Geschäftsbrief: Die 7 häufigsten Fehler
Wie die Bezeichnung bereits verrät, ist ein Geschäftsbrief ein Brief, der zwischen zwei Geschäftspartnern, aber auch von einer Firma an eine Privatperson versendet wird.
Jeder Geschäftsbrief ist eine Art Visitenkarte Ihres Unternehmens.
Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass darin möglichst keine Fehler auftauchen. Denn Fehler, sowohl Grammatik- als auch Formfehler, werfen nicht unbedingt ein gutes Bild auf Ihr Unternehmen.
Mit jedem Geschäftsbrief hinterlassen Sie beim Empfänger einen Eindruck – der kann positiv oder negativ sein!
» Weiterführende Infos: Briefe richtig schreiben: So schreiben Sie einen Brief nach DIN 5008
Die 7 häufigsten Fehler in einem Geschäftsbrief
Welche der folgenden Fehler sind Ihnen in Geschäftsbriefen bereits untergekommen?
1. Rechtschreibfehler
Beginnen wir mit den Grammatikfehlern: Da kann der Brief von der Form her noch so perfekt sein – wenn sich darin Fehler aneinanderreihen, dann vermitteln Sie als Absender alles andere als einen positiven Eindruck.
Aber nicht nur auf den Absender fällt das schiefe Licht, sondern auch auf das Unternehmen, in dessen Namen das Schreiben verschickt wurde.
» Die häufigsten Rechtschreibfehler habe ich hier aufgelistet.
2. Falsche Anrede, falsch geschriebene Namen
Ein falsch geschriebener Name oder auch die falsche Anrede zeugen nicht unbedingt von Wertschätzung. Der Absender hat sich offensichtlich nicht die Zeit genommen, sich diesbezüglich zu informieren – so auf alle Fälle der vermittelte Eindruck.
3. Abkürzungen
Nicht nur, dass Abkürzungen oft missverständlich ausgelegt oder gar nicht verstanden werden, sie können auch als unhöflich interpretiert werden.
Nur als Beispiel: MfG. So viel Zeit muss einfach sein, um zumindest die Grußformel auszuschreiben.
4. Betreff
Der Ausdruck „Betreff“ hat gemäß DIN 5008 in einem Geschäftsbrief nichts mehr zu suchen.
Eine Betreffzeile gibt es weiterhin. Sie gibt Aufschluss über den Inhalt des Briefes. Diese Betreffzeile kann man mit Fettschrift hervorheben.
5. Fehlende Unterschrift
Mit der Unterschrift wird der Geschäftsbrief rechtsverbindlich. Aber schon allein aus Höflichkeitsgründen sollte der Geschäftsbrief persönlich unterzeichnet werden.
Unter der Unterschrift wird der Vor- und Nachname in Maschinenschrift geschrieben. Damit wird gewährleistet, dass der Empfänger auch bei einer unleserlichen Unterschrift den Namen des Absenders lesen kann.
6. An, Firma, z. Hd. können Sie sich sparen
Noch etwas zu der Empfängeradresse auf dem Umschlag. Ein Beispiel, wie sie heute nicht mehr üblich ist:
Firma
Zeitblüten OHG
z. Hd. Burkhard Heidenberger
Mondweg 31
1140 Wien
Und so schreibt man das Ganze heute:
Zeitblüten OHG
Herrn Burkhard Heidenberger
Mondweg 31
1140 Wien
Geht aus der Firmenbezeichnung hervor, dass es sich um ein Unternehmen handelt (z. B. „OHG“), wird in der Anschrift „Firma“ weggelassen. Ebenso wird heute auf „z. Hd.“ und „An“ verzichtet. Die Anrede „Frau“ bzw. „Herrn“ wird allerdings nicht weggelassen!
7. Fehlender Absender auf dem Umschlag
Der Absender soll auf dem Umschlag ersichtlich sein. Denn der Empfänger soll über den Absender in Kenntnis gesetzt sein, bevor er den Brief überhaupt öffnet.
