Korrekte Begrüßung: Wer grüßt wen zuerst?

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Mit der Begrüßung können Sie Ihrem Gegenüber – bewusst oder unbewusst – z. B. Wertschätzung, Respekt, Sympathie und Kommunikationsbereitschaft signalisieren.

Aber auch das genaue Gegenteil – eben abhängig davon, ob und wie Sie grüßen oder einen Gruß erwidern.

Allerdings können auch Unsicherheit, Unwissenheit und Achtlosigkeit Gründe dafür sein, dass Sie eine Person mit Ihrer Begrüßung ungewollt vor den Kopf stoßen. Eine „falsche“ Begrüßung ist in der Regel kein Drama. Dennoch können Ihnen daraus Nachteile entstehen.

Als Beispiel:

Sie werden irgendwo vorstellig, z. B. bei einem potenziellen Auftraggeber, Arbeitgeber oder Geschäftspartner. Legt diese Person großen Wert auf eine korrekte Begrüßung und Sie machen in diesem Zusammenhang alles richtig, haben Sie gute Karten in der Hand. Treten Sie allerdings bereits bei der Begrüßung ins Fettnäpfchen, dann müssen Sie im weiteren Gesprächsverlauf erst wieder Boden gewinnen.

Wer reicht zuerst die Hand zur Begrüßung?

Unterschiede in der verbalen und der „physischen“ Begrüßung

Im Folgenden einige Umgangsregeln, die es für die richtige Begrüßung zu beachten gilt.

Vorab: Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der verbalen (z. B. das gesprochene Grußwort) und der „physischen“ Begrüßung (z. B. das Händereichen).

Verbale Begrüßung: Wer grüßt wen zuerst?

Das ist die Kernfrage! Wenn Sie unsicher sind, gehen Sie so vor:

Ohne groß über die richtige Begrüßungsreihenfolge nachzudenken, grüßen Sie einfach zuerst. Damit liegen Sie immer richtig – unabhängig davon, ob die andere Person ranghöher, rangniedriger, jünger, älter, weiblich oder männlich ist.

Diese Begrüßungsregeln sollten Sie kennen

Es gibt noch einige Begrüßungsregeln (oder besser Empfehlungen):

1. Die Person, die den Raum betritt, grüßt immer zuerst, unabhängig von Rang und Geschlecht. Wenn Sie also ein Wartezimmer, einen Fahrstuhl, ein Abteil, einen Meetingraum, … betreten, grüßen SIE die Anwesenden zuerst.
2. Begrüßungsreihenfolge nach Hierarchieebene: Begegnen sich zwei Personen von unterschiedlicher Hierarchieposition, grüßt zuerst die rangniedrigere Person – z. B. gemäß der Unternehmenshierarchie grüßt zuerst der Abteilungsmitarbeiter den Abteilungsleiter, der Abteilungsleiter den Filialleiter, der Filialleiter die Firmeninhaberin etc.
3. Mit gleicher Grußformel den Gruß erwidern: Werden Sie z. B. mit Guten Tag begrüßt, grüßen Sie mit der gleichen Grußformel zurück. Wenn Sie hingegen etwa mit Grüß Gott (wie hier in Österreich gebräuchlich) antworten, kann das belehrend und arrogant wirken.
4. Bei mehrmaligem Treffen am Tag reicht ein freundliches Nicken oder ein Lächeln.

Und wie ist es mit der Begrüßung per Handschlag?

Der verbalen Begrüßung folgt oft die Begrüßung per Händedruck. Dabei sollten Sie Folgendes beachten:

1. Beim Händereichen ist die Reihenfolge gegensätzlich (!) zu der verbalen Begrüßung: Laut Knigge reicht zuerst immer die ranghöhere Person die Hand zur Begrüßung, z. B. der Vorgesetzte dem Mitarbeiter. Es bleibt dem Ranghöheren überlassen, ob er überhaupt die Hand reicht. Bei gleicher Hierarchieebene reicht die ältere der jüngeren Person zuerst die Hand und die Dame dem Herren.
2. Umfassen Sie beim Händedruck die Hand des Gegenübers vollständig und schauen Sie der Person in die Augen. Die Hand wird dabei nicht geschüttelt, sondern nur gedrückt!
3. Der Händedruck soll nicht zu fest aber auch nicht zu schwach ausfallen.
4. Eine Hand in der Hosen- oder Jackentasche ist beim Handschlag tabu, auch wenn der eine oder andere dadurch mit Coolness punkten möchte.
5. Früher galt: Nur die Männer stehen bei der Begrüßung auf, um die Hand zu reichen. Frauen können sitzen bleiben. Heutzutage stehen sowohl Männer als auch Frauen bei der Begrüßung auf. Bei bestehender Vertrautheit – z. B. wenn ein Kollege den Besprechungsraum betritt –, können die Gegrüßten sitzen bleiben.
6. Bekommen Sie an Ihrem Schreibtischarbeitsplatz Besuch, stehen Sie auf und begeben Sie sich zur Begrüßung davor. Eine mögliche Signalwirkung, wenn Sie hinter Ihrem Schreibtisch verharren: „Bleib mir auf Distanz!“

Schauen Sie mir in die Augen!

Sowohl für die verbale als auch physische Begrüßung gilt: Sehen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen. Der direkte Augenkontakt wirkt ehrlich, zeugt von Respekt und fördert die Kommunikationsbereitschaft.

Ein ausweichender Blickkontakt hingegen wirkt alles andere als vertrauensvoll. Eine Person, die einem nicht in die Augen sehen kann, vermittelt den Eindruck, dass sie etwas im Schilde führt, unehrlich oder unsicher ist.

Das erste Mal – die richtige Begrüßung beim Vorstellen

Es spielt natürlich eine Rolle, ob sich zwei Gesprächspartner schon lange Zeit kennen oder das erste Mal aufeinandertreffen. Bei einem ersten Kontakt fällt die Begrüßung generell formaler aus. Neben der verbalen Begrüßung in Kombination mit einem Handschlag geziemt sich die Nennung des vollständigen Namens, z. B.:

Guten Tag, mein Name ist Burkhard Heidenberger.

Führen Sie einen (akademischen) Titel, z. B. Dr., Dipl.-Ing., wird dieser bei der Eigenvorstellung nicht genannt.

Handelt es sich um ein berufliches Treffen, können Sie auch das Unternehmen, in dem Sie tätig sind sowie Ihre dortige Position oder Ihren Aufgabenbereich anführen. Damit bieten Sie dem Gegenüber gleich einen Gesprächsanknüpfungspunkt.

Und bei mehreren Personen im Raum?

Nehmen wir an, Sie kommen zu einer Besprechung, an der mehrere Personen teilnehmen. Einige Teilnehmer sind schon anwesend. Nun stellt sich die Frage: Wen zuerst begrüßen?

Begrüßen Sie zuerst die wichtigste, ranghöchste Person. Wenn Sie diese nicht ausmachen können, begrüßen Sie erst jene Person, die die Besprechung einberufen hat.

Sollte es bei den Besprechungsteilnehmern keine offensichtliche Hierarchie geben, stellen Sie sich den Anwesenden einfach der Reihe nach vor, beginnend bei einer Dame. Reichen Sie den Personen die Hand. Sie müssen nicht jeder Person Ihren Namen nennen, wenn sich die zu Begrüßenden in unmittelbarer Nähe befinden.

So vermitteln Sie Wertschätzung

Ein abschließender Tipp:

Merken Sie sich die Namen der Personen – evtl. mit einer Eselsbrücke. Das Merken des Namens und dessen Verwendung in einem folgenden Gespräch zeugt von Interesse an der Person und vermittelt ihr gegenüber Wertschätzung.