Fehlzeiten Mitarbeiter → Ursachen, Werte, Berechnung

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Die 7 typischen „Bürokrankheiten“ habe ich bereits in einem Beitrag aufgelistet. Und Krankheiten führen zu Fehlzeiten von Mitarbeitern. Aber bevor ich mich im Detail den weiteren möglichen Ursachen widme, zuerst eine Definition:

Mit Fehlzeiten (gemessen in Stunden oder Tagen) bezeichnet man im Unternehmensbereich die Abwesenheit eines Arbeitnehmers vom Arbeitsplatz.

Passend dazu eine Analogie zum Fiebermessen:

Zeigt das Fieberthermometer eine erhöhte Temperatur, ist das ein Anzeichen dafür, dass im Körper etwas „nicht stimmt“. Steigt die Fehlzeitenquote an, deutet das darauf hin, dass im Unternehmen etwas nicht so läuft, wie es laufen sollte.

Vier Ursachen

Die Abwesenheit kann grundsätzlich vier Ursachen haben:

1. gesundheitliche Gründe
2. fehlende Motivation
3. Weiterbildungsmaßnahmen, Urlaub etc.
4. private Umstände/Ereignisse (Vorfall in der Familie, …)

Fehlzeiten resultierend aus fehlender Motivation sind für den Unternehmer nicht so einfach auszumachen und werden in der Regel als krankheitsbedingte Abwesenheit erfasst.

Behalten Sie die Fehlzeitenquote auf dem Schirm

Wenn Sie ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein Team leiten und Sie bemerken einen Anstieg der Fehlzeiten, dann sollten Sie das als Warnsignal wahrnehmen.

Denn die Krankenstände der Belegschaft können als Indikator für die Arbeitszufriedenheit bzw. als Hinweis für Probleme dienen. Deshalb sollten Sie die Fehlzeiten stets auf dem Radar haben.

In kleineren Unternehmen lässt sich aufgrund der überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern meist relativ einfach feststellen, wenn es in der Belegschaft Probleme gibt bzw. die Mitarbeiterzufriedenheit abnimmt.

Anders in größeren Firmen mit zahlreichen Mitarbeitern. In diesen Unternehmen ist es umso wichtiger, die Fehlzeiten im Auge zu behalten und bei einer Zunahme genau zu analysieren, in welchen Bereichen (Abteilungen, Filialen, …) und warum es zu einem Anstieg der Abwesenheiten gekommen ist.

Um die Zunahme der Fehlzeitenrate als Warnsignal zu interpretieren, dürfen die unter Punkt 3 genannten Ursachen (Weiterbildungsmaßnahmen, Urlaub etc.) natürlich nicht in die Quotenberechnung mit einfließen, ebenso Abwesenheiten durch beispielsweise eine grassierende Grippewelle.

Ursachen für die Zunahme der Fehlzeiten

Nun zu den möglichen Gründen für den Anstieg der Fehlzeiten/Krankenstände – dazu einige Beispiele:

• die Stressbelastung und der Leistungsdruck der Mitarbeiter haben zugenommen (Stressoren beachten!)
• interne Umstrukturierungen, die zu einer Minderung der Arbeitszufriedenheit führen
• Veränderung der Arbeitssituation und/oder Arbeitsbedingungen (mehr Überstunden, …)
• Intrigen, Mobbing
• Führungswechsel (z. B. ein neuer Vorgesetzter mit mangelnder Führungskompetenz)

Berechnung und Vergleich der Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote gibt den Anteil der Fehlzeiten zur Sollarbeitszeit an.

Die Ermittlung der Fehlzeitenquote ist relativ einfach und bedarf kaum Aufwand, da die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen ohnehin softwaremäßig erfolgt. In der Regel reichen wenige Klicks, um die Fehlzeitenquote für einen bestimmten Zeitraum auszuwerfen und sie Vergleichszeiträumen gegenüberzustellen.

Nur so lässt sich ein eventueller Trend ausmachen, um bei Bedarf rechtzeitig entgegensteuern zu können.

