Wenn einer eine Geschäftsreise tut: Geschäftsreise planen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Eine Reise oder einen Urlaub zu organisieren, gehört ja nicht zu den leichtesten Aufgaben. Eine Geschäftsreise zu planen stellt für die zuständige Person in der Regel eine noch größere Herausforderung dar.

Denn so eine Dienstreise sollte möglichst pannenfrei ablaufen, da meist der Erfolg eines Geschäftsabschlusses im direkten Zusammenhang steht. Und genau deshalb werden an die für die Organisation verantwortliche Person hohe Anforderungen gestellt. Je mehr diese Person Erfahrung im Reisemanagement aufweisen kann, desto mehr Pannen können von vornherein ausgeschlossen werden.

Mit der richtigen Planung die Geschäftsreise entspannt(er) genießen …

Gut, nehmen wir an, Ihr Vorgesetzter beauftragt Sie mit der Planung der nächsten Geschäftsreise. Sie haben damit noch keine oder kaum Erfahrung. Wie am besten vorgehen?

Checkliste: Geschäftsreise planen

Folgend habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die Sie beim Planen zur Orientierung heranziehen können. Nehmen Sie am besten etwas zum Notieren und gehen Sie diese Checkliste Punkt für Punkt durch.

1. Vorabklärung

Zuerst gilt es, vorab einige Fragen zu beantworten, um die weiteren Schritte zu planen. Folgende Fragen bedürfen einer Klärung:

• Worin genau liegt der Zweck der Geschäftsreise?
• Wo führt die Reise hin, also das Reiseziel?
• Wie lange soll die Geschäftsreise dauern – genaue Terminfestlegung?
• Wer nimmt alles an der Reise teil, wie viele Personen?
• Wer sind die Geschäftspartner, die aufgesucht werden?

Stellen Sie am besten einen möglichst genauen Ablaufplan für die Reise auf. Beispiel einer Dienstreise mit Flug:

Tag 1:

Abfahrt zum Flughafen um … mit …
Ankunft am Flughafen um …
Abflug um … von … mit …
Ankunft um … in …

Machen Sie diese Aufstellung für jeden Tag der Geschäftsreise möglichst detailliert. Berücksichtigen Sie bei dieser Aufstellung auch jeden geplanten Termin.

2. Erfordernisse

Aus der Beantwortung der vorgenannten Fragen resultieren die weiteren Erfordernisse, wie notwendige Reisedokumente (Reisepass, Visum etc.), gesundheitliche Vorsorgemaßnahmen, Buchungen (Unterkunft, Verkehrsmittel, bei einem Rahmenprogramm entsprechende Veranstaltungen etc.), Zahlungsmittel.

3. Besorgungen

Nachdem Sie wissen, welche Vorbereitungen und Dokumente erforderlich sind, gilt es, diese zu organisieren.

4. Unterlagen zusammenstellen

Nun sind Sie schon ein ganzes Stück weiter. Zur Vorbereitung gehört auch das Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen:

• Reisedokumente, also alle Dokumente, die zur Einreise und für den Aufenthalt im betreffenden Land erforderlich sind (Reisepass, Visum, Versicherungsschein, Impfbescheinigungen, …), ebenso Flugticket, Fahrkarten etc.
• Geschäftspapiere: Dazu zählen sämtliche Unterlagen, die für die geschäftliche Tätigkeit, also den eigentlichen Zweck der Geschäftsreise, notwendig sind.
• Kontakteliste: Wichtige Kontaktdaten z. B. der Geschäftspartner, der Unterkunft, Erreichbarkeit bei Verlust der Kreditkarte etc.
• Reiseinformationen: Insbesondere dann, wenn man das erste Mal das Zielland bereist, schätzt man Informationen über Land und Leute, über Sitten und Umgangsformen. Hier bietet das Internet eine unerschöpfliche Quelle an nützlichen Informationen. Im Nu hat man eine kleine Mappe mit allem Wissenswerten zum Land, Stadtpläne, Landkarten zusammengestellt. Eventuell ist auch ein Wörterbuch sehr nützlich.

5. Gepäck

Für das Gepäck ist der Reisende üblicherweise selbst zuständig. Sie können Ihren Vorgesetzten aber auf erforderliche Utensilien hinweisen, die er auf keinen Fall vergessen darf: Adapter, Ladegeräte, Ersatzbatterien etc.

6. Abschluss-Check

Wenn Sie nun alle Vorbereitungen so weit abgeschlossen haben, gehen Sie den erwähnten Ablaufplan nochmals detailliert durch.

Denn der Teufel steckt meist im Detail. Fragen Sie sich bei jedem Punkt, was hier schief gehen könnte und wie man die mögliche Panne von vornherein ausschließen kann.

Welche Möglichkeiten, welche Alternativen stehen beim Eintreten der Panne zur Verfügung?

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, lassen Sie Ihren Ablaufplan nochmals von mindestens zwei anderen Personen gegenprüfen.

Eine dieser Personen sollte auf alle Fälle der reisende Vorgesetzte sein, die andere eine nicht involvierte Person.

7. Vertretung klären

Wenn der Vorgesetzte auf Dienstreise geht, gilt es vorab auch zu klären, wer ihn in seiner Abwesenheit im Unternehmen vertritt, welche Person welche Verantwortung hat. Diese Zuteilung  obliegt in der Regel dem Vorgesetzten selbst.

Auch sollte geklärt sein, wer und wann den Vorgesetzten wie erreichen kann.

Wenn Sie nun das erste Mal so eine Geschäftsreise organisiert haben, machen Sie sich am besten Ihre eigene Checkliste. Denn eine Checkliste hat wesentliche Vorteile:

• man kann mit ihr Arbeitsvorgänge strukturieren
• sie hilft, nichts zu vergessen
• man muss sich in die Organisation nicht erst hineindenken
• sie macht auch umfangreichere Aufgaben delegierbar
• durch Abhaken werden Arbeitsvorgänge dokumentiert
• sie steigert die Effizienz
• sie verhindert das Wiederholen von Fehlern

Damit geht die Organisation das nächste Mal schon leichter von der Hand. Und mit jeder neuen Geschäftsreise können Sie Ihre Checkliste erweitern und gegebenenfalls anpassen.

In meinem Download-Bereich können Sie eine Geschäftsreise-Checkliste sowie über 70 weitere Vorlagen gleich herunterladen:

HIER geht’s zum Zeitblüten-
DOWNLOAD-Bereich

Über 70 Vorlagen, Mustertexte & Arbeitshilfen
– und sich damit Zeit, Nerven & Mühe sparen!