Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:
Ich habe es selbst schon erlebt:
Mit der richtigen Einführung am ersten Tag im neuen Unternehmen schafft man fruchtbaren Boden für eine gute zukünftige Zusammenarbeit.
Stellen Sie sich Ihren ersten Arbeitstag in einem Unternehmen vor. Sie werden bei der Eingangstür gleich „abgefangen“ und direkt zu Ihren neuen Arbeitsplatz gedrängt und mit einem Berg an Unterlagen und Aufgaben konfrontiert.
Wie würden Sie sich dabei fühlen? Die anfängliche Motivation würde voraussichtlich schnell in Frustration wechseln.
Je gründlicher die Einarbeitung, desto weniger
Fragen bleiben offen – gut für beide Seiten!
12 Tipps für eine gelungene Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Sind Sie UnternehmerIn oder für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig? Mit folgender Checkliste wird Ihnen die Einführung optimal gelingen.
In der folgenden Auflistung gehe ich einfach mal von einer neuen Mitarbeiterin aus.
- Vor Antritt der neuen Arbeit muss die Mitarbeiterin darüber informiert sein, wann und wo sie hinkommen soll und/oder bei wem sie sich melden soll.
- Sie wird vom Vorgesetzten persönlich begrüßt und herzlich willkommen geheißen. Das schafft einen angenehmen Start.
- Schlagen Sie der neuen Mitarbeiterin gleich bei der Begrüßung vor, sich während der Einführung Notizen zu machen. Keiner kann sich alles merken. Insbesondere am ersten Tag prasselt eine Flut an neuen Informationen hernieder. Ich habe selten erlebt, dass sich neue Mitarbeiter, z. B. bei einem Rundgang, Notizen machen. Wahrscheinlich auch deshalb, weil sie nicht vergesslich erscheinen möchten. Machen SIE also den Vorschlag! Am besten, Sie stellen der Neuen hierfür gleich einen Block zur Verfügung.
- Beim Rundgang im Unternehmen werden die Kollegen und die Ansprechpartner in den diversen Angelegenheiten vorgestellt.
- Stellen Sie der neuen Mitarbeiterin – wenn möglich – eine Mentorin zur Seite. Diese unterstützt sie insbesondere in der Anfangszeit und steht ihr bei Problemen und Fragen zur Verfügung.
- Der neuen Mitarbeiterin werden die Unternehmensstruktur und Kommunikationswege erläutert.
- Sie wird in interne Regelungen eingewiesen (Qualitätsstandards, Arbeitszeiten, Rauchen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Pausen, …).
- Sie weiß, wo sie was findet/bekommt (Arbeitsmittel, Informationen, Anleitungen etc.).
- Sie wird hinsichtlich Benutzung der Arbeitsgeräte (Telefonanlage, PC, Kopierer, …) eingewiesen. Entsprechende Zugänge, Passwörter, E-Mail-Adresse stehen dafür natürlich bereit.
- Die erforderlichen Schlüssel bzw. die Zugangskarte wird übergeben.
- Und erst dann bekommt sie die erste Aufgabenstellung zugeteilt.
- Bei einem gemeinsamen Mittagessen können weitere, während der ersten Stunden aufgetauchte Fragen beantwortet werden.
Wenn Sie diese Punkte beachten, wird die neue Mitarbeiterin mit Elan die Arbeit beginnen und sich nicht orientierungslos am Schreibtisch zurückziehen.
Hier klicken für weiterführende praxisbewährte Impulse & Tipps auf Zeitblüten:
- Wie wäre es mit einem Begrüßungsbrief für neue Mitarbeiter? [inkl. Muster]
- Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden, Fragen, Tipps, Vorlagen, Checklisten
- Onboarding Mitarbeiter → Checkliste, Mappe (Vorlage) & Mustertexte
- Jahresgespräch führen: Checklisten, Fragen, Vorlagen, Tipps, Leitfaden & Beurteilungsbogen
- Zielvereinbarungsgespräch führen: Vorlagen, Beispiele & 11 Tipps
Da ich selbst schon mehrmals neue Kollegen einarbeiten musste, finde ich diese Tipps sehr hilfreich. Wir selbst haben eine Checkliste, auf der genau diese Punkte (Kollegen vorgestellt, Gebäude gezeigt, Notfallpläne, Ansprechpartner, Einweisung bei den Geräten usw. aufgeführt sind), diese kann man dann einfach abarbeiten und ist sicher nichts vergessen zu haben.
Was für neue Kollegen in der Einarbeitungszeit sehr hilfreich ist, ist eine Sammlung von Arbeitshilfen. Diese Arbeitshilfen umfassen z.B. Anweisungen bei speziellen Programmen, Tipps wo was zu finden ist, wer Ansprechpartner bei div. Problemen ist, Druckprobleme zu beheben sind usw.. Gerade für jemanden der mit spezieller Software arbeitet, die nicht zum Standard gehört, ist es nicht einfach sich alle Befehle zu merken.
