Besprechungen: Immer Ärger mit den Verspäteten → 7 Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Es ist ärgerlich, wenn zu Besprechungen oder zu Meetings Personen zu spät kommen. Und noch ärgerlicher ist es, wenn es immer wieder die gleichen Personen sind.

Was passiert dann häufig? Die Besprechung wird kurz unterbrochen, der Verspätete entschuldigt sich, es gibt eine kurze Zusammenfassung für das bereits Besprochene und erst dann geht es weiter.

Zum einen werden dadurch die pünktlichen Teilnehmer “bestraft” und zum anderen tragen solche Verzögerungen nicht gerade zur Effizienz bei.

Aber was tun gegen solche Zuspätkommer?

Unpünktlichkeit in Besprechungen & Meetings verhindern: 7 Tipps

1. Bitte um pünktliches Erscheinen – aber mit Nachdruck

   Bereits in der Besprechungseinladung sollte mit Nachdruck auf die Notwendigkeit des pünktlichen Erscheinens hingewiesen werden.

2. Unbedingt pünktlich beginnen

   Beginnen Sie mit der Besprechung bzw. mit dem Meeting immer pünktlich. Die Zuspätkommer lassen sich häufig gerade deswegen Zeit, weil sie genau wissen, dass nicht pünktlich angefangen wird.

3. Mit den wichtigsten Punkten beginnen

   Beginnen Sie die Besprechung mit den wichtigsten Punkten oder mit jenen, welche die chronischen Zuspätkommer betreffen. Schon allein damit bekommen diese oft „schnellere Füße“, da sie das Wichtigste nicht versäumen wollen. Natürlich muss aus der Besprechungseinladung die Reihenfolge der Besprechungspunkte hervorgehen.

4. Ungewöhnliche Beginnzeiten

   Ich habe mal an einem Projekt mit regelmäßigen Projektbesprechungen gearbeitet. Das anfangs für mich Unverständliche waren die wechselnden seltsamen Beginnzeiten der Besprechungen: 8.35 Uhr oder 15.10 Uhr etc.
   Als ich den Projektleiter darauf angesprochen habe, hat mich seine Antwort doch erstaunt: „Durch solche ungewöhnlichen und auch wechselnden Beginnzeiten erreiche ich viel mehr Aufmerksamkeit und vor allem Pünktlichkeit!“ Und es war tatsächlich so: Die Teilnehmer sind stets pünktlich erschienen. Ob jetzt allein durch diese Maßnahme, kann ich nicht beurteilen.

5. (Evtl.) Laut werden

   Ich habe einmal erlebt, wie ein Besprechungsleiter laut geworden ist – und zwar nicht auf die feine Art –, als zwei Teilnehmer zu spät gekommen sind. Aber das Zurechtweisen vor der Gruppe hat Wirkung gezeigt. In allen folgenden Sitzungen gab es niemals eine Verspätung.
   Dieses laute Zurechtweisen vor der Gruppe wird wahrscheinlich nicht jedem Leiter liegen. Wenn Sie das als BesprechungsleiterIn nicht wollen, dann sollten Sie auf alle Fälle eines berücksichtigen: Unterbrechen Sie auf keinen Fall die Besprechung, sollte jemand später dazustoßen.

6. Die Radikallösung

   Eine sicher nicht überall umsetzbare Möglichkeit gegen unpünktliche Teilnehmer besteht darin, den Besprechungsraum einfach nach Beginn der Sitzung abzusperren. Erst in der Pause wird dieser wieder geöffnet und die Zuspätkommer können dazukommen. Möchten Sie das so handhaben, dann sollte ein entsprechender Hinweis auf der Einladung vermerkt werden.

7. Die Zuspätkommer-Kasse

   Abschließend noch ein Tipp, der vor allem für interne Gruppen, also für firmeninterne Besprechungen gut umsetzbar ist: die Zuspätkommer-Kasse. Jeder Teilnehmer, der sich verspätet, hat einen festgelegten Betrag in den Topf einzuzahlen – egal, aus welchen Gründen die Verspätung resultiert. Und es sollte ein Beitrag sein, der ein wenig „schmerzt“. Also bei 20 € Einzahlung überlegt man sich gut, ob sich eine Verspätung auszahlt oder nicht. Und mit den Einnahmen kann am Ende des Jahres etwas für die Belegschaft finanziert werden, z. B. ein gemeinsames Essen oder eine neue Kaffeemaschine.

Die Umsetzung der genannten Tipps ist natürlich von Fall zu Fall abzuwägen. Es kommt immer auf die Art der Veranstaltung, die Teilnehmerzahl (sind es zwei oder hundert) und den Zuspätkommern selbst an.

Sollte der Verspätete der Chef bzw. die Chefin oder ein wichtiger Kunde sein, wird man diesen Personen wohl kaum „auf die Finger klopfen“.