Büroorganisation: die hängende Ablage mit Hängemappen
In Hängemappen können Sie Unterlagen wie in normalen Heftern einheften. Es gibt auch Hängemappen mit mehreren Zwischendeckeln oder Mappen, deren Öffnung oben liegt, sodass Papiere ohne Heften hineingelegt werden können. Allen gemeinsam ist die in die Mappe eingelassene Hängevorrichtung, die eine Platz sparende Aufhängung erlaubt.
Für Hängemappen gibt es Ständer und Wagen unterschiedlicher Größe zum Einhängen und in Schränke integrierte Schubladen, die über eine Vorrichtung zum Einhängen verfügen.
Vorteilhaft für die Ablage
- Die Unterlagen können bei Bedarf entnommen und wie in einer normalen Heftmappe gesammelt zur Bearbeitung vorgelegt werden.
- Wenn die Papiere so geheftet sind, dass sie wirklich hängen, können sie relativ beschädigungssicher aufbewahrt werden.
- Einzelvorgänge können jeweils separat aufbewahrt und bearbeitet werden.
Nachteilig für die Ablage
- Wenn die Papiere in oben offene Mappen eingelegt werden, bleiben sie nicht mit Sicherheit ohne Beschädigung.
- Die Kapazität der Hängemappen ist relativ begrenzt, so dass die Dokumente zu einem Vorgang überschaubar bleiben müssen. Andernfalls kann der Rahmen einer Hängemappe irgendwann gesprengt werden.
Geeignete Verwendung
Hängemappen eignen sich für die Ablage vieler ähnlich strukturierter Vorgänge mit überschaubarem Dokumentenbestand. Das können Stammdaten von Kunden sein, ergänzt mit Originaldokumenten wie Vollmachten, Einzugsermächtigungen oder Unterschriftsproben.
Es können aber auch Unterlagen für Fahrzeuge oder Anlagegüter sein, die man bei Wartungen oder Verkauf gesammelt zur Hand haben möchte. Auch Personalakten, Versicherungsverträge, Mahnverfahren oder Schadensfälle eignen sich für die Ablage in Hängeregistraturen.
Weitere Schriftgut-Behältnisse für die Ablage:
- Mappen und Klarsichthüllen
- Sortiermappen
- Wiedervorlagemappen
- Ablagekörbe und Schubladenelemente
- Ordner
- Firmenarchiv, externes Archiv und elektronisches Archiv