Geschäftsbrief nach DIN 5008 richtig schreiben (inkl. Muster & Vorlage)

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Einen Brief nach DIN 5008 richtig verfassen und gestalten, ist keine Hexerei. Im Folgenden habe ich die wichtigsten Punkte aufgelistet.

Was versteht man unter DIN 5008?

Die DIN 5008 ist eine vom Deutschen Institut für Normung (DIN) herausgebrachte Norm und beinhaltet Schreib- und Gestaltungsregeln für eine einheitliche Textgestaltung. Die Norm wurde im März 2020 aktualisiert.

Da ein Geschäftsbrief in der Regel am Computer mit einem Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geschrieben wird, berücksichtigt die Norm auch Besonderheiten dieser Textverarbeitung.

Ist die DIN 5008 Pflicht?

Kurz und bündig: nein!

Sie ist eine reine Empfehlung und kann bei der Gestaltung von Briefen optional angewendet werden.

Geschäftsbrief nach DIN 5008: Typ A und Typ B

Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen unterscheidet die DIN 5008 zwischen zwei Typen:

Form A:

Der Abstand zwischen oberem Blattrand und Anschriftenfeld beträgt 2,7 cm, zwischen oberem Blattrand und 1. Falzmarke 8,7 cm.

Form B:

Der Abstand zwischen oberen Blattrand und Anschriftenfeld beträgt 4,5 cm, zwischen oberen Blattrand und 1. Falzmarke 10,5 cm.

Für Geschäftsbriefe ist Form B üblich.

Beide Formen können für Fensterbriefumschläge (DIN lang) verwendet werden.

Muster Geschäftsbrief (PDF): Aufbau, Abstände, Formatierung & Zeilenangaben

Am besten Sie drucken sich diese PDF-Anleitung aus, sodass Sie sie bei Bedarf griffbereit haben. Darin sehen Sie mit einem Blick, wie Sie das Schreiben richtig formatieren und gestalten:

Für Lehrpersonen: Sie können diese Vorlage auch als Unterrichtsmaterial nutzen.

Nun zu den wichtigsten Gestaltungsregelungen der DIN 5008 – zusammengefasst in 15 Punkten (Checkliste). Folgendes gilt es zu beachten: 

Geschäftsbrief schreiben: Gestaltung nach DIN 5008

1. Seitenränder: links 2,5 cm, rechts 2,0 cm (mind. 1,5 cm), oben 4,5 cm, unten 2,5 cm
2. Abstände im Text: Zwischen den einzelnen Absätzen im Brief ist ein Abstand von einer Leerzeile einzuhalten.
3. Logo: Das Logo wird im oberen Randbereich platziert. Die Ausrichtung (links, mittig, rechts) kann beliebig gewählt werden.
4. Anschriftenfeld (Absender und Adresse): Das ist jener Teil, der im Fenster des Briefumschlags sichtbar ist. Das Anschriftenfeld (h: 4,5 cm, b: 8,5 cm) besteht aus dem 5-zeiligen Feld für Absender- bzw. Rücksendeangaben (Kleinschrift, empfohlene Schriftgröße: 8 pt) und dem 6-zeilgen Adressfeld.
5. Datum: Die DIN 5008 empfiehlt die Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag (20XX-01-07), alternativ auch die Schreibweisen 07.01.20XX und 7. Jänner 20XX. Zwei Leerzeilen unter dem Datum folgt der Betreff. Die Ortsangabe vor dem Datum ist in Geschäftsbriefen mittlerweile unüblich.
6. Telefonnummern: Zwischen Vorwahl und restlicher Telefonnummer wird ein Leerzeichen gesetzt. Eine Durchwahlnummer wird mit einem Bindestrich angehängt: 05443 327667-314.
7. Zahlen und Geldbeträge: Die DIN empfiehlt bei Zahlen eine Gliederung mittels Leerzeichen nach jeweils drei Ziffern: 3.141 592 653 59, 12 250 Stück. Bei Geldbeträgen erfolgt die Gliederung mittels Punkt: 6.712,50 €.
8. Betreff: Der Betreff wird in Stichworten geschrieben und endet ohne Punkt. Das Wort „Betreff“ wird nicht mehr angeführt. Der Betreff kann z. B. durch Farbe oder Fettschrift hervorgehoben werden. Unterstrichener Text und andere Schriftarten werden nicht empfohlen. Ein Betreff in Farbe ist nur für Werbe- oder Glückwunschbriefe geeignet. Der Betreff soll nicht länger als zwei Zeilen sein. Danach folgen zwei Leerzeilen, bevor die Anrede beginnt.
9. Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand: Die Schriftart ist in der Norm nicht geregelt. Bewährt haben sich die Schriftarten Times New Roman, Helvetica und Arial in 12-Punkt-Schriftgröße. Bei umfangreicheren Texten kann auch eine 11-Punkt-Schriftgröße gewählt werden. Es wird ein Zeilenabstand von 1 empfohlen. Zur besseren Lesbarkeit kann ein Zeilenabstand von 1,5 verwendet werden.
10. Anrede: Nach der Anrede kommt eine Leerzeile und danach der Fließtext.
11. Abstand Fließtext und Grußformel: Zwischen Brieftext und Grußformel bleibt ein Abstand von einer Leerzeile.
12. Unterschriftenfeld: Nach der Grußformel folgen insgesamt drei Leerzeilen. Dieser freie Bereich wird für die handschriftliche Unterschrift und einen eventuellen Firmenstempel genutzt. Dann folgt der „maschinengeschriebene“ Name, eventuell mit Zusatzangaben wie Titel, Position etc.
13. Wer unterschreibt wo? In einigen Unternehmen ist es üblich, dass Dokumente nach dem Vier-Augen-Prinzip von zwei Personen unterzeichnet werden. Zur Reihenfolge: Die Unterschrift der ranghöheren Person (z. B. Geschäftsführer) wird links platziert. Bei gleichem Rang unterschreibt die für den Inhalt verantwortliche Person links. Grundsätzlich gilt: Mit der Unterschrift wird das Schreiben rechtsgültig.
14. Anlagen: Bei Bedarf werden nach einer weiteren Leerzeile Verteilervermerke und Anlagen aufgelistet.
15. Geschäfts-/Gesellschaftsangaben (z. B. Handelsregisternummer, Rechtsform, Name der Vorstandmitglieder) werden im unteren Randbereich platziert.

