuft.

Das Blitz-Meeting als Lösung

Eine besondere Form stellt das Blitz-Meeting dar. Ich nenne es einfach mal so aufgrund der Assoziation „schnell und effektiv wie der Blitz“.

Sinn und Zweck besteht darin, regelmäßige „Lage-Besprechungen“ in einem komprimierten Ablauf einzuberufen. Das Ganze findet gleich am Morgen statt. Damit werden mögliche Unklarheiten, die im Laufe des Tages zu Unterbrechungen führen können, bereits am Morgen aus dem Weg geräumt.

Ein Praxis-Beispiel

Als Beispiel für den Ablauf eines Blitz-Meetings sei hier ein Kleinunternehmen genannt, in welchem der Geschäftsführer aufgrund eines vollen Terminkalenders ständig außer Haus ist. Trotz dieser vielen Termine ist es unumgänglich, dass er über Fortschritte und Ergebnisse in seinem Unternehmen auf dem Laufenden bleibt.

Aufgrund des ständigen Termindrucks fällt ihm die stetige Kommunikation mit seinen Mitarbeitern schwer, die aber für Strategien, Entscheidungen und Maßnahmen unbedingt erforderlich ist.

So kann es auch vorkommen, dass es aufgrund der schweren Erreichbarkeit des Vorgesetzten und der daraus resultierenden fehlenden Entscheidungen zu kurzen Stillstandszeiten kommt.

Um dies zu vermeiden, empfehle ich ein tägliches Blitz-Meeting – am besten gleich am Morgen. Ein solches dauert in der Regel nicht länger als zehn bis fünfzehn Minuten. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Vorbereitung der teilnehmenden Mitarbeiter:

1. Alle Fragen und Unklarheiten werden notiert.
2. Alle für die Klärung notwendigen Informationen und Unterlagen werden gesammelt und aufbereitet.

Damit können bei dieser komprimierten Besprechung mögliche Antworten und Entscheidungen vom Vorgesetzten dargebracht und eventuelle Unklarheiten aus dem Weg geräumt werden.

Vorteile des Blitz-Meetings

Durch diese Vorgehensweise werden mögliche Stillstandszeiten aufgrund fehlender Entscheidungen verhindert und der von einem Termin zum anderen eilende Vorgesetzte wird nicht ständig durch telefonische Anfragen seiner Mitarbeiter gestört.

Weiters ist der Vorgesetzte so immer auf dem Laufenden und kann damit gegebenenfalls rechtzeitig entgegensteuern, wenn etwas nicht in die gewünschte Richtung läuft. Denn viele schwerwiegende Fehler in einem Unternehmen basieren auf zu spätes Reagieren.

Und noch etwas: Ein solches Meeting muss nicht unbedingt durch Zusammensitzen erfolgen. Auch ein entsprechend vorbereitetes tägliches Telefonat – am besten immer zur gleichen Zeit – bei dem offene Punkte und Fragen geklärt werden, erfüllt seinen Zweck.

Denn Kommunikation ist das Um und Auf – und das gilt insbesondere in einem Unternehmen.

Natürlich lässt sich so ein Kurzmeeting nicht in jedem Unternehmen einführen. Faktoren wie Größe des Unternehmens und Aufgabenbereich spielen dabei eine wesentliche Rolle.

In welchem Intervall das Meeting stattfindet, ist unter anderem vom Aufgabenbereich, von Terminen und Fristen abhängig.