Büroumzug – mit dieser Checkliste kein Problem!

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Ordnen + Organisieren“:

Um einen Umzug möglichst reibungslos über die Bühne zu bringen, ist eine gute Planung das A und O. Ein Wohnungsumzug ist schon kein leichtes Unterfangen, und ein Büroumzug ist eine richtige Herausforderung. Natürlich ist der Aufwand auch von der Größe des Unternehmens abhängig.

Mit Raumnummer/Raumbezeichnung eindeutig
beschriftete Kartons erleichtern den Umzug …

Checkliste: Schritt für Schritt zum erfolgreichen Büroumzug

Sollten Sie einen Büroumzug anvisieren, dann wird Ihnen folgende Checkliste von Nutzen sein. Sie bildet quasi den roten Faden für die Planung und Durchführung des Umzugs.

Langfristige Vorbereitungsmaßnahmen:

Abklären und festlegen, was im neuen Büro anders bzw. besser eingerichtet werden soll als im alten

Verträge (z. B. Mietvertrag) rechtzeitig kündigen (Berücksichtigung von Kündigungsfristen, Renovierungspflichten etc.)

Termin für Büroumzug fixieren

Mitarbeiter über erforderliche Vorab-Maßnahmen informieren

Einholung von Angeboten für einen Umzugsservice

Beauftragung Umzugsservice

Termine mit Spezialisten und Handwerkern für Demontage des Mobiliars, EDV-Anlage etc. vereinbaren

Maßnahmen ca. 1 Monat vor dem Büroumzug:

die Räume des neuen Büros im Grundrissplan durchnummerieren. Arbeitsplätze im Plan mit den Mitarbeiter-Namen kennzeichnen

alle Mitarbeiter über Termin, Maßnahmen und Zeitvorgaben schriftlich informieren (z. B. Infoblatt, E-Mail, Meeting, …)

einen Umzugsbeauftragten bestimmen, der für den gesamten Ablauf verantwortlich ist und als Ansprechperson zur Verfügung steht

ausreichend Umzugskartone und Transportboxen bestellen und verteilen

Adressänderung in den Dokumenten, Vorlagen, ... vornehmen

Adressänderung an Post (Postnachsendeantrag stellen), Bank, Finanzamt, Energieversorger, Abos, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten etc. weitergeben

Rufumleitung termingerecht beantragen bzw. Anrufbeantworter mit Ansage der neuen Telefonnummer besprechen

Verantwortliche für das Einpacken/Entsorgen ... festlegen

Abklärung der internen und externen Transportwege und evtl. erforderlicher Sicherungsmaßnahmen (Aufzug, Treppen etc.), Parkmöglichkeiten für Möbelwagen festlegen

für Entsorgungsmöglichkeiten vorsorgen, Verkauf bzw. Weitergabe von nicht mehr benötigten Mobiliar und Utensilien organisieren

Maßnahmen ca. 3 Tage vor dem Umzug:

jeden Raum im neuen Büro mit der entsprechenden Raumnummer und Raumbezeichnung gemäß Grundrissplan kennzeichnen. Beschriftung gut sichtbar am Türrahmen anbringen (dadurch ist sie auch bei geöffneter Tür sofort sichtbar)

Schränke und Schreibtischladen komplett leeren und vor Öffnen während des Transports sichern

Schlüssel von Schränken und anderen Möbeln abziehen und innen mit Krepp-Klebeband anheften

Material und Utensilien in Umzugskartone einpacken

Umzugskartone mit Raumnummer und -bezeichnung entsprechend Zielraum beschriften, also mit der Raumnummer, wo der Karton bzw. Gegenstand später abgestellt werden soll

Kartone mit zerbrechlichem und „heiklem“ Inhalt gut sichtbar kennzeichnen

nicht zu verpackendes Material (Pflanzen, Bilder, Abfalleimer, …) mit leicht lösbarer Kennzeichnung (z. B. Tesa-Krepp) entsprechend Zielraum beschriften

im neuen Büro einen Raum bestimmen, in welchem nicht markierte Gegenstände vorerst abgestellt/zwischengelagert werden können

Maßnahmen während des Umzugs:

