In MS Outlook automatisch Kategorien zuweisen

Zuletzt aktualisiert: 23.11.2022

In MS Outlook lassen sich Kategorien automatisch zuweisen.

Wenn Sie in Outlook auch die Kategorien zum Organisieren nutzen wollen, dann habe ich nun einen Tipp für Sie. Ich zeige Ihnen, wie Sie in Kategorien automatisch einem Element zuweisen können.

Nehmen wir an, Sie möchten, dass die E-Mails von einem bestimmten Absender (z. B. Chef) immer die gleiche Kategorie erhalten sollen. Das ist kein Problem.

So gehen Sie vor: 

1. Markieren Sie im Posteingang zuerst die E-Mail von jenem Absender, die zukünftig automatisch eine festgelegte Kategorie erhalten sollen:

   

2. Nachdem Sie die E-Mail markiert haben, klicken Sie im Menüband auf Regeln (1) und dann auf Regel erstellen (2):

   

3. Mit Klick auf Regel erstellen öffnet sich ein weiteres Dialogfeld. Setzen Sie dann einen Haken beim Absender (1) und klicken Sie dann auf Erweiterte Optionen (2): 
   
   
4. Wählen Sie nun im neuen Dialogfeld Regel-Assistent die Option “die Kategorie zugeordnet ist” aus (1) und klicken Sie dann im unteren Bereich auf den blauen unterstrichenen Text Kategorie (2):

   

5. Nun öffnet sich das Kategoriefenster, wo Sie eine vorhandene Farbkategorie auswählen können oder mit Klick auf Neu eine eigene Kategorie definieren können (z. B. “Chef”):

   

6. Dann noch die Eingabe mit OK bestätigen und auf Fertig stellen klicken. Das wars!
7. Zukünftig erhalten automatisch alle E-Mails vom entsprechenden Absender die definierte Kategorie.

Wie Sie nun gesehen haben, ist in Outlook die automatische Kategorie-Zuordnung keine Hexerei.