Zeitblüten❁ Hier erfahren Sie, wie Sie mit einer Aufgabenliste alles im Griff haben und können sich ein Todo-Tool kostenlos downloaden.

Die Aufgabenliste (To-do-Liste) für ein funktionierendes Zeitmanagement

Ohne Aufgabenliste ist kein effektives Zeitmanagement möglich.

Aufgaben ergeben sich z. B. aus Posteingängen (E-Mail, Postzusendungen), Telefonaten, Besprechungen und Projekten. Für eine effiziente Aufgabenverwaltung gilt der Grundsatz:

Sammeln Sie alle Aufgaben an einem zentralen Ort – in der Aufgabenliste!

Sie müssen sich auf Ihre Aufgabenliste verlassen können

Dazu muss sie aktuell sowie schnell überschaubar sein, sonst werden Sie nicht lange damit arbeiten.

Zudem ist es wichtig, dass Sie stets direkten Zugriff auf Ihre Liste haben, damit Sie jederzeit eine Aufgabe ergänzen können und den Fokus auf alle relevanten Aufgaben im Blick haben.

So einfach wie möglich

Halten Sie Ihre Aufgabenliste möglichst einfach. Verkomplizieren Sie nichts – beispielsweise mit Statusanzeigen, Schlagwörtern, umfangreichen Notizen, unnötigem „Kleinkram“ (z. B. indem Sie Routineaufgaben auflisten), zahlreichen Kategorien etc.

Eine Kategorisierung ist nur sinnvoll, wenn Sie an mehreren größeren Projekten arbeiten und/oder täglich mehr als 20 Aufgaben abarbeiten müssen.

Je komplexer eine Aufgabenliste, desto aufwendiger die Pflege. Denn eine Aufgabenliste lebt und muss gepflegt werden.

Welche Aufgaben gehören auf die To-do-Liste?

In die To-do-Liste kommen Aufgaben,

• deren Erledigung erst zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. aufgrund fehlender Informationen oder Unterlagen) möglich ist.
• die Sie später erledigen können oder müssen, weil zurzeit andere Aufgaben höhere Priorität haben.

Und nun zu den Aufgaben, die auf einer To-do-Liste nichts zu suchen haben. Dazu gehören

• Routineaufgaben wie z. B. Postbearbeitung und E-Mail-Abarbeitung. Die Aufnahme solcher Aufgaben in die Liste würde sie nur unnötig „aufblasen“ und damit unübersichtlich gestalten. Und eine lange und unübersichtliche Aufgabenliste ist alles andere als motivierend.
• Aufgaben, die Sie direkt – also sofort – erledigen können. Das sind üblicherweise solche, die in zwei bis drei Minuten erledigt sind. Die direkte Abarbeitung solcher Aufgaben geht wesentlich schneller, als diese in die Aufgabenliste aufzunehmen.

Aufgabenliste (To-do-Liste): Vorlage & Beispiel

Hier können Sie eine Vorlage und ein Beispiel aus der Praxis kostenlos herunterladen:

Die entsprechende Excel-Vorlage mit der automatischen Sortierfunktion (z. B. nach Priorität) und konkreten Funktionsanleitung sowie über 70 weitere Vorlagen und Arbeitshilfen erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich:

» Zugang Download-Bereich (mit über 70 Vorlagen) – HIER KLICKEN

Aufgabenliste mit Software & Tools

Sie können Ihre Aufgaben z. B. mit einer Organisations-Software verwalten.

Es gibt zahlreiche Tools zur Aufgabenverwaltung. Empfehlenswerte Tools, die ich selbst ausgiebig getestet habe und die in der kostenlosen Variante einen umfangreichen – in der Regel vollkommen ausreichenden – Funktionsumfang bieten, sind z. B. Todoist, Trello, Asana.

Je umfangreicher Ihre Aufgabenliste ist, desto mehr kommen die Vorteile von Tools bzw. einer Software zum Tragen:

• einfachere Aufgabenpflege
• simple Verwaltung (Abstimmung, Verschieben, Serienaufgaben, …)
• automatische Sortierfunktion
• Suchfunktion
• automatische Erinnerungsfunktion
• Synchronisation auf mehreren Geräten

Ein weiterer großer Pluspunkt: Sie legen damit eine Aufgabenliste an, auf die Sie überall Zugriff haben – als Beispiel:

• unterwegs von Ihrem Smartphone aus
• auf Ihrem Tablet zu Hause
• auf Ihrem PC in der Firma

Wenn Sie dann mit einem dieser Geräte online sind, wird Ihre Aufgabenliste synchronisiert, d. h., es wird Ihnen immer die aktualisierte Aufgabenliste angezeigt.

Aufgabenliste auf Papier (handschriftliche To-dos)

Sie können Ihre Aufgabenverwaltung natürlich auch auf Papier durchführen. Hierzu eignet sich z. B. ein Notizbuch, das Sie ausschließlich als zentrale Aufgabensammelstelle nutzen.

Eine weitere bewährte Möglichkeit, die ich in meinen Zeitmanagement-Seminaren vorstelle, ist das Superbuch. Zahlreiche TeilnehmerInnen nutzen mittlerweile diese praktische Hilfe für ihre Zeitplanung.

Hier habe ich das Einrichten ausführlich beschrieben:

» Mein Superbuch: Nach Jahren immer noch begeistert

Fazit Aufgabenliste

Halten Sie Ihre Aufgabenliste möglichst einfach, übersichtlich und aktuell! Nur dann wird sie sich auch in der Hektik des Arbeitstages als praxistauglich erweisen.

Wie und was Sie für Ihre Aufgabenliste verwenden, bleibt Ihnen überlassen – Hauptsache, Sie führen EINE Aufgabenliste. Natürlich gehört für die (tägliche) Pflege auch eine kleine Portion Disziplin dazu. Aber in der Regel reichen 5 – 10 Minuten, um die To-do-Liste auf aktuellem Stand zu halten.

Aufgabenliste führen – Checkliste:

1. Wählen Sie eine Form bzw. ein Werkzeug, um Ihre Aufgaben an zentraler Stelle zu sammeln. (Ob es ein simples Notizbuch, das Superbuch oder eine Organisationssoftware ist – Hauptsache, Sie können gut damit arbeiten.)
2. Sammeln Sie alle Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste – und nur dort!
3. Tragen Sie nur relevante Aufgaben in die Liste ein (keine Routineaufgaben).
4. Halten Sie Ihre Aufgabenliste möglichst einfach, übersichtlich und aktuell.
5. Legen Sie eine feste Zeit fest, in der Sie Ihre Aufgabenliste pflegen – z. B. täglich kurz vor Arbeitsschluss. (In der Regel reichen 5 – 10 Minuten.)

Viel Erfolg!

Tipp: Bleiben Sie locker – „Was solls“-Liste

Ich plädiere natürlich für Zeitmanagement und in diesem Zusammenhang für eine ToDo-Liste – wäre ja auch etwas kurios, wenn ich das als Zeitmanagement-Trainer nicht würde. Dennoch finde ich es wichtig, das eine oder andere etwas lockerer anzugehen und nicht in den Selbstoptimierungsdrang zu verfallen.

Deshalb ein abschließender Tipp:

Einfach mal was von der Aufgabenliste auf die „Was solls“-Liste setzen.

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