Vorlage für einen Norm-Geschäftsbrief (Word)
In meinem Download-Bereich können Sie eine Word-Vorlage für einen Geschäftsbrief sowie über 70 weitere Vorlagen gleich herunterladen:
HIER geht’s zum Zeitblüten-
DOWNLOAD-Bereich
Über 70 Vorlagen, Mustertexte & Arbeitshilfen
– und sich damit Zeit, Nerven & Mühe sparen!
Buch-Tipp – sollte in keinem Büro fehlen:
Damit das Formulieren von Geschäftsbriefen leichter fällt – inkl.über 500 Textbausteine und Mustertexte:
Weitere Tipps für ein wirkungsvolles Schreiben:
Unterteilt nach den inhaltlichen Bausteinen eines Briefes habe ich abschließend hier weiterführende Tipps:
- Anrede: Tipps zur Anrede »
- Einleitungssatz: Tipps und Beispiele für Einleitungssätze »
- Sachinformation: Tipps zur Formulierung »
- Schlusssatz: Tipps und Beispiele für stilvolle Schlusssätze »
- Grußformel: Tipps für Grußformeln »
Weitere Vorlagen und Mustertexte:
Danke für ihre Infos. ;) Wo kann/sollte man denn den Absender positionieren?
Der Absender steht in der sogenannten Absenderzeile. Die Absenderzeile wird im Anschriftenfeld über der Empfängeradresse positioniert – in der Regel mit zwei Leerzeilen dazwischen. Als Beispiel:
Burkhard Heidenbeberger, Mondweg 31, 1140 Wien (=Absenderzeile)
Leerzeile
Leerzeile
Max Mustermann (=Empfängeradresse)
Straße
Postleitzahl
“Herrn” schreibt man aber heute nicht mehr – Herr schon….
Die männliche Anredeform in der Anschrift ist gemäß DIN 5008 immer noch „Herrn“, also Herrn bzw. Frau. Das „An“ wird allerdings weggelassen.
Wenn ich an ein Amt adressiere, für das es eine offizielle Abkürzung gibt, schreibe ich die Abkürzung überhaupt in die Adresse oder ausschließlich den kompletten Namen? Oder schreibe ich beides, also
Abkürzung
kompletter Name Amt
Ansprechpartner
Straße
PLZ Ort
Wie mache ich es richtig oder sogar nach DIN-Norm?
Hierzu gibt es keine klare Regelung. Sie können die Anschrift wie in Ihrem Beispiel – also mit Abkürzung und komplettem Namen – schreiben.
Vielen Dank, Herr Heidenberger, für Ihre rasche Antwort :-)
Bitte schön! :-)
Hallo Herr Heidenberger,
ich muss einen Serienbrief an den Vorstand verschiedener Unternehmen erstellen. Leider ist es so, dass sich hierunter auch etliche Unternehmen befinden, die bis zu fünf Vorstände haben. Lt. meiner Recherche sollten maximal 2 Ansprechpartner im Adressfeld erscheinen.
Schreibe ich in diesen Fällen:
An den Vorstand der
xyz GmbH
Straße
Ort
…
Sehr geehrte Herren,
..
Wobei mir persönlich diese Vorgehensweise zu anonym erscheint. Eine andere Überlegung wäre es, nur den Vorstandsvorsitzenden anzuschreiben, hier kann es jedoch sein, dass der Briefinhalt nicht in seinen spezifischen Aufgabenbereich fällt.
Die einzelnen Vorstände separat anzuschreiben kommt für uns nicht in Frage.
Können Sie mir eine Vorgehensweise empfehlen?
Herzliche Grüße und vielen Dank vorab.
Hallo Tina,
bis zu drei Personen können in der Anschrift genannt werden. Bei mehr als drei Personen gilt die Empfehlung, dass jede Person ein eigenes Schreiben erhalten sollte, das jeweils nur an sie gerichtet ist. Im Verteiler können dann die anderen Personen genannt werden, an die das Dokument ebenfalls gesendet wird.
Weil für Sie diese Variante nicht infrage kommt, würde ich „An den Vorstand der … “ adressieren.
