Private Dokumente & Unterlagen ablegen → wichtige Ablage-Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Auch im privaten Bereich fallen zahlreiche Dokumente an, die aufbewahrt werden müssen.

Während es für Unternehmen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen gibt, gelten diese für Privatpersonen nicht bzw. nur in Ausnahmefällen wie z. B. im Zusammenhang mit Handwerkerrechnungen.

Vom Magazin Immobilien-Insider wurde ich zum Thema Ablage für private Dokumente interviewt.

Im Folgenden meine Tipps aus dem Interview nochmals in kompakter Form.

Ablage nach System

Eine übersichtliche, nachvollziehbare Ablage erleichtert das Ordnen und natürlich auch Wiederfinden von Dokumenten. Deshalb ist ein klares System auch für die private Ablage essenziell.

Bewährt hat sich eine Ablage nach Sachgebieten. Ich nutze beispielsweise folgende Unterteilung:

Auto, Bank, Gebrauchsanleitungen, Haus, Rechnungen, Urkunden, Verträge, Versicherungen.

Die Dokumente in der jeweiligen Sachgruppe werden chronologisch abgelegt.

Unmissverständliche Beschriftung

Sämtliche Beschriftungen müssen unmissverständlich ausfallen – das gilt sowohl für die Beschriftung der Schriftgutbehälter als auch für deren Unterteilungen z. B. nach Sachthemen.

Bezeichnungen wie „Diverses“ oder „Verschiedenes“ sind alles andere als unmissverständlich und sorgen dafür, dass Sie letztlich nicht mehr wissen, was genau sich darin befindet. Suchzeiten und Chaos sind vorprogrammiert.

Alle Dokumente an zentraler Stelle aufbewahren

Also nicht verteilt in verschiedenen Räumen, sondern an einem zentralen Ort archivieren. Daraus resultiert: Wenn Sie ein Dokument benötigen, wissen Sie sofort, wo Sie es finden und müssen nicht erst mehrere potenzielle Fundorte im Haus durchstöbern.

Welches Dokument wie lange aufbewahren?

Im Gegensatz zum Unternehmensbereich gelten für private Dokumente kaum Aufbewahrungsfristen. Dennoch ist es sinnvoll, bestimmte Dokumente über einen längeren Zeitraum zu horten, da sie später einmal von Nutzen sein könnten – zum Beispiel zum Zweck der Beweisführung in einem Rechtsstreit oder für die Rente.

Aufbewahrungsfristen von privaten Dokumenten

Diese Empfehlungen gilt es zu berücksichtigen:

1. Handwerkerrechnungen: 2 Jahre (gesetzlich vorgeschrieben)
2. sonstige Kaufbelege: innerhalb der Garantie-/Gewährleistungsfrist, in der Regel 2 bis 3 Jahre
3. Mietunterlagen: während des Mietverhältnisses plus 6 Monate
4. Steuerbescheide: 5 Jahre
5. Belege über die Unterhaltszahlungen: mind. 4 Jahre
6. Versicherungen: während der gesamten Laufzeit
7. Bankbelege: 3 Jahre
8. Abschlusszeugnisse: lebenslang
9. sämtliche Arbeitsverträge: lebenslang (wegen der Rentenversicherung)
10. Ausbildungsnachweise: lebenslang (wegen Rentenversicherung)
11. Zivildienst- und Bundesheernachweise: lebenslang (wegen der Rente)
12. Geburtsurkunde: lebenslang
13. Heiratsurkunde: lebenslang
14. Fortbildungsbescheinigung: lebenslang
15. Immatrikulationsbescheinigung: lebenslang (wegen der Rentenversicherung)
16. Sozialversicherungsnachweise: lebenslang (wegen der Rente)
17. Gebrauchsanweisungen: während der Nutzungsdauer des betreffenden Gerätes

Nur zur Info hier die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente:

[1] Laut Abgabenordnung (AO), § 147, Absatz 3 und laut Handelsgesetzbuch (HGB), § 257, Absatz 4, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

[2] Laut Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212, Absatz 1 und laut Bundesabgabenordnung § 132, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

[3] Laut Schweizerischem Obligationenrecht, Artikel 962, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

Welche Schriftgutbehälter für die private Ablage verwenden?

Für die private Ablage eignen sich Stehordner unterteilt in Sachkategorien, eine Sammelmappe oder eine Box mit Stehmappen oder Laden.

Beispiele für geeignete Schriftgutbehälter:

Sorgen Sie für eine schlanke Ablage

Je mehr Dokumente sich im Schriftgutbehälter befinden, desto unübersichtlicher und ineffizienter wird die Ablage.

Deshalb unbedingt in regelmäßigen Intervallen die irrelevanten Dokumente (z. B. ältere Rechnungen, deren Garantiefrist verjährt ist) entsorgen und dadurch Platz und Ordnung schaffen.

Ich habe mir hierfür einen jährlichen Aussortiertermin in meinem Kalender reserviert. An diesem Tag durchstöbere ich meine Ablagebehälter und entsorge alle nicht mehr benötigten Unterlagen bzw. Dokumente mit überschrittenem Ablaufdatum.

Noch ein kleiner Extra-Tipp:

Bevor ich ein Dokument ablege, notiere ich mir mit Bleistift in der rechten oberen Ecke das Ablaufdatum. Das erleichtert das Aussortieren und Entsorgen ungemein, weil ich beim Durchblättern mit einem Blick sehe, welches Dokument entsorgt werden kann.

Auch eine digitale Ablage ist möglich

Sie können Ihre Dokumente und Unterlagen auch einscannen oder abfotografieren und jeweils mit einem eindeutigen und unmissverständlichen Dateinamen versehen.

Um bei Bedarf auch von unterwegs darauf Zugriff zu haben, können Sie die Unterlagen in einem entsprechenden Ordner in der Cloud speichern. Es empfiehlt sich die zusätzliche Sicherung auf einem Speichermedium, auf das Sie auch ohne Internetzugang Zugriff haben. (Achten Sie bei der Auswahl Ihres Cloud-Anbieters auf seine Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen.)

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Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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