Gedächtnisprotokoll schreiben: 7 Schritte & Tipps (inkl. Vorlage)

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation Leichter lernen & merken“:

Sicher kennen Sie das: Ein Vorfall, der schon länger zurückliegt, wird plötzlich von Bedeutung.

An die Details können Sie sich aber kaum noch erinnern. Denn je länger das Ereignis zurückliegt, umso mehr verblassen die Erinnerungen daran.

Dies kann sich im Zusammenhang mit dem Vorfall zu Ihrem Nachteil auswirken.

„Wie war das genau? Wenn ich mich bloß erinnern könnte!“

Was tun?

Sie fragen vielleicht andere in dieses Geschehen involvierte Personen. Aber das ist so eine Sache. Häufig erhalten Sie dann Darstellungen, die von Ihren persönlichen, noch vorhandenen Erinnerungen erheblich abweichen.

Denn die Wahrnehmung und in weiterer Folge die Erinnerung sind immer subjektiv.

Wenn Sie hingegen auf ein Gedächtnisprotokoll (auch Erinnerungsprotokoll genannt) zurückgreifen können, das Sie unmittelbar nach dem Ereignis verfasst haben, wird Ihnen das als wertvolle Erinnerungshilfe, als Gedächtnisstütze dienen. Deshalb: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, ein Gedächtnisprotokoll zu schreiben.

Ein solches Protokoll ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Geschehen eintritt, bei dem mit (negativen) Folgen zu rechnen ist. Beispiele:

• Unfall,
• Schadensfall,
• getroffene mündliche Vereinbarungen,
• außergewöhnliche Beobachtung,
• wichtiges Gespräch (z. B. mit Vorgesetzten),
• Vorfall mit der Behörde,
• Streitfall etc.

Mit einem Gedächtnisprotokoll beugen Sie der Gefahr vor, dass Sie im Zusammenhang mit dem Vorfall für Sie wichtige Punkte einfach vergessen.

Was genau ist ein Gedächtnisprotokoll?

Ein Gedächtnisprotokoll ist die schriftliche, subjektive Darstellung eines Vorfalls auf Basis der persönlichen Erinnerungen bzw. Aufzeichnungen (z. B. Notizen).

Diese Sonderform eines Protokolls dient primär privaten Zwecken und ist in der Regel nicht für die Weitergabe an andere Personen bestimmt. Deshalb unterliegt das Gedächtnisprotokoll auch keiner besonderen Form.

Im Grunde ist dieses Protokoll nichts anderes als die schriftliche Erinnerung an ein Ereignis bzw. einen Vorfall. Die Erinnerung wird aus dem Gedächtnis zu Papier oder in ein Textdokument (EDV) gebracht.

Und Folgendes ist klar:

• Je zeitnaher das Niederschreiben nach dem Vorfall erfolgt, desto ausführlicher wird es Ihnen aufgrund der noch frischen Erinnerungen gelingen.
• Je mehr wichtige Details Ihr Erinnerungsprotokoll enthält, desto größeren Nutzen werden Sie daraus ziehen können.

Tipp:

Kommt es zu einem heiklen Vorfall, halten Sie möglichst zeitnah relevante Details fest. Hierzu können Sie auch die Aufnahmefunktion des Smartphones nutzen, das heute meist ohnehin jeder ständig bei sich hat.

Sprachnotizen, Fotos, Videos – all das kann Ihnen als Grundlage und wichtige Ergänzung für das Gedächtnisprotokoll dienen.

Auch schriftliche Notizen sind hilfreich. Ich nutze beispielsweise in der täglichen Arbeit mein Superbuch. Die Notizen darin konnte ich schon häufig für ein Gedächtnisprotokoll heranziehen.

Gedächtnisprotokoll schreiben: 7 Schritte & Tipps

Es bedarf keiner besonderen Form und Struktur, da es in der Regel nur für private Zwecke als persönliche Erinnerungshilfe genutzt wird.

Sie können also einfach drauflos schreiben, ohne Berücksichtigung einer bestimmten Form und Chronologie. Also alles zu Papier oder in ein Textdokument bringen, was Ihnen zu dem entsprechenden Vorfall in den Sinn kommt.

Trotzdem empfiehlt sich auch beim Verfassen des formlosen Erinnerungsprotokolls ein strukturiertes Vorgehen:

1. Informationen zusammentragen

Tragen Sie zuerst sämtliche Aufzeichnungen (z. B. Notizen) zum Vorfall oder andere Unterlagen (E-Mails, Belege, …) zusammen, falls es solche gibt.

2. Form der Protokollierung festlegen

Nehmen Sie ein Blatt Papier und einen Stift zur Hand oder öffnen Sie ein Dokument im Textverarbeitungsprogramm (z. B. MS Word).

3. Erinnerungen in Stichworten notieren

Notieren Sie nun sämtliche Erinnerungen und Gedanken in Stichworten, die Ihnen zu der Handlung einfallen, ohne eine bestimmte Reihenfolge zu beachten. Jedes Stichwort bzw. jeden Stichwortsatz in einer neuen Zeile.