Hallo Herr Heidenberger,
ich wurde gerade am Postamt aufs Schärfste unterrichtet hinsichtlich der Adressierung auf einem Brief. Ist es denn so falsch, wenn ich den Firmennamen zuerst schreibe, danach die Adresse und nach einem Abstand noch die Person anführe, an die das Schreiben gerichtet wird? Ich habe das mein Leben lang so gemacht – ich fand es auch immer besonders übersichtlich.
Herzliche Grüße und danke,
Sandra
Hallo Frau Pettersen,
die Person ans Ende der Anschrift zu stellen, ist tatsächlich nicht korrekt.
Grundsätzlich ist die Positionierung der Person auch davon abhängig, ob es sich um ein vertrauliches Schreiben handelt – also von wem im Unternehmen das Schreiben geöffnet werden darf:
Hallo Herr Heidenberger,
ich wurde vor Kurzem darauf hingewiesen, dass man im Adressfeld nicht mehr Herr/Frau schreibt. Lediglich der Vor- und Nachname etc. wird geschrieben. Ich finde aber nirgends einen aktuellen Hinweis diesbezüglich.
Auch wenn es altmodisch ist – ich wäre Ihnen sehr dankbar für eine Auskunft.
Freundliche Grüße
S. Weis
Hallo Frau Weis,
gemäß DIN 5008 wird Frau bzw. Herr in der Anschrift angeführt. Lediglich das vorangestellte “An” wird weggelassen. Richtet sich das Schreiben an ein Kind oder einen Jugendlichen bis 14 Jahre, kann auf Frau/Herr verzichtet werden.
Schöne Grüße
Burkhard
Hallo Herr Heidenberger,
wie sieht es mit der Anschrift seitens einer Behörde aus? Ich persönlich tue mir schwer, wenn ich als Behörde unsere Kundschaft anschreibe, die Bezeichnung “Firma” wegzulassen. Es werden ja auch Privatpersonen angeschrieben. Und auch wenn es sich um Namen handelt, jedoch tatsächlich eine Firma gemeint ist, z.B. ein e.K., möchte ich gefühlsmäßig etwas davorsetzen; nur bei Privatpersonen kommt bei mir außer Herr/Frau nichts davor.
Zudem geht der Unterschied zwischen Firmenname und Person m.E. etwas unter, wenn man es einfach “hintereinander wegschreibt”. Ich habe daher den Teil “zu Händen” daher immer kursiv geschrieben oder mit Gedankenstrichen eingerahmt, z.B.:
Firma
ABC Industrie GmbH
– z. Hd. Herrn Martin Groß –
Walkürenallee 17
12345 Berlin
Nach der Lektüre Ihrer Tipps möchte ich künftig auf das “z. Hd.” verzichten, dann wirkt es für mich aber irgendwie noch undifferenzierter… Eine allgemeine interne Vorgabe zu diesen Details gibt es nicht, daher wäre ich für Ihre Meinung bzw. ggf. Kenntnisse aus der Behördenwelt dankbar.
Mit freundlichem Gruß,
Martin S.
Hallo Martin,
wenn aus dem Namen eindeutig hervorgeht, dass es sich um eine Firma handelt (z. B. ABC Industrie GmbH), können Sie in der Anschrift „Firma“ IMMER weglassen. Dies entspricht auch der Empfehlung der DIN 5008.
Auf die Gedankenstriche und die Kursivschrift sollten Sie bei der Namensnennung auch verzichten, da sie nicht der DIN 5008 entsprechen.
Die korrekte Anschrift nach DIN 5008 an Ihrem Beispiel:
ABC Industrie GmbH
Herrn Martin Groß
Walkürenallee 17
12345 Berlin
Die korrekte Anschrift bei einer Privatperson:
Herrn
Martin Groß
Walkürenallee 17
12345 Berlin
Schöne Grüße
Burkhard
Ist bei der Adressierung von E-Mails über die jeweilige Eintragung im Adreßbuch (Adressbuch verwende ich aus Prinzip nicht)
Max Mustermann
oder
Herrn Max Mustermann
richtig?
Max Mustermann ist korrekt.