Checkliste anlegen → Schritt für Schritt! (Anleitung, Vorlage & Beispiel)

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Ich bin ein Checklisten-Fan. Checklisten machen das Leben leichter. Sie unterstützen bei der Organisation und helfen beim „Zeitsparen“.

Die Bezeichnung Checkliste wurde von Piloten geprägt. Diese nutzen Listen, um alle Funktionen „abzuchecken“, um nichts zu vergessen. Denn gerade im Flugverkehr könnte das schwerwiegende, sogar letale Folgen haben.

Mit Checklisten strukturiert vorgehen und nichts vergessen …

Wozu Checklisten?

Vieles spricht für diese Art von Listen:

1. Sie können damit Arbeitsvorgänge strukturieren.
2. Sie helfen Ihnen, nichts zu vergessen.
3. Sie müssen sich in einen Arbeitsvorgang nicht jedes Mal neu hineindenken.
4. Umfangreichere Aufgaben sind damit leichter delegierbar.
5. Checklisten sind ein bewährtes Mittel gegen Aufschieberitis. Ein häufiger Grund für das Aufschieben besteht in der Unwissenheit bzw. Unsicherheit, wie man eine Aufgabe am besten angeht.
6. Durch Abhaken werden Arbeitsvorgänge dokumentiert.
7. Die Listen zeigen Lösungswege für Probleme.
8. Sie steigern Ihre Effizienz.
9. Mit einer Effizienzsteigerung geht in der Regel eine Kosten- und Zeitersparnis einher.

Natürlich sind diese genannten Vorteile einer Checkliste auch von der Art und vom Verwendungszweck abhängig und können deshalb von Fall zu Fall divergieren.

Checklisten wo einsetzen?

Nutzen Sie diese kleinen Organisationshilfen auch in Ihrer Arbeit? Wenn nicht, denken Sie einmal darüber nach, wo Sie solche Listen einsetzen können.

Dazu folgende vier Reflexionsfragen:

1. Gibt es umfangreiche sich wiederholende, vielleicht sogar fehleranfällige Arbeiten?
2. Müssen Sie regelmäßig Personen (z. B. neue Mitarbeiter) in Arbeiten einweisen?
3. Organisieren Sie öfter Veranstaltungen (Feste, Schulungen etc.)?
4. Sie müssen in Ihrem Beruf häufig durchgeführte Arbeiten kontrollieren, Unterlagen prüfen?

All das sind Beispiele für den möglichen Einsatz von Checklisten. Sicher finden Sie ausreichend Einsatzmöglichkeiten auch in Ihrer Arbeit. Einmal erstellt, können Sie immer wieder darauf zurückgreifen.

Checkliste anlegen: Wie vorgehen? (Anleitung)

Hier eine kurze Anleitung, wie ich üblicherweise vorgehe, wenn ich wieder eine neue benötige.

1. Eine Vorlage anlegenDa ich recht häufig eine neue Liste erstelle, habe ich mir schon zu Beginn meiner „Checklistenzeit“ eine Vorlage angelegt. Diese bildet stets meine Grundlage. Damit haben alle ein einheitliches Layout, das zur Übersichtlichkeit beiträgt.
2. InternetrechercheBevor Sie eine neue Liste erstellen, werfen Sie einen Blick ins Internet. Dort finden Sie unzählige Checklisten. Sicher entdecken Sie eine, die Sie nur noch ein wenig Ihren Wünschen und Anforderungen entsprechend anpassen müssen. Damit ersparen Sie sich einiges an Arbeit.
3. Informationen sammelnSammeln Sie Informationen für Ihre Liste. Fragen Sie sich zuerst selbst, welche Punkte unbedingt berücksichtigt werden müssen, dann fragen Sie Kollegen. Sammeln Sie möglichst viele „Inputs“.
4. Punkte strukturieren und sortierenWenn Sie dann alle Informationen gesammelt haben, geht’s ans Strukturieren und Sortieren entsprechend der richtigen Reihenfolge.
5. TestenWenn Sie den Entwurf Ihrer Checkliste fertiggestellt haben, ist das Testen dran. Dabei wird sich noch einiges zum Korrigieren und Verfeinern finden. Hat die Liste einige Testläufe bestanden, ist sie für den Praxiseinsatz bereit.
6. An zentraler Stelle sammelnMachen Sie nicht den Fehler, Ihre Checklisten an verschiedenen Orten abzulegen bzw. abzuspeichern. Benötige Sie dann eine Checkliste, müssen Sie erst überlegen, wo genau Sie diese abgelegt haben. Deshalb: Legen Sie alle Listen an einer zentralen Stelle ab, wo Sie unmittelbaren Zugriff haben, z. B. in einem Dateiordner namens „Checklisten“ und mit einer Verknüpfung am Desktop.

Checkliste: Vorlage & Beispiel

Vorlage (Word)

Diese kostenlose Vorlage können Sie nutzen, um eigene Checklisten zu kreieren:

Beispiel (Checkliste)

Damit Sie sich ein Bild von der Gestaltung machen und sich danach orientieren können, hier eine Gratis-Checkliste aus meinem Downloadbereich: