Zeitmanagement & Zeitplanung: 8 Methoden, die wirklich funktionieren

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Zeitmanagement & Entlastung“:

Zeitmanagement-Methoden sind kein großes Geheimnis. Von den TeilnehmerInnen meiner Seminare weiß ich, dass die Herausforderung eher in der Umsetzung liegt. Nachfolgend stelle ich Ihnen die bekanntesten Methoden sowie die Tages- und Wochenplanung. Probieren Sie am besten verschiedene aus und entscheiden Sie sich für jene Methode, die sich für Ihren individuellen Arbeitsalltag am besten eignet.

Zuletzt aktualisiert: 16.07.2023

Ob digital oder handschriftlich – die Zeitplanung
hilft dabei, den Überblick nicht zu verlieren …

1. ALPEN-Methode

Diese Methode hat nichts mit dem bekannten Hochgebirge bei uns in Europa zu tun, sondern es handelt sich hierbei um eine Hilfe für die Durchführung der Tagesplanung. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben für die fünf Arbeitsschritte:

• A … Aufgaben, Termine und Aktivitäten zusammenstellen/notieren
• L … Länge bzw. Dauer der jeweiligen Aktivität abschätzen
• P … Pufferzeiten einplanen
• E … Entscheidungen treffen (Prioritäten vergeben, Abarbeitungsreihenfolge festlegen)
• N … Nachkontrolle, Ergebnisse überprüfen

Die einzelnen Schritte etwas detaillierter:

1. Aufgaben zusammenstellen

Notieren Sie alle für den nächsten Tag anstehenden Aufgaben und Termine.

2. Länge der einzelnen Aktivitäten abschätzen

Schätzen Sie ab, wie lange Sie z. B. für die Erledigung der Aufgabe in etwa benötigen werden.

3. Pufferzeiten einplanen

Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass Sie nur ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen sollen. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern, und für Störungen bzw. Unterbrechungen.

4. Entscheidungen treffen (Prioritäten vergeben)

Prioritäten sind nichts anderes als Entscheidungen. Es gilt also, die Aufgaben nach Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit zu klassifizieren und daraus resultierend die Abarbeitungsreihenfolge festzulegen.

5. Nachkontrolle

Was wurde geschafft, welche Aufgaben sind noch offen und müssen neu verplant werden?

Meine Meinung zur ALPEN-Methode:

Diese Zeitplanungsmethode mag für einen Arbeitsalltag gut funktionieren, der sich primär aus den gleichen Tätigkeiten und Aufgaben zusammensetzt und in dem kaum Unvorhergesehenes eintritt.

Für Arbeitsbereiche, in denen täglich flexibel agiert werden muss oder die hauptsächlich fremdbestimmt sind, ist diese Methode zu starr und deshalb wenig praxistauglich.

2. Pufferzeiten: Ohne Puffer keine realistische Zeitplanung

Eine realistische Zeitplanung ist eine mit Pufferzeiten. Ich selbst habe früher kaum Pufferzeiten berücksichtigt und war am Abend enttäuscht und frustriert, wenn ich meine Tagesplanung immer wieder über den Haufen werfen musste.

Faustregel:

Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass man nur ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen soll. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern und für Störungen bzw. Unterbrechungen.

Bei einem 8,5-Stunden Arbeitstag verplanen Sie also etwa ca. 5 Stunden. Diesen Richtwert dürfen Sie aber nicht so eng sehen.

Denn die erforderliche Pufferzeit ist individuell und hängt von mehreren Faktoren ab: von der Anzahl der täglichen Störungen (Unterbrechungen, Zeitdiebe), vom Verhältnis neuer Aufgaben zu Routine-Tätigkeiten im Arbeitsalltag etc.

Wichtig ist nur, dass Sie in Ihrer Planung „Zeitreserven“ berücksichtigen. Schon nach wenigen Tagen wird sich ein gutes Maß für Ihre erforderlichen Pufferzeiten herauskristallisieren.

3. ABC-Analyse (Prioritätensetzung)

Das A und O beim Zeitmanagement sind Prioritäten.

Mit Prioritäten entscheiden Sie sich für eine Abarbeitungsreihenfolge der anstehenden Aufgaben.

Nun gibt es verschiedene Methoden der Prioritätensetzung. Zur bekanntesten zählt die ABC-Analyse. Hierbei werden den anstehenden Aufgaben die Priorität hoch, mittel oder niedrig zugewiesen:

• A-Aufgaben (Priorität hoch): Was muss (Zeitrahmen z. B. heute, diese Woche) erledigt werden?
• B-Aufgaben (Priorität mittel): Was soll erledigt werden?
• C-Aufgaben (Priorität niedrig): Was kann erledigt werden?

Ich habe diese Methode etwas abgewandelt. Ich bezeichne die Aufgaben nicht als A-, B- oder C-Aufgaben sondern als Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben.

Ich werfe einen Blick auf meine Todo-Liste und stelle mir dabei folgende drei Fragen:

1. Welche Aufgaben MUSS ich morgen (bei der Wochenplanung: nächste Woche) erledigen?
2. Welche SOLLTE ich morgen erledigen?
3. Welche KANN ich morgen noch erledigen, falls noch Zeit übrig bleibt?

