Achtung: Diese Aufbewahrungsfristen für Unterlagen müssen Sie kennen!

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Mit den Aufbewahrungsfristen von Unterlagen sind viele Unsicherheiten verbunden – das weiß ich auch aus Rückmeldungen von Teilnehmern meiner Büroorganisationskurse.

Da es doch ein recht komplexes Thema ist und Sie bei Nichtberücksichtigung der Aufbewahrungsfristen mit erheblichen, nachteiligen Konsequenzen rechnen müssen, gehe ich nun im Folgenden etwas ausführlicher darauf ein.

Übersicht der Aufbewahrungsfristen

Aber zuerst eine kompakte Übersicht, welche Auskunft über die Aufbewahrungsfristen für die gängigsten Dokumente, die im Geschäftsalltag anfallen, gibt:

[1] Laut Abgabenordnung (AO), § 147, Absatz 3 und laut Handelsgesetzbuch (HGB), § 257, Absatz 4, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

[2] Laut Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212, Absatz 1 und laut Bundesabgabenordnung § 132, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

[3] Laut Schweizerischem Obligationenrecht, Artikel 962, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

Bitte beachten Sie, dass die Angaben in der Grafik ausschließlich auf den in den Fußnoten genannten Gesetzen beruhen und dass weitere einschlägige Regelungen greifen können.

In Zweifelsfällen und zur Ergänzung dieser Basisinformationen empfehle ich, entsprechende Auskünfte bei Ihrem Steuerberater oder einem Fachanwalt einzuholen.

Grundsätzliches zu den Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen regeln, welches Dokument wie lange archiviert werden muss.

Insbesondere Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind, sehen sich im Rahmen eben dieser Buchführungspflicht auch einer Aufzeichnungspflicht ausgesetzt.

Auch für Freiberufler und andere Selbstständige – zu denen auch ich mich zähle –, die keine doppelte Buchführung praktizieren müssen, gibt es Regelungen im Bereich der Aufbewahrungspflicht für Dokumente. Sogar Privatpersonen sind mitunter betroffen.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Sehr vereinfacht ausgedrückt, sind von einer Aufbewahrungspflicht erst einmal alle Dokumente betroffen, die Auswirkungen auf die Steuern haben – schließlich muss der Staat in der Lage sein, Angaben in Steuererklärungen nachzuprüfen.

Darüber hinaus gibt es aber auch eine Reihe von Dokumenten, die insbesondere Selbstständige zusätzlich aufbewahren sollten, um ihrem Geschäft ohne größere Schwierigkeiten nachgehen zu können – sei es zum Zwecke der Beweissicherung, zur Dokumentation von Firmen-Know-how oder zu anderen Zwecken.

Gesetzliche Regelungen der Aufbewahrungsfristen

Zahlreiche Gesetze regeln, wie lange bestimmte Dokumente aufgehoben werden müssen. Eine zentrale, aber nicht die einzige Rolle spielen dabei jene Gesetze in Verbindung mit dem Steuer- und Handelsrecht.

Da an dieser Stelle nicht alle Vorgaben berücksichtigt werden können, die für einzelne Branchen gelten, möchte ich mich im Folgenden vor allem den Gesetzen des Steuer- und Handelsrechtes widmen.

Länderspezifische Regelungen

Für Deutschland, Österreich und die Schweiz gelten natürlich unterschiedliche nationale Gesetze.

In Deutschland ist hierbei aus steuerrechtlicher Perspektive vor allem die Abgabenordnung (AO) und aus handelsrechtlicher das Handelsgesetzbuch (HGB) entscheidend. In diesen Gesetzen finden Kaufleute genauere Angaben zu den Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Dokumente.

Grob zu unterscheiden sind dabei Dokumente, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, und solche, bei denen eine Archivierung über sechs Jahre als ausreichend angesehen wird.

Manche Dokumente müssen aber auch länger als zehn Jahre aufbewahrt werden. Zudem kann es zu einer Verlängerung der jeweiligen Aufbewahrungsfrist kommen, wenn beispielsweise eine Festsetzungsfrist noch nicht verstrichen ist (s. hierzu § 147, Absatz 3 der Abgabenordnung).

Zahlreiche Regelungen, die für Österreich relevant sind, finden Sie im österreichischen Unternehmensgesetzbuch (UGB), in der Bundesabgabenordnung (BAO), welche die Besteuerung in Österreich regelt, sowie in spezifischen Fällen im Umsatzsteuergesetz (UStG).

Für die Schweiz wiederum lohnen sich Blicke in das Schweizerische Mehrwertsteuergesetz sowie vor allem in das Schweizerische Obligationenrecht (OR).

Weitere Aufbewahrungsgründe

Neben gesetzlichen Bestimmungen sprechen viele weitere Gründe dafür, anfallende Dokumente zumindest eine Zeit lang aufzubewahren. Die Dokumente, bei welchen diese Gründe eine Rolle spielen, können – müssen aber nicht – auch gleichzeitig von einer gesetzlichen Regelung betroffen sein.

