Prioritäten erkennen – so gelingt’s
Was macht einen guten „Zeitmanager“ bzw. eine „Zeitmanagerin“ aus? Meiner Meinung nach im Wesentlichen zwei Faktoren:
- Er/sie kann Prioritäten setzen und arbeitet Aufgaben entsprechend ab.
- Er/sie erkennt Zeitfresser und kann diese auf das mögliche Minimum reduzieren.
Zu den Zeitfressern habe ich ja schon einige Beiträge geschrieben. Im Folgenden gehe ich darauf ein, wie Sie Prioritäten (besser) erkennen können.
Prioritäten werden oft vorgegeben
Nun werden die meisten von uns in der Arbeit mehr oder weniger fremdbestimmt – abhängig von dem individuellen Arbeitsbereich, der Position im Unternehmen etc. Und entsprechend werden Prioritäten oft vorgegeben, sei es durch Vorgesetzten oder Termine, Deadlines etc.
Aber auch, wenn diese von außen bestimmt werden, können wir oft noch selbst entscheiden, wann wir welche Aufgabe und in welcher Reihenfolge abarbeiten.
Wenn das Haus in Flammen steht, hat wohl das Löschen die höchste Priorität …
Prioritäten erkennen mit einer Frage
Viele tun sich schwer damit, Prioritäten zu erkennen. Aber das Denken in Prioritäten lässt sich erlernen. Ich empfehle hierzu eine individuelle Prioritäten-Frage zu definieren.
Dazu ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag:
Um in arbeitsintensiven Projektphasen den Überblick nicht zu verlieren, liste ich alle zu erledigenden Aufgaben an einem zentralen Ort auf. Dann gilt es, die Aufgaben nach Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit zu klassifizieren und daraus resultierend die Abarbeitungsreihenfolge festzulegen. Für mich hat sich dabei folgende Fragestellung bewährt:
Dadurch wird mein Fokus auf die Prioritäten gerichtet. Im nächsten Schritt werden in Abhängigkeit der Prioritäten für die einzelnen Aufgaben Erledigungstermine festgelegt und die Aufgaben entsprechend dieser Termine neu sortiert.
Die genannte „Prioritäten-Frage“ habe ich mir anfangs immer mit einem Post-it auf meinem Bildschirm platziert, bis mir das Denken in Prioritäten in Fleisch und Blut übergegangen ist.
Für Ihre Arbeit ist vielleicht eine andere Fragestellung passender.
Um den Fokus auf Prioritäten weiter zu schärfen …
Dazu eine kleine Übung:
Nehmen Sie ein Blatt Papier und einen Stift zur Hand. Nun gehen Sie in Gedanken einen üblichen Arbeitstag durch. Beantworten Sie jetzt für sich folgende Fragen:
„Wenn ich nur noch die Hälfte meiner Arbeitszeit zur Verfügung hätte,
was würde ich weiterhin tun?“
was würde ich einschränken?“
was würde ich nicht mehr machen bzw. delegieren?“
Prioritäten im Leben
Diese Reflexionsfragen helfen nicht nur, die Prioritäten im Arbeitsalltag zu erkennen. Sie können Ihnen auch hilfreich sein, sich dessen bewusst(er) zu werden, was Ihnen im Leben wirklich wichtig ist. Hierzu einfach die Fragestellungen etwas umformulieren:
„Wenn ich wüsste, dass ich noch genau ein halbes Jahr zu leben hätte,
was würde ich auf alle Fälle noch tun?“
was würde ich unterlassen?“
was würde ich noch machen, wenn ich in diesem halben Jahr kaum Geld zur Verfügung hätte?“
Insbesondere die letzte Reflexionsfrage kann dem ein oder anderen noch die Augen öffnen und zu unbewussten Aha-Erkenntnissen führen.
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