Bürohandbuch (Büroleitfaden, Office-Handbuch): Vorlage & Tipps
Ein Bürohandbuch (auch als Büroleitfaden oder Office-Handbuch bezeichnet) ist eine Informationssammlung – eine Art Wissensdatenbank, die z. B. Anleitungen zu wiederkehrenden Büroabläufen und Aufgaben enthält.
Solche Aufgaben und Abläufe gibt es in der Regel zahlreiche im Büro. Meist ist eine Person damit vertraut, aber wenn diese unerwartet – und vielleicht sogar für längere Zeit – ausfällt, dann ist Feuer am Dach.
Gibt es hingegen ein Bürohandbuch, in dem die einzelnen Schritte und Erfordernisse dokumentiert sind, können Sie personelle Absenzen gut überbrücken – quasi eine Erste Hilfe bei Ausfällen. Aber auch zur Einschulung neuer Mitarbeiter eignet sich das Bürohandbuch hervorragend.
Bürohandbuch: Nachschlagwerk, Erste Hilfe & Know-how-Sammlung
Übersicht
- 1 Fehlendes Bürohandbuch: Ein Beispiel aus der Praxis
- 2 Was bringt ein Bürohandbuch?
- 3 Welche Informationen kommen in das Bürohandbuch?
- 4 In welcher Form wird das Bürohandbuch angelegt?
- 5 Rollen & Verantwortlichkeiten klar definieren
- 6 Office-Handbücher: Braucht jedes Unternehmen ein Bürohandbuch?
- 7 “Wie erstelle ich ein Bürohandbuch?”
- 8 Was ist bei der Pflege zu beachten?
- 9 Checkliste Office-Handbuch
Fehlendes Bürohandbuch: Ein Beispiel aus der Praxis
Die Bürokraft fällt plötzlich für längere Zeit aus und ist auch nicht für Fragen erreichbar. Nun muss kurzfristig eine Vertretung eingesetzt und eingearbeitet werden. Oder die Sekretariatsaufgaben, die üblicherweise die abwesende Person erledigt, werden intern auf die Mitarbeiter aufgeteilt.
Als Beispiel: Büromaterial muss dringend nachbestellt werden.
- Aber bei welchem Lieferanten wird was bestellt und zu welchen Konditionen?
- Wer ist die richtige Ansprechperson?
- Wo sind die Bestellformulare abgelegt?
Und das ist noch eine der einfachsten Herausforderungen, die zahlreiche Fragen aufwirft. Deren Beantwortung kann zeitaufwendig und nervenaufreibend sein.
Was bringt ein Bürohandbuch?
Ist hingegen ein Bürohandbuch vorhanden, wo die wichtigsten Informationen und Abläufe dokumentiert sind, verläuft die plötzliche Abwesenheit der zuständigen Person weniger „dramatisch“.
Unternehmen mit klar dokumentierten Prozessen arbeiten effizienter als solche ohne standardisierte Abläufe. Ein strukturiertes Bürohandbuch reduziert Missverständnisse, unnötige Rückfragen und Fehler, die durch fehlendes Wissen entstehen.
Die Vorteile:
- Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Wiederkehrende Abläufe sind klar definiert.
- Vermeidung von Wissensverlust: Know-how bleibt im Unternehmen, auch bei Personalwechsel.
- Geringere Abhängigkeit von Einzelpersonen: Dokumentierte Prozesse reduzieren das Risiko von Wissensverlust durch unerwartete Personalausfälle.
- Höhere Produktivität: Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Klare Strukturen minimieren Arbeitsaufwand und Fehler.
Mit einem gut gepflegten Bürohandbuch wird die Effizienz im Büroalltag messbar gesteigert – ein klarer Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen.
Welche Informationen kommen in das Bürohandbuch?
Grundsätzlich sollte das Handbuch eine kompakte Sammlung an Informationen sein, die den Ablauf wiederkehrender (komplexer) Tätigkeiten dokumentiert.
Aber auch weniger komplexe Tätigkeiten können Sie darin nachvollziehbar festhalten. Das sind vor allem Aufgaben, die nur eine bestimmte Person durchführt und die für andere nicht so einfach nachvollziehbar sind.
Deshalb werden im Handbuch die einzelnen Schritte detailliert beschrieben und bei Bedarf mit Screenshots (z. B. bei einer Softwareanwendung) ergänzt. Aber auch Checklisten, Formulare und eine Sammlung der wichtigsten Kontakte wie Ansprechpartner bei Problemen bilden eine nützliche Ergänzung.