In diesem Dokument sind die genannten Punkte veranschaulicht:

Weiterführende Informationen: 

Wenn Sie sich intensiver mit den Details der DIN 5008 befassen wollen, finden Sie hier weitere Informationen: → Auflistung der einzelnen Regelungen mit Beispielen zu den einzelnen Punkten.

Geschäftsbrief: Briefvorlage erstellen (MS Word)

Hier ein Video, wie Sie eine Textvorlage (Template) für einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 in MS Word einrichten:

Geschäftsbrief schreiben: Die Pflichtangaben

Die Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief sind davon abhängig, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.

Mit Eintrag im Handelsregister:

Geschäftsbrief-Pflichtangaben für Unternehmen mit Eintrag im Handelsregister, z. B. Einzelkaufleute, OHG und KG, Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) / Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt):

• Firmenname inkl. Rechtsform
• Handelsregisternummer
• Registergericht
• bei einer GmbH: Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzende (Vor- und Nachname)
• bei einer AG: Vorstandsmitglieder mit Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden

Ohne Eintrag im Handelsregister:

Geschäftsbrief-Pflichtangaben für Firmen ohne Eintrag im Handelsregister, z. B. Kleingewerbetreibende:

• Namen des Inhabers
• Geschäftsanschrift

Detaillierte Informationen zu den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen bietet die → Industrie- und Handelskammer.

Privatbrief, Geschäftsbrief, privater Geschäftsbrief: Worin besteht der Unterschied?

Privatbrief:

Hierbei handelt es sich um einen Brief, der von einer Privatperson an eine andere Privatperson gesendet wird. Er ist kein förmlicher Brief und deshalb auch an keine Form und Struktur gebunden.

Beispiele für Privatbriefe:  

Liebesbrief, Einladung, Dankschreiben, Entschuldigungsschreiben

Tipp: 

Haben Sie eine halbwegs leserliche Handschrift, dann sollten Sie einen handschriftlichen Brief vorziehen. Ein solches Schreiben wirkt einfach wertschätzender und eleganter.

Sind Sie von Ihrer Handschrift selbst nicht so begeistert und unsicher, ob sie der Empfänger überhaupt entziffern kann, können Sie den Brief auch tippen und nur die Anrede und Unterschrift per Hand schreiben.

Geschäftsbrief:

Ein Geschäftsbrief ist ein Brief zwischen zwei Unternehmen bzw. Geschäftspartnern (Business-to-Business, B-to-B) oder zwischen Unternehmen und Privatperson (Business-to-Consumer, B-to-C).

Geschäftsbriefe sind entsprechend der DIN 5008 zu gestalten.

Beispiele für Geschäftsbriefe:

Auftragsbestätigung, Rechnung, Angebot, Mahnung, Bestellung

Privater Geschäftsbrief:

Von einem privaten Geschäftsbrief spricht man, wenn eine Privatperson eine Behörde oder ein Unternehmen anschreibt. Die Form und Gestaltung ist nicht geregelt, es empfiehlt sich allerdings eine Anlehnung an die DIN 5008.

Beispiele für private Geschäftsbriefe:

Beschwerdebrief, Bewerbungsschreiben, Anfrage

Eine Vorlage für einen Brief nach DIN 5008 (Formbrief) sowie weitere Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt über 80!) können Sie im Download-Bereich herunterladen und weiterverwenden. Damit sparen Sie sich Zeit, Nerven & Mühe!

Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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