Die Fehlzeitenquote ermittelt sich anhand folgender Formel:

Fehlzeitenquote = Fehlzeit : Sollarbeitszeit x 100 %

Das Ganze etwas anschaulicher dargestellt:

Um eine Quote zu bewerten, muss sie jener von anderen Berechnungszeiträumen bzw. der durchschnittlichen Quote gegenübergestellt werden. Das könnte dann so aussehen:

Arbeitsjahr 2016: 2,31 % Fehlzeitenquote

Arbeitsjahr 2017: 2,28 % Fehlzeitenquote

Arbeitsjahr 2018: 2,25 % Fehlzeitenquote

Arbeitsjahr 2019: 2,32 % Fehlzeitenquote

Arbeitsjahr 2020: 3,14 % Fehlzeitenquote

Arbeitsjahr 2021: 2,29 % Fehlzeitenquote

Das ergibt eine Durchschnittsquote von 2,43 %

Die Fehlzeitenquote für das Arbeitsjahr 2016 beträgt 3,14 %.

Sie liegt also deutlich über dem Durchschnittswert. Nun gilt es, diese Zunahme gründlich zu analysieren:

1. Lässt sich diese Zunahme auf eine Abteilung, ein Team oder auf einen Unternehmensbereich eingrenzen?
2. Welche Veränderungen gab es (in diesem Bereich), z. B. neue Führungskraft, neuer Auftrag, problembehaftetes Projekt?
3. Gab es strukturelle Veränderungen?
4. Hat sich an den Arbeitsbedingungen etwas geändert?
5. Gibt es Mitarbeiter mit einer auffällig hohen Abwesenheit?

Um frühzeitiger einen Trend zu erkennen, ist es sinnvoller, kürzere Vergleichszeiträume heranzuziehen (z. B. jeweils das erste, zweite … Quartal der Vorjahre).

Fehlzeiten haben immer negative Auswirkungen

Mögliche Folgen, wenn Mitarbeiter für eine (längere) Zeit ausfallen:

• Der Arbeitgeber muss zusätzliches (Leih-)Personal einstellen mit allen daraus resultierenden Erfordernissen (Einarbeitungszeit, Mehrkosten, zusätzlicher Organisations- und Verwaltungsaufwand, …)
• Mitarbeiter müssen Überstunden machen, um den Ausfall zu kompensieren, Leistungsdruck und Unzufriedenheit nehmen zu, negativer Einfluss auf das Betriebsklima
• Terminverzögerungen oder Lieferschwierigkeiten, weil Leistung nicht rechtzeitig erbracht werden kann, dadurch Beeinträchtigung der Kunden- bzw. Auftraggeberzufriedenheit und der Unternehmensreputation

Für den Arbeitgeber bedeutet der Ausfall eines Mitarbeiters stets auch eine Lohnfortzahlung ohne Gegenleistung. (Erkrankt ein Arbeitnehmer, erfolgt in den ersten sechs Wochen – dieser Zeitraum gilt für Deutschland und Österreich – die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Danach übernimmt die gesetzliche Krankenversicherung und zahlt einen Prozentsatz vom letzten Bruttogehalt.)

Mitarbeiterzufriedenheit und Fehlzeiten

Die folgenden drei etwas überzeichneten Beispiele sollen verdeutlichen, dass die Mitarbeiterzufriedenheit auch einen wesentlichen Einfluss auf die Fehlzeiten hat:

1. Emma geht in ihrer Tätigkeit auf, die Arbeit bereitet ihr Freude, sie kommt mit den Kollegen gut aus, erhält von den Vorgesetzten Anerkennung und Wertschätzung vermittelt.
2. Jakob steht permanent unter Leistungsdruck und Stress, eine Besserung der Arbeitssituation ist nicht in Sicht, im Team herrscht ein schlechtes Arbeitsklima.
3. Julian geht einer Tätigkeit nach, die ihn weder belastet noch herausfordert. Er arbeitet in einem Konzern und fühlt sich als eine „Nummer unter vielen“.

Überträgt man diese Arbeitsumstände auf eine größere Anzahl an Mitarbeitern, welche Gruppe wird wohl die höchste Fehlzeitenquote aufweisen – die Emma-, Jakob- oder Julian-Gruppe?