Kurzum: Ein gut strukturiertes Bürohandbuch sorgt für einheitliche Abläufe und klare Prozesse.
In welcher Form wird das Bürohandbuch angelegt?
Für die Informationssammlung bietet sich ein konventionelles Textdokument (z. B. Word) mit Inhaltsverzeichnis an.
Zusammen mit sämtlichen zur Dokumentation gehörenden Unterlagen (Checklisten, Formulare etc.) wird das Handbuch dann in einem Ordner am Server bzw. in der Cloud abgelegt, sodass bei Bedarf die MitarbeiterInnen mit entsprechenden Zugriffsrechten darauf Einblick haben.
Digitalisierung & Software-Lösungen für Bürohandbücher
Neben einer klassischen Word- oder PDF-Version kann ein Bürohandbuch auch digital geführt werden. Tools wie Notion, Confluence oder SharePoint bieten eine interaktive Plattform, die eine schnelle Aktualisierung ermöglicht.
Der Vorteil: Ihre Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf die aktuelle Version zugreifen. Das ist besonders praktisch für Remote-Teams.
Rollen & Verantwortlichkeiten klar definieren
Damit Ihr Bürohandbuch erfolgreich umgesetzt wird, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten festlegen:
Wer erstellt das Handbuch?
In vielen Unternehmen übernimmt die Erstellung das HR-Team oder eine beauftragte Person.
Wer übernimmt die Kontrolle und Genehmigung?
Auch die Genehmigung und Kontrolle der Inhalte sollte geregelt sein: Führungskräfte oder Teams können Änderungen freigeben, während eine verantwortliche Person sicherstellt, dass die festgelegten Prozesse eingehalten werden. Durch eine klare Zuweisung bleibt das Handbuch aktuell und praxisnah.
Office-Handbücher: Braucht jedes Unternehmen ein Bürohandbuch?
Der Umfang und die Anzahl der Handbücher richtet sich nach der Größe des Unternehmens.
Bei Kleinunternehmen reicht evtl. ein Bürohandbuch. Bei größeren Firmen kann für jede Abteilung ein eigenes Handbuch sinnvoll sein. Auch für besonders komplexe Bereiche und Anwendungsfälle (Software) oder Positionen (z. B. SekretärInnen-Handbuch) bietet sich jeweils eine eigene Dokumentation von Abläufen an.
Hier eine Übersicht:
| Unternehmensgröße | Empfohlene Handbuch-Strategie |
| 1-10 Mitarbeiter | Ein zentrales Bürohandbuch reicht aus. |
| 10-50 Mitarbeiter | Je nach Abteilung separate Office-Handbücher sinnvoll. Die Arbeitsabläufe sind oft weniger komplex wie in größeren Unternehmen und die Kommunikation erfolgt direkter. |
| 50+ Mitarbeiter | Detaillierte Abteilungshandbücher mit spezifischen Workflows. Denn mit zunehmender Unternehmensgröße steigen die Komplexität der Prozesse und die Anzahl der Mitarbeiter pro Abteilung. |
“Wie erstelle ich ein Bürohandbuch?”
Gut, Entscheidung für ein Office-Handbuch ist gefallen. In einem Brainstorming werden Ideen für den Inhalt gesammelt – etwa bei einem Meeting mit allen verantwortlichen Mitarbeitern.
Brainstorming ist durch. Es folgt eine grobe Gliederung, am besten in Form eines Inhaltsverzeichnisses.
Ist der erforderliche bzw. gewünschte Inhalt soweit klar, wird entschieden,
- wer die Verantwortung für das Erstellen des Handbuches übernimmt,
- wer für welchen Inhalt zuständig ist,
- wer die Aufbereitung der Informationen übernimmt inkl. (Zwischen-)Termine für die Lieferung der Informationen
- und wer für die Pflege verantwortlich ist.
Sobald der Entwurf des Handbuches vorliegt, werfen die Vorgesetzten und Verantwortlichen nochmals einen Blick darauf, um eventuelle Änderungswünsche zu kommunizieren. Dann geht es an die Fertigstellung.
Ein praktisches Beispiel
Ein Bürohandbuch kann verschiedene praxisnahe Anleitungen enthalten, beispielsweise den Ablauf für Urlaubsanträge oder die Bestellung von Büromaterial.
