Büromaterial vergessen nachzubestellen?
Es ist ärgerlich, wenn man schnell Büromaterial benötigt, es aber aus ist. Aus deshalb, weil man vergessen hat, es nachzubestellen. Mir ist es früher öfter so ergangen.
Schnell Büromaterial aus dem Schrank holen. Nicht lange kontrolliert, ob davon noch ausreichend vorhanden ist. Und das nächste Mal war tatsächlich nichts mehr da. Ärgerlich! Schnell bestellen und auf die nächste Lieferung warten oder irgendwo etwas ausleihen.
Büromaterial rechtzeitig nachbestellen – so gelingt’s
Damit ich mir den Ärger und auch Verzögerungen im Arbeitsablauf durch fehlendes Material in Zukunft erspare, habe ich eine für mich effektive Methode gefunden:
Ich habe mir eine Liste mit all dem Büromaterial erstellt, das ich regelmäßig nutze bzw. verbrauche. Diese Aufstellung wird ausgedruckt und an die Innenseite der Schranktür geheftet.
Jedes Mal, wenn ich sehe, dass etwas zur Neige geht – also nicht erst dann, wenn es schon aus ist –, markiere ich die entsprechende Position auf meiner Liste.
Jeden zweiten Freitag (ich habe mir hierfür einen Serientermin in meinem elektronischen Kalender angelegt), bevor ich ins Wochenende starte, nehme ich diese Liste von meiner Schranktür, ergänze die Bestellmenge bei den markierten Artikeln und gebe die Bestellung dem Lieferanten telefonisch durch.
Dann erneut eine Büromaterial-Vorlage ausgedruckt und an die Schranktür geheftet. Bereits zu Wochenbeginn wird geliefert. Der Vorrat ist wieder aufgefüllt.
» Diese Arbeitsmittel sollten im Büro nicht fehlen
Ordnung ist Voraussetzung
Diese Methode setzt allerdings eine Ordnung bei der Lagerung des Büromaterials voraus.
Ich muss also mit einem Blick sehen, ob etwas zu Ende geht oder ob noch ausreichend Vorrat vorhanden ist.
Also zuerst mal für Ordnung sorgen, wo das Material gelagert wird.
Auch in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern funktioniert diese Beschaffungsmethode. Anfangs ist meist eine gewisse „Erziehungsphase“ erforderlich, bis jeder zur Neige gehendes Büromaterial auf der Liste markiert. Aber dann klappt das in der Regel reibungslos.
Insbesondere in einem Büro mit mehreren Mitarbeitern ist es wichtig, dass eine für die Bestellung verantwortliche Person bestimmt wird.
Wenn sich niemand dazu zuständig fühlt, ist Ärger über fehlendes Büromaterial vorprogrammiert.
Nicht nur im Büro
Aber nicht nur im Büro ist diese Methode nützlich, um den „Vorratsschrank“ rechtzeitig aufzufüllen. Auch zu Hause eignet sich diese Vorgehensweise hervorragend. Einfach eine Vorlage für eine Einkaufsliste an zentraler Stelle anbringen, z. B. an der Kühlschranktür.
Geht etwas aus, ein entsprechendes Häkchen oder eine Notiz auf der Liste machen und schon hat man die Liste für den nächsten Einkauf parat. Eine Vorlage für eine solche Einkaufsliste habe ich bereits erstellt. Diese können Sie im Download-Bereich kostenlos herunterladen.
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