Büroorganisation: Postbearbeitung vereinfachen – 4 Tipps
Die Postbearbeitung gehört zu den Routineaufgaben im Büro.
Und besonders in solchen Routineaufgaben steckt viel Potenzial zur Steigerung der Effizienz.
Nehmen wir also die Postbearbeitung etwas genauer unter die Lupe.
In der Postbearbeitung steckt oft enormes Effizienzpotenzial!
Tipp 1: Postbearbeitung in einem Block erledigen
Grundsätzlich sollte die Postbearbeitung in einem Block durchgeführt werden.
Also nicht mal zwischendurch einen Brief aufgeben, eine halbe Stunde später den nächsten. Die Abarbeitung in einem Block ist weit aus effizienter als mehrmals am Tag das entsprechende Utensil zur Hand zu nehmen.
Tipp 2: Alles griffbereit halten
Briefmarken, Briefwaage, Kuverts etc. – all das gehört in EINE Lade und nicht an verschiedenen Orten verteilt. Diese Lade sollte jederzeit in Griffweite sein, um beispielsweise nicht erst zum Schrank laufen zu müssen.
Tipp 3: Postbearbeitungslade gut ausstatten
Was gehört nun in diese Lade? Hier eine Auflistung der häufigsten Gebrauchsgegenstände für die Postbearbeitung:
- Umschläge in verschiedenen Formaten
- Briefpapier
- Kurzbriefformulare
- Verpackungsklebeband
- Klebestift
- Schere
- Etiketten
- Briefmarken
- Befeuchtungsschwamm
- Aufkleber für besondere Sendungsvermerke
- Briefwaage
- Tabelle mit den aktuellen Postgebühren
- Absenderstempel
- eventuell eine Frankiermaschine
- dicker Filzstift
Tipp 4: Vorarbeit erleichtert die effiziente Postbearbeitung
Zu der Postbearbeitung gehört natürlich auch die Bearbeitung des Posteingangs.
Hier kann die Büroassistenz eine große Unterstützung in der Vorsortierung der Post bieten.
Sie sammelt also alle Posteingänge (Briefe, …) und bereitet diese für die gemeinsame Postbearbeitung mit dem Vorgesetzten oder den Mitarbeitern vor:
- Werbung oder andere unwichtige Laufzettel wandern sofort in den Papierkorb.
- Auf manche Eingänge kann die Büroassistenz selbst antworten bzw. entsprechende Maßnahmen setzen und den Empfänger diesbezüglich informieren.
- Treffen längere Berichte ein, so kann sie für die schnellere Abwicklung der gemeinsamen Postbearbeitung eine Zusammenfassung erstellen.
- Für manche Nachrichten werden zusätzlich Informationen benötigt, welche die Büroassistenz vorab anfordern oder zusammenstellen kann.
- Trifft ein Posteingang als Antwort auf ein Schreiben ein, heftet die Büroassistenz eine Kopie dieses Schreibens für die spätere Postbearbeitung bei.
Nach dieser Vorbereitung kann die Bürokraft mit der so sortierten Post zum entsprechenden Empfänger im Büro kommen.
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