Umzugskartone gemäß Nummerierung und Kennzeichnung in den Zielraum transportieren

Möbel werden im Zielraum gleich richtig platziert. Falls das von einer externen Firma durchgeführt wird, sollte vorab ein Möbelstellplan am Türrahmen angebracht werden (eine entsprechende Skizze reicht vollkommen)

Schäden und Verluste durch den Transport werden schriftlich dokumentiert (inkl. Fotos)

Geräte und EDV-Anlage installieren/einrichten

Kontrollgang im alten Büro (ob nichts vergessen wurde)

eine Feier für die Mitarbeiter als „Entschädigung“ für die Strapazen organisieren

Nachbereitung des Umzugs

Ein gut geplanter Büroumzug endet nicht am Tag des Transports. Durch gezielte Nachbereitung und eine klare Struktur schaffen Sie eine reibungslose Übergangsphase und langfristig optimale Arbeitsbedingungen für Ihr Team.

1. Funktionsprüfung der Technik und IT

• Testen Sie sämtliche Geräte wie Computer, Drucker, Telefone und Netzwerkverbindungen auf ihre Funktionalität.
• Stellen Sie sicher, dass die IT-Infrastruktur reibungslos läuft und alle Arbeitsplätze einsatzbereit sind.
• Führen Sie bei Bedarf eine kurze Schulung für Mitarbeiter durch, falls neue Geräte oder Systeme installiert wurden.

2. Kontrolle der Einrichtung und Ordnung

• Gehen Sie durch alle Räume des neuen Büros und prüfen Sie, ob die Möbel richtig platziert wurden.
• Kontrollieren Sie, ob die Kartons ausgepackt und Materialien entsprechend organisiert sind.
• Führen Sie gegebenenfalls Anpassungen der Raumgestaltung durch, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen.

3. Reinigung des alten Büros

• Erfüllen Sie die vertraglich festgelegten Renovierungspflichten (z. B. Streichen, Löcher verspachteln).
• Organisieren Sie eine Endreinigung der Räumlichkeiten, bevor die Schlüsselübergabe stattfindet.

4. Aktualisierung von Unternehmensinformationen

Überprüfen Sie, ob die Adressänderung in allen Bereichen abgeschlossen ist:

• Website und Social-Media-Kanäle aktualisieren
• Geschäftsdrucksachen wie Visitenkarten und Briefpapier anpassen
• Informationsupdate an Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden nochmals sicherstellen.

5. Feedback und Optimierung

• Holen Sie Rückmeldungen der Mitarbeiter zum Umzugsprozess ein: Was lief gut? Was könnte beim nächsten Umzug besser organisiert werden?
• Erstellen Sie eine Lessons-Learned-Liste, um künftige Umzüge effizienter zu gestalten.

6. Wohlfühlatmosphäre schaffen

Richten Sie die neuen Büroräume so ein, dass sie ein positives Arbeitsklima fördern:

• Pflanzen, Kunstwerke oder persönliche Gegenstände der Mitarbeiter einbinden
• Auf ergonomische Arbeitsplatzgestaltung achten (z. B. Sitzmöbel, Beleuchtung)

Eine kleine Einweihungsfeier oder Willkommensrunde steigert die Motivation und das Teamgefühl.

7. Archivierung und Dokumentation

• Dokumentieren Sie den neuen Raumplan sowie die Platzierung der wichtigsten Einrichtungsgegenstände.
• Legen Sie neue Dokumente, wie Mietverträge und Sicherheitsinformationen, ordentlich ab.
• Archivieren Sie alte Unterlagen aus dem bisherigen Büro ordnungsgemäß oder entsorgen Sie sie datenschutzkonform.

Und nun viel Erfolg im neuen Büro!

Zum Weiterlesen: 

• Anleitung: Richtig aufräumen und sortieren
• Maßnahmen zur langfristigen Aufrechterhaltung von Ordnung
• Ablage für private Dokumente
• 10 Ablage-Tipps für Büro & Schreibtisch
• Büro aufräumen und entrümpeln → Tipps, Anleitung & Checkliste
• Bücher aussortieren: Wohin damit? Wie?
• Bücher ordnen – Anleitung & Tipps