So habe ich z.B. eine Word-Datei für den Drucker erstellt. Dort sind einmal die Telefonnummern für die Bestellungen von Toner und für den Kundendienst bei Problemen zu finden.
Dann noch Erste-Hilfe-Hinweise von unserem Techniker. Diese Tricks kann ich schon mal anwenden, ohne ihn gleich anrufen zu müssen. Damit meine neue Kollegin nun auch weiß, welcher Knopf wann gedrückt werden muss, habe ich Fotos gemacht, zurechtgeschnitten, in Word eingefügt, Erklärungen dazu und mit Pfeilen versehen.
Einige Dinge kommen ja vielleicht nur einmal im Jahr vor. Auch diese habe ich mir notiert, screenshot dazu, Pfeile oder farbige Unterlegungen und schon ist dieser Hinweis auch gesichert.
So habe ich sehr viel Wissen, was ich im Laufe der Arbeitsjahre gesammelt habe, für die Einarbeitung meiner neuen Kollegin nutzen können.
Damit der sehr umfangreichen Ordner nicht zu unübersichtlich wird, habe ich die einzelnen Dateien entsprechend angelegt.
D = Drucker, S = Software, T = Text, P = Personen…..
D Drucker_Bestellungen.doc
D Druckerprobleme.doc
S Vorschau_Ansicht.doc
O Outlook_Einstellungen.doc
P Zentrale, Büromaterial
So kann ich per Suche immer die richtige Datei schnell suchen lassen. Dies hat meiner neuen Kollegin sehr geholfen und sie war schnell fit in allen Bereichen. Nun führt sie die Arbeitshilfen sich weiter.
So ist der Informationsverlust viel geringer und die Einarbeitung für beide Seiten leichter.
Ich habe vor ca. 7 Monaten, nach eine längere Erkrankung, in einem Seniorenheim wieder angefangen zu arbeiten. Und das als letzte Möglichkeit, nach 60 Bewerbungen. Ich wollte eine Halbtag-Stelle. Jetzt arbeite ich 12-14 Tage im Monat je 10 Stunden am Tag. Viel zu viel, wenn ich meine Erkrankung bedenke.
Die Pausen kann ich nicht einhalten, hetze hin und her zwischen Behandlungspflege, Pflegedokumentation, Arztvisiten, Zwischenfälle, Besprechungen, Telefonaten und unzufriedenen Angehörigen.
Der Anfang war eine Katastrophe: Am ersten Tag wurde meine Leiterin krank und ich musste sie vertreten, ohne den Wohnbereich zu kennen. Ich musste mich die ganze Woche durchkämpfen, die Kollegen waren mürrisch und unzufrieden, unfreundlich und kaum hilfsbereit.
Ich kannte die Bewohner nicht, musste mir selbst einen “Lageplan” erstellen, um mich nicht im riesigen Wohnbereich zu verirren, musste ständig fragen und machte einen sehr unglücklichen und unprofessionellen Eindruck. Mein Selbstbewusstsein war zerstört, ich zweifelte an meinen Fähigkeiten und an meiner Kompetenz.
Ich bekam Depressionen und habe ständig überlegt, zu kündigen. Habe ich aus Geldsorgen aber nicht gemacht. Allerdings bin ich in meinem Job immer noch unglücklich. Gott sei Dank konnte ich mich aus der Depression mit ein wenig Hilfe durch meinen Arzt befreien.
Der problematische Einstieg macht mir immer noch zu schaffen. Die fehlende Einarbeitung war nur sehr mühsam nachzuholen und ein unsicherer Ersteindruck ist leider später schwer zu reparieren.
Ich wollte nur einen Neustart und habe den Untergang erlebt!
Ich hätte mir gewünscht, so eine Einarbeitung zu haben, wie Sie in Ihrem Artikel beschreiben!
Mit freundlichen Grüssen,
M. Behr
Ich habe es in der Praxis oft so erlebt, wie es hier von einigen Leuten beschrieben wurde. Eine Einarbeitungsphase fand bei mir praktisch gar nicht statt, man war völlig mit sich und musste sich selbstständig durcharbeiten, keiner fühlte sich verantwortlich.
Meiner Meinung nach sollte so eine Checkliste in jeden Betrieb eingeführt werden. Meist sind Distanziertheit und ein schlechtes Personalmanagement die Ursache für ein unangenehmes Arbeitsklima, was auf Dauer nur Belastung erzeugt und keine wirkliche Freude an den kommenden Aufgaben und Herausforderungen, die sich einen stellen.
Ich würde mir wünschen, dass viele Betriebe weniger leistungsorientiert und mehr auf nachhaltiges Personalmanagement achten würden (sofern die Arbeitsqualität dadurch auf Dauer belastet wird). Das gilt für alle Branchen, vor allem für die Pflege- und Sozialbranche, wo man als Angestellte/r eigentlich Kompetenz von seinen Arbeitgeber erwarten darf.
Da bin ich ganz bei Ihnen! Danke!