Ein konkretes (vereinfachtes) Beispiel für den Ablauf eines Urlaubsantrags in einem größeren Unternehmen:
- Antragstellung: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter füllt das digitale Urlaubsantragsformular (Link) aus und reicht es bei der Personalabteilung ein.
- Prüfung: Die Personalabteilung überprüft die Urlaubsplanung im Teamkalender, um Überschneidungen zu vermeiden, und genehmigt oder lehnt den Antrag ab.
- Freigabe & Dokumentation: Nach Genehmigung wird der Antrag in der Personalsoftware eingetragen. Die antragstellende Person erhält eine Bestätigung per E-Mail.
- Vertretungsregelung: Falls erforderlich, wird eine interne Vertretung organisiert.
- Kommunikation: Das Team wird über genehmigte Abwesenheiten durch einen Kalendereintrag im Teamkalender informiert.
Rechtliche & Datenschutz-Aspekte
Falls Ihr Bürohandbuch personenbezogene Daten oder interne Unternehmensrichtlinien enthält, sollten Sie unbedingt die Datenschutzbestimmungen (DSGVO) berücksichtigen.
Sensible Dokumente sollten nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich sein.
Legen Sie daher klare Zugriffsrechte fest und überprüfen Sie diese regelmäßig.
Was ist bei der Pflege zu beachten?
Das Pflegeintervall ist vom Inhalt und dessen Aktualitätsdauer abhängig.
Ein Bürohandbuch ist nur dann effektiv, wenn es stets auf aktuellem Stand ist. Dies bedarf einer regelmäßigen Pflege von einer dazu beauftragten Person. Je höher der Pflegeaufwand, desto mehr Personen sind für die Aktualisierung zuständig. Jede bekommt dabei ihren Pflegepart zugewiesen.
Aber nur mit der Beauftragung der Pflege ist es meist nicht getan. Es sollte auch regelmäßig kontrolliert werden, ob die Aktualisierungen tatsächlich stattfinden. Denn stellen sich Informationen als veraltet heraus, wenn man sie dringend benötigt, bringt das ganze Handbuch nichts.
Checkliste für die regelmäßige Aktualisierung:
- Alle 3 Monate: Check relevanter Inhalte & Anpassungen vornehmen
- Jährlich: Überprüfung der gesamten Dokumentation durch verantwortliche Mitarbeiter
- Nach jeder Prozessänderung: Sofortige Anpassung des entsprechenden Abschnitts
Kommunikation der Aktualisierungen an die Mitarbeiter
Nur wenn alle über die neuesten Änderungen informiert sind, bleibt das Handbuch ein effektives Arbeitsmittel.
Daher sollten Sie bei jeder Aktualisierung Folgendes beachtet werden:
- Automatische Benachrichtigungen: Mitarbeiter erhalten eine E-Mail oder eine Nachricht im Intranet, sobald Änderungen vorgenommen wurden.
- Änderungshistorie: Ein Abschnitt im Handbuch listet die letzten Aktualisierungen mit Datum und kurzen Erklärungen auf.
- Regelmäßige Team-Updates: Wichtige Änderungen werden in Meetings oder internen Newslettern besprochen.
- Schulung bei größeren Anpassungen: Falls eine Änderung größere Auswirkungen auf Arbeitsabläufe hat, sollten kurze Schulungen oder Q&A-Sessions angeboten werden.
Und noch ein Tipp aus der Praxis:
Eine bewährte Best Practice ist es, regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern einzuholen und das Handbuch an deren Bedürfnisse anzupassen. So bleibt es stets aktuell und praxisnah.
