Büroorganisation: Vorbereitungs-Checkliste Abwesenheit im Büro/Unternehmen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Der Urlaub steht vor der Tür. Herrlich! Ein paar Tage nicht im Büro, einfach abschalten von der Arbeit. Nicht an die Arbeit denken. Leider funktioniert die Abwesenheit im Büro nicht immer reibungslos.

Damit während Ihrer Abwesenheit im Büro/Unternehmen möglichst alles glatt läuft, sollten Sie vor Urlaubsantritt einige Vorbereitungen treffen. Je weniger Sie dem Zufall überlassen, desto problemloser wird diese Zeit im Büro über die Bühne gehen.

Ein weiterer Vorteil: Die optimale Abwesenheitsvorbereitung lässt auch den Kopf freier werden und Sie brauchen während des Urlaubs oder während Ihrer Geschäftsreise nicht ständig zu grübeln, ob Sie etwas vergessen haben.

Um Ihre Abwesenheit im Unternehmen optimal vorzubereiten, habe ich eine Checkliste zusammengestellt. Am besten gehen Sie etwa zwei Wochen vor Urlaubsantritt Punkt für Punkt durch und treffen entsprechende Maßnahmen. Dann können Sie mit gutem Gewissen und freiem Kopf den Urlaub genießen.

Damit das Abschalten im Urlaub leichter fällt …

Checkliste für eine reibungslose Abwesenheit

(Klicken Sie in das jeweilige Kästchen, um den erledigten Punkt abzuhaken.) 

Auflistung der Aufgaben und Termine, die noch unbedingt vor Urlaubsantritt zu erledigen sind.

Auflistung der Aufgaben und Termine, die während des Urlaubs (von der Vertretung) wahrzunehmen sind.

Es ist intern kommuniziert, wer mich während meiner Abwesenheit in dringenden Fällen wie und wann (Anrufzeit) erreichen kann.

Ich habe mitgeteilt, in welchem Fall ich kontaktiert bzw. worüber ich informiert werden will.

Es ist festgelegt, wer mich in welcher Angelegenheit vertreten soll.

Die Kompetenzen sind klar verteilt; evtl. erforderliche Vollmachten sind ausgestellt.

Aufgaben sind (auch schriftlich) delegiert und es ist klar definiert, WER WAS bis WANN und WIE erledigen soll.

Ebenso sind Kollegen/Mitarbeiter darüber informiert, welche Aufgaben unbearbeitet bleiben und welche Termine evtl. verschoben werden können.

Zuständige Personen sind über fällige Fristen (Abgabe, Zahlungen etc.) während meiner Abwesenheit informiert (auch schriftlich).

Eine automatische E-Mail-Abwesenheitsmeldung ist eingerichtet. Aus dieser geht der genaue Zeitraum meiner Abwesenheit hervor und an wen sich die Person in dringenden Fällen wenden kann.

In der Abwesenheits-E-Mail ist der Zeitpunkt meiner Rückkehr um einen Tag später als tatsächlich angegeben, um ungestört die wichtigsten Aufgaben nach meiner Rückkehr abarbeiten zu können.

Eine E-Mail-Weiterleitung an meine Vertretung ist eingerichtet.

Eine Anruf-Weiterleitung an meine Vertretung ist eingerichtet.

Der Anrufbeantworter/die Sprachbox ist besprochen (Urlaubsabwesenheit).

Auf dem Schreibtisch sind zwei Ablagekörbe vorbereitet (einen mit der Aufschrift „Dringend“, einen mit „Nur zur Info“). Mitarbeiter/Kollegen sind entsprechend instruiert. Damit sehe ich nach meiner Rückkehr mit einem Blick die dringenden Aufgaben.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, sind Ihre Mitarbeiter bzw. Kollegen für Ihre Abwesenheit optimal gerüstet. Passen Sie bei Bedarf die Checkliste Ihren Anforderungen an und ergänzen Sie sie um Punkte, die speziell für Ihr Unternehmen erforderlich sind.

Schönen Urlaub! :-)