Ohne es nun direkt mit Daten zu belegen, gehe ich mal stark davon aus, dass sich die Fehlzeitenquote so verhält:

Die Emma-Gruppe wird die geringste Rate aufweisen, denn Fehlzeiten bedingt durch mangelnde Motivation oder durch Krankheiten, die aus einer psychischen Belastung und permanenter Überforderung am Arbeitsplatz resultieren (Burnout, …), entfallen.

Dann folgt wohl die Julian-Gruppe. Hier steht die mangelnde Motivation im Vordergrund. Den Mitarbeitern dieser Gruppe fehlt das Gefühl des Gebrauchtwerdens, die Anerkennung und sie weisen dadurch wahrscheinlich auch ein geringeres Pflichtbewusstsein gegenüber dem Arbeitgeber auf.

Permanente Belastungen (Stress, Leistungsdruck, …) und Überforderung führen über kurz oder lang zu psychischen und/oder körperlichen Beschwerden. Deshalb wird die Jakob-Gruppe über einen längeren Zeitraum betrachtet auch die meisten Krankheitstage aufweisen.

Fehlzeiten minimieren bzw. der Krankenstand reduzieren

Wenn es bereits zu einer Zunahme der Fehlzeitenrate gekommen ist, gilt es im ersten Schritt, die genaue Ursache zu ermitteln und diese in weiterer Folge auszuräumen.

Aber es gibt auch Präventivmaßnahmen, um die Fehlzeiten auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Hierzu zählen:

1. sämtliche Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung – Beispiele und Tipps habe ich hier aufgelistet
2. Mitarbeitergespräche führen (Sensibilisierung für das Thema Fehlzeiten, Wünsche von Mitarbeitern berücksichtigen, Wertschätzung und Anerkennung kommunizieren)
3. sorgfältige Mitarbeitereinstellung (möglichst motivierte Mitarbeiter aufnehmen)
4. Mitarbeiter ihren Stärken entsprechend einsetzen
5. negative Einflussfaktoren auf das Betriebsklima ausmachen und einschränken
6. Arbeitsplatzbedingungen optimieren (ergonomische Ausstattung/Ausrichtung, Raumklima)
7. Wohlfühlambiente schaffen (Büropflanzen, Raumfarben)
8. Führungskräfte hinsichtlich Führungskompetenzen schulen

In einigen Unternehmen werden auch Anwesenheitsprämien als Mittel zum Zweck eingesetzt: Wenn ein Mitarbeiter über einen definierten Zeitraum keine Fehlzeiten aufweist, erhält er die Prämie, z. B. 100 €. Schwerwiegende Krankheiten werden aus dieser Prämienvereinbarung ausgeschlossen. Hier ist meiner Meinung nach aber Vorsicht geboten, schon allein aus arbeitsrechtlichen Aspekten.

Fazit: Wie ein Fieberthermometer …

Die Fehlzeitenquote ist vergleichbar mit der Temperatur am Fieberthermometer:

Zeigt das Fieberthermometer eine erhöhte Temperatur, ist das in der Regel ein eindeutiges Anzeichen dafür, dass – etwas vereinfacht ausgedrückt – im Körper etwas „nicht stimmt“. Steigt die Fehlzeitenquote an, deutet das auch darauf hin, dass im Unternehmen etwas nicht so läuft, wie es laufen sollte.

Eine Zunahme der Abwesenheiten ist (fast) immer ein Warnsignal, das nicht unberücksichtigt bleiben darf. Nur wenn Sie die genauen Ursachen kennen, haben Sie die Möglichkeiten, die Fehlzeitenquote wieder zu reduzieren.

Um es aber gar nicht so weit kommen zu lassen, sollten Sie in Ihrem Unternehmen auch stets das Wohl Ihrer Angestellten im Auge behalten. Im Grunde lässt sich die Essenz auf folgende Kernaussage herunterbrechen:

Je höher die Mitarbeiterzufriedenheit, desto geringer die Fehlzeitenquote.