Auch wenn Ihnen dann nichts mehr einfällt, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Notizen fortführen. Denn allein durch das Niederschreiben wird das Gedächtnis aktiviert und mit der Zeit werden Sie sich an weitere Details erinnern.

4. Notizen chronologisch ordnen

Nun bringen Sie die Stichwortsätze entsprechend dem Ereignisablauf in eine chronologische Reihenfolge. Im Textverarbeitungsprogramm ist das einfach per Verschieben möglich, auf dem Papier können Sie die einzelnen Sätze entsprechend nummerieren.

5. Stichwortprotokoll: Datum und Uhrzeit ergänzen

Nachdem Sie nun eine chronologische Stichwortliste vor sich haben, ergänzen Sie – soweit nachvollziehbar und relevant – die Stichwortsätze mit Datum und (ungefährer) Uhrzeitangabe. Beispiel:

27.10.20.., 10:30 Uhr: Ich zur Chefin ins Büro.

Mir mitgeteilt, dass 4 Stellen in der Abteilung abgebaut werden.

Mir die letzten Quartalszahlen gezeigt. Meine Zweifel angebracht und ihr gesagt, dass […]

Ihre wortwörtliche Antwort: „[…]!“

In der Mittagspause auf dem Weg in die Mensa Emma erzählt, dass […]

27.10.20.., 15:30 Uhr: E-Mail von Abteilungsleiter bez. […] erhalten.

…

28.10.20.., 15:00 Uhr: Betriebsrat kurzfristig Meeting einberufen.

29.10.20..: Folgende Personen nicht in der Arbeit erschienen:

30.10.20.., ca. 8:15 Uhr: Anruf von Filialleiter in der Sache […]. Vereinbart, dass […]

…

6. Vom Stichwort- zum Gedächtnisprotokoll

Diese chronologisch sortierten Notizen stellen ein Stichwortprotokoll dar. Nun können Sie auf Basis dieser Notizen ein ausführliches Gedächtnisprotokoll schreiben.

Beginnen Sie mit der Überschrift „Gedächtnisprotokoll“ und dem aktuellen Datum der Niederschrift.

Wien, den […] 

Gedächtnisprotokoll: Kündigungen in der Abteilung […]

Nachdem ich am Dienstag, den 27.10.20.., in die Firma kam, teilte mir die Sekretärin mit, dass mich die Chefin um 10:30 Uhr in ihrem Büro zu sprechen wünscht. Die Sekretärin konnte oder wollte mir nicht sagen, um was es geht: „Ich habe keine Ahnung.“ Als ich dann pünktlich ins Büro der Chefin kam, […]

Sie können auch Ihre Meinung oder Emotionen darin festhalten:

Besonders geärgert hat mich […]

7. Abschlusskontrolle

Werfen Sie abschließend einen prüfenden Blick auf Ihre Niederschrift.

Stellen Sie sich vor, Sie werden von einer kritischen Person zu dem Vorfall befragt.

Beantwortet Ihr Protokoll folgende W-Fragen im Zusammenhang mit dem Geschehen? Die Fragen können Sie bei Bedarf entsprechend anpassen:

• WAS genau ist geschehen?
• WANN?
• WARUM, was war der Auslöser, die Ursache?
• WER war beteiligt, anwesend?
• WIE hat wer reagiert?
• WELCHE Folgen hatte der Vorfall?

Gedächtnisprotokoll-Vorlage zum Herunterladen

Die folgende Vorlage können Sie herunterladen und für Ihre Anforderungen anpassen:

Download Vorlage
Gedächtnisprotokoll

Fazit

Gewöhnen Sie sich vor allem bei außergewöhnlichen Vorkommnissen an, dazu möglichst viele Notizen (in Stichworten) zu machen. Diese werden Ihnen später als nützliche Grundlage für ein Gedächtnisprotokoll dienen.

Das Protokoll ist eine wertvolle Erinnerungshilfe und wird Ihnen genau deshalb von großem Nutzen sein – gemäß dem Sprichwort „Wer schreibt, der bleibt“.

Auch wenn es meist nur zur eigenen Verwendung dient und deshalb keiner besonderen Form bedarf, empfiehlt sich eine strukturierte, chronologische Protokollierung.

Wenn Ihr Protokoll von anderen gelesen werden soll, achten Sie unbedingt auf eine sachliche Darstellung. Beleidigungen oder Beschuldigungen haben darin nichts verloren.

Bei Bedarf können Sie auf Basis Ihres privaten Gedächtnisprotokolls, das Sie nur zu Ihrer eigenen Verwendung niederschreiben, eine neutrale Variante zur Weitergabe an andere Personen verfassen.

Zur Aufbewahrung: Legen Sie ALLE Ihre Gedächtnisprotokolle an EINEM Ort ab, sodass Sie bei Bedarf nicht erst lange suchen müssen und sofort Zugriff haben.