Zeitblüten❁ Für die stehende Ablage kommen hauptsächliche Stehordner zur Anwendung. Aber auch die haben ihre Vor- und Nachteile. Welche? Das erfahren Sie hier.

Büroorganisation: Die stehende Ablage mit Ordnern

Das Herzstück der meisten Ablagesysteme und Büroarchive sind immer noch Ordner. Sie kommen als Hilfsmittel für die Büroorganisation häufig zum Einsatz.

Würden Sie bei einer Theaterkulisse einen Spielort als Büro kennzeichnen wollen, wäre das Ordnerregal hinter einem Tisch wohl eindeutiger als der Computer auf dem Schreibtisch. Letzterer ist vielleicht das unverzichtbarere Arbeitsmittel, aber eher kennzeichnend für unsere Zeit im Allgemeinen als für Büros im Speziellen.

Konventionelle Stehordner – der Platzhirsch unter den Büroordnern

Ordner: Verschiedene Ausführungen

Ordner gibt es in verschiedenen Varianten, die unterschiedlichen Komfort beim Einheften und Umblättern bieten.

Wenn auch der breite grau-schwarz getönte DIN A4-Ordner mit Klammer für Doppellochung der Platzhirsch unter den Büroordnern ist, gibt es reichlich Varianten in Bezug auf Format, Breite und Ausführung.

Für schmale Bankauszüge bieten sich platzsparende Ordner mit zwei Klammern übereinander oder in kleiner Ausführung. Wichtige Dokumente können Sie in repräsentativen Ordnern in edler Ausführung aufbewahren und präsentieren.

Die Ordnung im Ordner

Für die Sortierung im Inneren der Ordner finden Sie zahlreiche vorgefertigte Register aus Pappe oder Plastik beispielsweise mit Alphabet- oder Nummernsortierung. Aber für eine individuelle Aufteilung können Sie auch Pappregister in unterschiedlicher Ausführung nach eigenen Notwendigkeiten beschrifteten.

Dazu hier weitere Tipps:

» Ordner ordnen leicht gemacht

Wollen Sie Ordner unterschiedlichen Sachgebieten zuordnen, können Sie verschiedene Farben nutzen. Wenn Sie mit verschiedenen Farben arbeiten wollen, ist es bei einer größeren Anzahl Ordner deutlich preiswerter, graue Standardordner mit bunten Rückenetiketten zu versehen als farbige Ordner zu kaufen.

Die Gestaltung der Ordnerrücken soll stimmig sein

Für die Beschriftung gibt es per Computer bedruckbare Etiketten unterschiedlicher Ausführung.

Bei der Gestaltung der Ordnerrücken wird man in Räumen, zu denen auch firmenfremde Personen Zugang haben, auch das Bild berücksichtigen, dass man nach außen bieten will. Ein Beerdigungsinstitut mit Comicfiguren an Mustermappen für Sargausstattung wird sich kaum noch als einfühlsam und vertrauenswürdig präsentieren können.

Dazu weitere Tipps:

» Was Sie bei der Ordnerbeschriftung beachten sollten

Zur Platzierung der Ordner

Für Ordner gibt es passende Büromöbel wie Schränke, Regale oder Ordnersäulen. Regale und Schränke verfügen über die nötige Tiefe und Standfestigkeit.

Idealerweise haben sind Arbeitsplatten zum Ausziehen integriert, auf denen man einen Ordner aufgeklappt zum Heraussuchen von Dokumenten ablegen kann. Bei Regalen kann man diesen Ablageplatz durch eine freie Fläche auf einem der Regalböden in passender Höhe schaffen.

Vor- und Nachteile der Ordner

Alles hat seine zwei Seiten. Das gilt auch für die Ordner:

Vorteilhaft

Zuerst zu den Vorteilen:

1. Standardisierte Größen, auf die auch die Büromöbel ausgerichtet sind.
2. Ordner haben ein relativ großes Fassungsvermögen. Dabei sind sie handlich genug, dass sie für die Bearbeitung herausgenommen und auf gängigen Schreibtischen abgelegt werden können.
3. Auch die schmalen Ordner bieten ausreichend breite Rücken für eine übersichtliche Beschriftung.
4. Ordner können für verschiedene Ordnungssysteme verwendet werden, denn sie können sowohl Teileinheit einer übergeordneten Ordnungsgruppe als auch selbst ein Ordnungselement sein, das mehrere untergeordnete Ordnungsgruppen übersichtlich in sich aufnimmt.

