Büroorganisation: 4 Tipps für eine effiziente Ablage

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Was ist eine effiziente Ablage?

Eine Ablage ist dann effizient, wenn ich weiß, wo ich ein Dokument ablegen kann und damit auch, wo ich es wiederfinde.

Dadurch gibt es kaum Suchzeiten, woraus wiederum die Effizienz einer Ablage resultiert.

Und wie schafft man nun eine effiziente Ablage?

Dazu habe ich im Folgenden 4 Tipps, die ich gleich anhand eines Praxisbeispiels erläutern möchte. Als Beispiel nehmen wir einen Architekten, der eine effiziente Papierablage für seine Unterlagen anlegen möchte.

Was muss abgelegt werden?

Zuerst gilt es zu klären, welche Dokumente und Unterlagen überhaupt abgelegt werden müssen.

Ein Architekt arbeitet hauptsächlich mit Projekten. Die Unterlagen zu einem Projekt sind beispielsweise Schriftverkehr, Protokolle, Berechnungen, Skizzen, Pläne etc. Also all diese Unterlagen müssen abgelegt werden.

Welche Ablageform?

Für diese Projekt-Unterlagen eignen sich wohl am besten Stehordner. Je nach Umfang des Projekts kann die Projektablage aus einem oder mehreren Ordnern bestehen.

In einem anderen Büro bzw. einer anderen Branche eignen sich vielleicht besser Hängemappen oder eine andere Ablageform. Das ist von Fall zu Fall verschieden.

Eine mögliche Ablageform: Stehordner

4 praxisbewährte Ablage-Tipps

Nun zu den Ablage-Tipps.

1. Richtige Kategorien wählen

Um in den Ordnern auch Ordnung und damit Übersichtlichkeit zu schaffen, sind Unterteilungen (z. B. durch Trennblätter) hilfreich. Diese Unterteilungen bzw. Kategorien ergeben sich aus den Ablage-Unterlagen.

Im Fall des Architekten sind das beispielsweise Schriftverkehr, Protokolle, Kostenschätzung, Angebote etc.

Die gewählten Kategorien sollten unbedingt gut durchdacht sein.

Denn diese können und sollen dann als Standard für jedes Projekt genutzt werden. Das erleichtert die Ablage wesentlich.

2. Eindeutige, unmissverständliche Bezeichnungen verwenden

Eindeutige und leserliche Bezeichnungen sind Voraussetzung, um zu wissen, wo was abgelegt werden soll. Das gilt sowohl für die Beschriftung der Ordner selbst (einheitliche Ordnerrücken) als auch für die Bezeichnung der Kategorien/Unterteilungen.

Mit Bezeichnungen wie Diverses, Verschiedenes, Allgemeines gehen in der Regel Unterlagen „verloren“.

Als Beispiel eine Ordnerbeschriftung, die unmissverständlich auf den Inhalt schließen lässt:

3. Unterschiedliche Farben erleichtern eine schnelle Orientierung

Farben sind tolle Helfer bei der Organisation und der Ablage. Farben dienen zur Orientierung und tragen zur Übersicht bei.

So kann der Architekt für jedes Projekt unterschiedliche Ordnerfarben verwenden. Oder für alle Projekte werden generell beispielsweise blaue Ordner, für Buchhaltungsunterlagen werden rote und für bürointerne Vorgänge gelbe Ordner verwendet.

4. Regelmäßig Unterlagen ablegen

Damit eine Ablage auch wirklich etwas bringt und man Unterlagen auch dort findet, wo sie hingehören, müssen diese regelmäßig abgelegt werden. Für mich haben sich zwei „Techniken“ bewährt:

1. Jeden Abend, bevor ich das Büro verlasse, lege ich die während des Tages „angefallenen“ Unterlagen in die entsprechenden Ablageordner ab. Das dauert meist nicht länger als 5 Minuten.
2. Während des Tages ergeben sich manchmal kurze Wartezeiten. Auch diese nutze ich für die Ablage. Wichtig ist nur, dass die Unterlagen regelmäßig abgelegt werden.

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Ing. Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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