Büroorganisation: Optimieren Sie Ihr Archiv

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Bei der Büroorganisation wird das Archiv häufig stiefmütterlich behandelt. Das vollkommen zu Unrecht!

Wohl jedes Unternehmen und jedes Büro benötigt ein Archiv.

Unterlagen müssen aufbewahrt werden, sei es aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aus Dokumentationsgründen oder wegen firmeninterner Vereinbarungen.

Alles, was darüber hinaus archiviert wird, schränkt die Übersicht ein und erfordert Platz, woraus höhere Raumkosten resultieren.

Als Archivierungs-Grundprinzip bei der Büroorganisation sollte gelten:

Nur das archivieren, was unbedingt notwendig ist.

Aus Erfahrung weiß ich, dass in Unternehmen selten klar ist, was genau und wie lange archiviert werden muss. Deshalb werden oft Berge von Akten und Unterlagen einfach sicherheitshalber archiviert.

Ich habe mal in einer Firma gearbeitet, die ihre Filiale verlegt hat. Wir sind also umgezogen und alle Mitarbeiter haben mit angepackt. Ich war für das Archiv zuständig. Und da kamen Berge von Aktenleichen zutage – Wahnsinn! Akten, die teilweise über 20 Jahre alt waren.

Vor dem Umzug hatten wir sogar einen zusätzlichen Raum angemietet. Hätte sich damals jemand von uns die Mühe gemacht, das bestehende Archiv zu durchforsten und „Abgelaufenes“ zu entsorgen, hätten wir uns die Miete für das zusätzliche Archiv erspart.

Diese Punkte sollten Sie bei der Archivierung beachten

Na ja, aus Erfahrung wird man klug – meistens jedenfalls. Und wir haben unsere Archivierungsmethodik (die eigentlich gar keine war) neu überdacht und schließlich zu einem schlanken Archiv für unser Büro gefunden. Wie? So:

So schaffen Sie ein schlankes Archiv für Ihr Büro:

1. Definieren Sie genau – und das schriftlich –, was genau wie lange aufbewahrt werden muss.
2. Jeder Archivbehälter wird deutlich mit dem „Verfallsdatum“ gekennzeichnet – also mit dem Datum, an dem die Unterlagen vernichtet werden können.
3. Legen Sie einen fixen Entsorgungstermin fest. An diesem Tag werden alle Unterlagen im Archiv vernichtet, die „abgelaufen“ sind.
4. Klären Sie die Zuständigkeit. Wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, freuen sich die Unterlagen auf ein weiteres gemütliches Jahr in Ihrem Archiv. :-)
5. Stehregale haben sich für die meisten Archive als optimal herausgestellt. Sie fördern die Übersichtlichkeit und die Zugänglichkeit und sind dazu noch recht kostengünstig.
6. Bevor etwas ins Archiv gebracht wird, ist es in einem Dokument auf Ihrem PC zu dokumentieren. Ich habe hierfür eine einfache Excel-Tabelle angelegt, die ich auf meinem Desktop abgelegt habe. Suche ich nach einem Ordner, den ich bereits archiviert habe, schaue ich zuerst in meiner Tabelle nach. Aus dieser geht hervor, in welchem Archivkarton (Nr. und Standort) sich dieser Ordner befindet. Dann schaue ich ins Archiv und habe den gewünschten Ordner sofort gefunden.

Berücksichtigen Sie diese Punkte bei der Büroorganisation, schaffen Sie ein effizientes Archiv.