Ein ganz einfacher Grund, warum bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden sollten, besteht darin, dass viele Dokumente notwendig sind, um anfallende Aufgaben abwickeln zu können. Hinzu kommt, dass viele interne Dokumente wichtiges Firmen-Know-how dokumentieren, zu dem Verantwortliche, mitunter aber auch Angestellte, immer wieder Zugang haben müssen, um Abläufe zu prüfen, zu verbessern oder in einer anderen Art zu beeinflussen.

Ein weiterer wesentlicher Grund für die Aufbewahrung von Unterlagen ist die Beweissicherung. Schriftverkehr mit Kunden kann zum Beispiel bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis genutzt werden, dass bestimmte Leistungen erbracht wurden.

Rechtliche und innerbetriebliche Notwendigkeiten führen also dazu, dass eine Vielzahl von Dokumenten aufbewahrt werden muss.

Um die Menge der anfallenden Dokumente dennoch im Rahmen zu halten, müssen innerbetriebliche Strategien entwickelt werden, welche die Archivierung unter anderem kontrollieren, aber zum Beispiel auch eine regelmäßige Entsorgung nicht mehr relevanter Dokumente gewährleisten.

Auch die Form der Aufbewahrung ist wichtig

Dokumente, die von einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist betroffen sind, einfach nur auf irgendeine Art und Weise zu archivieren, reicht in der Regel nicht aus.

In Deutschland sieht die Abgabenordnung in § 145, Absatz 1 beispielsweise vor, dass eine Buchführung so gestaltet sein muss, dass sich auch ein sachverständiger Dritter einen Überblick über das Geschäft und das Unternehmen machen kann – und dies in einer angemessenen Zeit. Diese Anforderung ist nur erfüllbar, wenn eine nachvollziehbare Ordnung konsequent durchgeführt wird.

Zudem sollten Sie sich als UnternehmerIn darüber informieren, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen und bei welchen eine Kopie bzw. bildliche oder sogar eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend ist.

Nutzen Sie die Möglichkeiten geschickt, welche die Gesetzgebung in diesen Bereichen legitimiert, können Sie eventuell den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.

Informationen dazu, welche Regelungen im Kontext der Aufbewahrungsart in Deutschland zu beachten sind, finden Sie unter anderem in einem Merkblatt der IHK München und Oberbayern.

Ab wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?

Eine wichtige Frage ist, ab wann die Aufbewahrungsfrist beginnt. Ist hier das konkrete Datum ausschlaggebend oder das Jahr, in dem das Dokument erstellt wurde?

Nun, wirft man einen Blick in die Abgabenordnung Deutschlands, erhält man in § 147 auch eine Information dazu, wann die Aufbewahrungsfrist für von der Abgabenordnung betroffene Dokumente beginnt. In Absatz 4 ist geregelt, dass der jeweilige Aufbewahrungsfristbeginn sich auf den Schluss des Kalenderjahres bezieht.

Bei Büchern ist dabei beispielsweise der Schluss des Kalenderjahres gemeint, in dem das letzte Mal Eintragungen in die Bücher vorgenommen wurden, bei Handelsbriefen der Schluss des Jahres, in dem sie verschickt bzw. empfangen wurden.

Es kommt somit bei diesen und anderen im Sinne der Abgabenordnung von der Aufbewahrungsfrist betroffenen Dokumenten nicht auf das konkrete Datum des Dokuments an.

Für einen Geschäftsbrief, den Sie beispielsweise am 18.06.2021 an einen Kunden verschickt haben, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Schluss des Jahres 2021.

Ganz so einfach, wie das angeführte Beispiel suggeriert, ist es aber nicht immer:

Die IHK München und Oberbayern merkt beispielsweise in einem Informationsblatt zu den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen an, dass bei Vertragsunterlagen die Aufbewahrungsfrist erst nach Ablauf des Vertrages einsetze. Ob weitere Regelungen, die von den üblichen abweichen, auch für Sie gelten, sollten Sie im Zweifelsfall prüfen lassen.

Auch in Österreich beginnt der Fristenlauf mit Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht.

Für die Schweiz gilt gemäß Obligationenrecht Art. 962: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.

Auch E-Mails müssen Sie aufbewahren

E-Mails gehören immer noch zu einem wichtigen Kommunikationsmittel, das natürlich auch im Geschäftsbereich genutzt wird. Als UnternehmerIn sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie zur Aufbewahrung von E-Mails verpflichtet sein können.

Auch in diesem Bereich gelten in Deutschland die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

Im geschäftlichen Alltag werden per E-Mail am häufigsten sogenannte Handelsbriefe empfangen und verschickt. Für diese Handelsbriefe gilt in Deutschland eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (s. obige Tabelle). Auch bei E-Mails beginnt die Aufbewahrungsfrist dabei zum Schluss des Kalenderjahres, in dem die E-Mail verschickt bzw. empfangen wurde.

Darüber hinaus kann es allerdings durchaus auch E-Mails geben, die nicht als Handelsbriefe einzustufen sind und für die eine andere – z. B. eine zehn Jahre währende – Aufbewahrungsfrist gilt.