Checkliste Office-Handbuch
Abschließend nochmals die Tipps als Umsetzungs-Checkliste zusammengefasst:
Inhaltliche Planung & Strukturierung
- Entscheiden, ob ein zentrales Handbuch oder abteilungsbezogene Dokumentationen sinnvoll sind
- Brainstorming mit den relevanten Mitarbeitenden durchführen
- Erste Gliederung in Form eines Inhaltsverzeichnisses erstellen
- Wichtige Arbeitsprozesse identifizieren und priorisieren
- Checklisten, Formulare und Screenshots zur Veranschaulichung ergänzen
Verantwortlichkeiten klären
- Festlegen, wer das Handbuch erstellt (HR, Teamleitung, beauftragte Person)
- Verantwortliche für Pflege und Aktualisierung bestimmen
- Prozesse für Freigabe und Qualitätskontrolle der Inhalte definieren
Technische Umsetzung & Zugänglichkeit
- Wahl des Formats: Word/PDF oder digitale Lösung (wenn bereits vorhanden z. B. Notion, Confluence, SharePoint)
- Dokument zentral im Server oder in der Cloud ablegen
- Zugriff für berechtigte Mitarbeitende sicherstellen
- Mitarbeiter über die Inhalte und den Nutzen informieren
Pflege & Aktualisierung
- Regelmäßige Aktualisierungen einplanen:
- Alle 3 Monate: Relevante Inhalte prüfen und anpassen
- Jährlich: Vollständige Überprüfung durch verantwortliche Mitarbeitende
- Nach jeder Prozessänderung: Sofortige Anpassung des entsprechenden Abschnitts
- Kontrollmechanismen einführen, um sicherzustellen, dass Aktualisierungen auch umgesetzt werden
Kommunikation der Änderungen
- Automatische Benachrichtigungen bei Aktualisierungen einrichten (E-Mail, Intranet)
- Änderungshistorie führen und mit kurzen Erklärungen dokumentieren
- Regelmäßige Updates in Meetings oder Newslettern kommunizieren
- Schulungen oder Q&A-Sessions bei größeren Anpassungen anbieten
Akzeptanz und langfristige Nutzung fördern
- Mitarbeitende aktiv in die Erstellung und Verbesserung einbeziehen
- Feedback-Prozesse einführen, um das Handbuch praxisnah zu halten
- Bürohandbuch nicht als Pflicht, sondern als Unterstützung im Arbeitsalltag positionieren
Fazit
Das Bürohandbuch unterstützt nicht nur Ihre bestehenden Mitarbeiter, sondern eignet sich auch hervorragend als Onboarding-Tool für neue Kollegen. Dadurch erleichtern Sie die Einarbeitung und stellen sicher, dass wertvolles Wissen langfristig im Unternehmen bleibt.
Aber den Aufwand für das erstmalige Anlegen eines Bürohandbuches dürfen Sie nicht vernachlässigen.
Liegt dann aber eine Dokumentation für die relevanten Büroabläufe vor, sparen Sie damit zukünftig viel Zeit und schonen Ihre Nerven, etwa bei einem plötzlichen und längeren Ausfall von Mitarbeitern. Zudem fördern Sie damit den internen Wissens- und Know-how-Fluss.
Damit sparen Sie sich
Zeit, Nerven & Mühe!
Bürohandbuch Vorlage/Muster:
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„Diese geballte Sammlung ist absolut lobens-, erwähnens- und weiterempfehlenswert! Die Vorlagen sind sehr durchdacht und praxisgerecht.“
Zum Weiterlesen:
- Vorlage Jahresgespräch Download
- Mustertexte für Begrüßungsschreiben im Onboarding-Prozess
- Checkliste zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
- Checkliste für effektive Zielvereinbarungsgespräche
Ich habe mit dem Erstellen eines Bürohandbuchs vor einiger Zeit angefangen (mittlerweile ca. 40 Word-Dokumente) und unterscheide zwischen der Beschreibung reiner Arbeitsabläufe und echten Arbeitsanweisungen.
Halten Sie das für sinnvoll und praktikabel (auch im Hinblich darauf, dass ja noch etliche Dokumente hinzukommen)? Und benötige ich eine Versionierung?
Hallo,
zu Ihren Fragen:
… unterscheide zwischen der Beschreibung reiner Arbeitsabläufe und echten Arbeitsanweisungen. Halten Sie das für sinnvoll und praktikabel …?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten, da ich die Arbeitsabläufe nicht kenne. Aber grundsätzlich gilt: je schlanker, desto pflegeleichter das Bürohandbuch.
Inwiefern die Beschreibung der Arbeitsabläufe relevant ist, können Sie sicher am besten abschätzen. Vielleicht können Sie auch einige Arbeitsablaufbeschreibungen weglassen, kürzen …, wenn die entsprechenden Arbeitsanweisungen bereits genügend aufschlussreich sind.
Und benötige ich eine Versionierung?
Eine Versionierung kann Sinn machen, wenn daraus die Änderungen zur Vorgängerversion ersichtlich sind. Aber inwieweit diese Dokumentation der Änderungen relevant ist, also inwieweit die Änderungen nachvollziehbar sein müssen, können Sie sicher am besten beurteilen.
Kurzum: Wenn Änderungsverläufe nicht nachvollziebar sein müssen, weil die Änderungen eben für die aktuellen Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen unwichtig sind, dann würde ich von einer Versionierung absehen.