Nachteilig

Die Nachteile:

1. Ordner brauchen für eine standfeste Aufbewahrung passende Möbel und in der Regel auch eine ausreichende Anzahl anderer Ordner.
2. Wenn zu viele Dokumente hineinsortiert werden, können Klammer oder Deckel beschädigt werden.
3. Bei häufigem Gebrauch können bei den zuoberst aufbewahrten Dokumenten die Lochungen einreißen.
4. Die Ablage in Ordnern ist ineffizient.

Warum das so ist, habe ich hier erläutert:

» Warum die Ablage in Stehordnern ineffizient ist!

Geeignete Verwendung

Ordner eignen sich für Dokumente, die unter guter Raumausnutzung aufbewahrt und für eine gewisse Zeit zugänglich sein müssen. Diese Ablageform ist eigentlich überall zu finden, wo etwas verwaltet werden muss.

So fallen auch in technischen Bereichen Unterlagen an, die sinnvoll abgelegt und zugänglich sein müssen. Und auch in Branchen, die ihre Ablage wegen ihres Umfangs wie ein Archiv organisieren müssen, benötigen die Sachbearbeiter Arbeitsräume, in denen sie Vorgänge für einen längeren Zeitraum bearbeiten können, ohne alles am Arbeitsplatz stapeln zu müssen.

Abschließbare Schränke

Ordner mit Dokumenten, die gesetzlichem oder firmeninternem Datenschutz unterliegen, sollten in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden und auch im Archiv oder bei der Aktenvernichtung vor unerwünschtem Einblick gesichert werden.

Für Unterlagen, die nicht unbedingt verschlossen aufbewahrt werden müssen, wird man die Beschriftungsweise und die Entscheidung über eine Aufbewahrung in Regalen, Schränken oder Ordnersäulen nach den räumlichen Gegebenheiten, persönlichen Präferenzen und dem Stil des Hauses treffen.

Hilfreich sind in allen Bereichen eine nachvollziehbare Gruppierung und eine übersichtliche und gut lesbare Beschriftung. Bauen Sie nach Möglichkeit das Kalender- oder Geschäftsjahr in die Beschriftung mit ein. Dann ist es nach Ablauf der gesetzlichen oder firmeninternen Aufbewahrungsfristen einfacher, die Ordner zu ermitteln, deren Inhalt vernichtet werden kann.

Dazu weitere Tipps:

» Was Sie bei der Ordnerbeschriftung beachten sollten

Vor allem aber eignen sich Ordner als Basis für den Aufbau individuell strukturierter Ablagesysteme.

Ein passendes Ablagesystem entwickeln

Um ein für Ihr Unternehmen oder ihre Abteilung passendes Ablagesystem zu entwickeln, sollten Sie sich im Vorfeld die Zeit nehmen, alle Sachbereiche aufzulisten, zu denen Schriftstücke anfallen.

In einem nächsten Schritt verfeinern Sie die Sachbereiche in Unterkategorien. Soweit eine weitere Gliederung sinnvoll ist, führen Sie diese weiter fort. Als letzte Gliederung bestimmen Sie gegebenenfalls ein sinnvolles Sortierkriterium wie eine alphabetische Ordnung, Vertragsnummern oder eine zeitliche Gliederung. Die Ordner können in ihrem Inneren aber auch eine Unterteilung nach Sachthemen erhalten.

Diese Systematik der Ablageorganisation legen Sie sinnvollerweise mit allen Unterkategorien schriftlich nieder. Auf einer solchen Übersicht können Sie auch vermerken, wo die Akten gelagert sind und wer Zugang zu ihnen haben soll oder haben muss.

Wenn Sie einen Aktenplan mit numerischer oder alphanumerischer Ordnung erstellen müssen, kann er aus dieser Systematik entwickelt werden. In einem solchen Aktenplan könnten beispielsweise Dokumente der Geschäftsleitung die Nummer 1 als Hauptnummer bekommen. Verträge könnten dann unter 1.1. eingruppiert werden. Gesellschafterverträge würden dann weiter mit 1.1.1. gekennzeichnet werden, während Immobilienmietverträge die Nummer 1.1.2. erhalten.

Von Zeit zu Zeit wird es notwendig sein, die Systematik zu überarbeiten. Dafür braucht man keine regelmäßigen Zeiträume zu planen, aber wenn die anfallenden Dokumente immer wieder den Rahmen der Ordnersystematik sprengen oder Unterlagen für häufiger zu bearbeitende Vorgänge nur umständlich gefunden werden können, sind das Hinweise, dass die Strukturierung der Ablage zumindest in Teilbereichen angeraten ist.