Die Regelungen hinsichtlich E-Mail-Archivierung sind in Österreich und der Schweiz ähnlich jener in Deutschland und unterscheiden sich in den Aufbewahrungsfristen (s. obige Tabelle).

Für Österreich sind die Regelungen im österreichischen Unternehmensgesetzbuch (UGB), in der Bundesabgabenordnung (BAO), welche die Besteuerung in Österreich regelt, sowie in spezifischen Fällen im Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert, für die Schweiz im Schweizerischen Mehrwertsteuergesetz sowie im Schweizerischen Obligationenrecht (OR).

Was geschieht bei Nichtberücksichtigung der Aufbewahrungsfristen?

Verstoßen Sie gegen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, kann das unterschiedliche Folgen haben. Dies gilt sowohl dann, wenn Sie ein Dokument von vornherein nicht aufbewahrt haben, als auch dann, wenn Sie ein Dokument, dessen Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, aus Versehen zu früh vernichten.

Vor allem für Sie als Unternehmer kann die Nichtbeachtung von Aufbewahrungsfristen schwerwiegende Folgen haben:

Im schlimmsten Fall liegen eine Verletzung der Buchführungspflicht und eine (Steuer-)Straftat vor, sodass in bestimmten Fällen auch eine Freiheitsstrafe als Sanktion infrage kommen kann.

Auch aus steuerrechtlicher Sicht kann die Nichtbeachtung ernste Folgen haben, die sich in der Regel auf die Finanzen Ihres Unternehmens auswirken. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung kann das Finanzamt Schätzungen durchführen: Hier ist die Wahrscheinlichkeit gegeben, dass nicht die tatsächliche Besteuerungsgrundlage ermittelt wird, sondern eine, die sich zum Nachteil Ihres Unternehmers auswirkt.

Viele weitere Nachteile für Ihr Unternehmen sind denkbar, wenn Sie Aufbewahrungsfristen (auch selbst definierte, freiwillige Fristen) nicht beachten. So können zum Beispiel Beweise verloren gehen, die bei einer späteren Auseinandersetzung mit Kunden oder Geschäftspartnern dringend benötigt werden.

All die angeführten, aber auch weitere Gründe sprechen dafür, sich als Unternehmer von Beginn der Selbstständigkeit an mit den Aufbewahrungsfristen auseinanderzusetzen, diesen Rechnung zu tragen und ein System für das eigene Unternehmen zu erarbeiten, das hilft, ökonomisch, aber vor allem zuverlässig die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Wo Sie weiteren Rat finden

Da das Thema „Aufbewahrungsfristen“ recht komplex, teils auch branchenspezifisch und gleichzeitig von hoher Bedeutung ist, sollten Sie im Bedarfsfall weitere Unterstützung suchen.

Wie bereits eingangs erwähnt, sind hierbei Ansprechpartner erster Wahl Steuerberater und Fachanwälte. Wenn Sie sich selbst in die Thematik intensiv einarbeiten möchten, finden Sie in der Regel Unterstützung bei den einschlägigen Unternehmensverbänden, der Industrie- und Handelskammer, der Wirtschaftskammer etc.

Die Vernichtung von Dokumenten schafft Platz und Übersicht 

Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können Sie vernichten – vorausgesetzt, Sie möchten diese Dokumente nicht aus anderen als gesetzlichen Gründen weiterhin aufbewahren.

Ein regelmäßiges Aussortieren unwichtig gewordener Dokumente ist auf lange Sicht unabdingbar: Nur so können Sie Platz für Neues schaffen und den Überblick über Ihre Geschäftstätigkeiten bewahren. Am zuverlässigsten gelingt das Vernichten unwichtig gewordener Dokumente, indem Sie für diesen Vorgang in Ihrem Unternehmen detaillierte Richtlinien ausarbeiten.

Im Rahmen dieser Richtlinien können Sie unter anderem Zuständigkeiten sowie feste Intervalle, in denen eine Dokumentenvernichtung stattfinden soll, festlegen. Auch sind Bestimmungen wichtig, die regeln, auf welche Art und Weise Dokumente vernichtet werden sollen. Da viele Dokumente heikle Daten enthalten, ist es sinnvoll, die Papiere bei der Vernichtung unlesbar und auch nicht rekonstruierbar zu machen. Ich nutze für sensible Papiere beispielsweise einen Papierschredder.

Im Handel finden Sie ausreichend passendes Equipment zur Dokumentenvernichtung – evtl. können Sie auch externe Dienstleister mit einer Dokumentenvernichtung in Ihrem Hause beauftragen, abhängig vom Umfang der Unterlagen.

Fazit

Auch wenn das Thema Aufbewahrungsfristen gerne hinten angestellt wird, sollten Sie sich rechtzeitig und ausführlich damit auseinandersetzen und sich mit allen für Ihr Unternehmen relevanten Regelungen befassen.

Sie und Ihre Mitarbeiter müssen also wissen, welche Unterlagen wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden müssen und wie sie dann entsorgt werden. Wenn sich jeder daran hält, ersparen Sie sich Bauchschmerzen, die aus den genannten Konsequenzen einer Nichtberücksichtigung der Aufbewahrungsfristen resultieren.