Beispielsweise sind drei Aufgaben die Antwort auf die erste Frage – also drei Muss-Aufgaben. Weitere zwei Aufgaben sollte ich morgen erledigen. Diese Soll-Aufgaben werden dann abgearbeitet, wenn sich nach den Muss-Aufgaben noch Zeit findet. Und sollte ich diese wider Erwarten auch noch schaffen, dann sind die Kann-Aufgaben an der Reihe.

4. Eisenhower-Methode

Hierbei handelt es sich ebenso um eine Form der Aufgabenpriorisierung.

Die Prioritätensetzung nach Eisenhower basiert auf den Unterschied zwischen wichtig und dringend.

Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, auf wichtige Aufgaben agiert man. Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.

Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):

Priorität A, DRINGEND und WICHTIG:

Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Tätigkeiten sind möglichst von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen.

Beispiele:

Ein wichtiger Kunde wünscht innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf von Ihnen. Es geht um einen Vertragsabschluss für Ihr Unternehmen (Geld/Gewinn steht auf dem Spiel).

Ein Projekt muss morgen eingereicht werden. Wird es nicht pünktlich eingereicht, kommt es zu Verzögerungen, was wiederum eine Pönale zur Folge hat. Somit haben alle für die Einreichung erforderlichen Aufgaben die Priorität A (Geld/Verlust steht auf dem Spiel).

Priorität B, WICHTIG, NICHT DRINGEND:

Aufgaben der Klasse B sind jene Tätigkeiten, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben.

Eine Aufgabe der Klasse B kann zu einer Aufgabe der Klasse A werden, dann spricht man von einer Wanderaufgabe.

Beispiele:

Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage ist erforderlich, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Diese Aufgabe bleibt eine B-Aufgabe – sie ist also keine Wanderaufgabe.

Für den Projekteinreichungstermin in einem Monat ist das Erstellen der Einreichunterlagen erforderlich. Diese Aufgabe ist eine Wanderaufgabe, d. h., beim Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich von einer B- zu einer A-Aufgabe.

Priorität C, DRINGEND, NICHT WICHTIG:

In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um Tätigkeiten, die dringend (weil sie kurzfristig erledigt werden müssen) sind, aber langfristig gesehen nicht wichtig. Diese Aufgaben können Sie in der Regel delegieren.

Beispiel:

Jemand ersucht Sie, ihm innerhalb der nächsten Stunde ein Dokument zu schicken.

Priorität D, NICHT DRINGEND, NICHT WICHTIG:

D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden.

Beispiele:

Grünpflanzen für das Büro besorgen.

Zeitschriften und Werbematerial lesen.

5. Das Paretoprinzip (80/20-Regel)

Die vorgenannten Prioritätenklassifizierungen (ABC-Analyse, Eisenhower-Matrix) beruhen in der Regel auf dem Pareto-Prinzip.

Vilfredo Pareto (1848-1923) stellte bei einer Untersuchung fest, dass ca. 80 % des Volksvermögens in Italien im Besitz von ca. 20 % der Familien ist. Diese sogenannte 80/20-Regel lässt sich auf mehrere Bereiche umlegen, z. B. 20 % der Waren/Kunden bringen 80 % des Umsatzes.

Aber auch im Privatleben können Sie das Paretoprinzip anwenden, indem Sie sich folgende Frage stellen:

„Welche 20 % in meinem Leben (Menschen, Aktivitäten etc.) sind für 80 % meines Lebensglücks verantwortlich?“

Diesen 20 % sollten Sie besonders viel Zeit und Aufmerksamkeit widmen.

Zurück zum Zeitmanagement:

Dieses Prinzip auf das Zeitmanagement angewandt, heißt, dass 20 % des Zeitaufwandes bereits 80 % der Ergebnisse bzw. des Erfolgs bringen.

Es geht also darum, die 20 % Erfolgsverursacher (Tätigkeiten, Aufgaben und Termine) zu identifizieren und ihnen eine entsprechend hohe Priorität bei der Zeitplanung zuzuordnen.

Allerdings dürfen Sie das Verhältnis nicht zu strikt sehen. Die Zahlen sind nur Richtwerte, von dem die Realität häufig abweicht. Das Verhältnis kann z. B. auch bei 70/30 oder sogar 98/2 liegen.

6. SMART-Methode

Beim Zeitmanagement geht es u. a. auch darum, in der vorgegebenen Zeit bestimmte Ziele zu erreichen. Für die Formulierung von Zielen hat sich die SMART-Formel etabliert. Ziele sollten also smart sein, d. h.:

Spezifisch

Formulieren Sie das Ziel spezifisch, also konkret, eindeutig und präzise.

Beispiel:

Unspezifisch: Den Umsatz steigern.

Spezifisch: Den Umsatz im kommenden Geschäftsjahr um mind. 5 % steigern.

Unspezifisch: Ich will abnehmen.

Spezifisch: Bis 31.12.20.. habe ich 10 kg abgenommen und wiege 62 kg.

Messbar

Um die Erreichung eindeutig feststellen zu können, muss das Ziel messbar sein. Bei quantitativen Zielen ist das relativ einfach. Schwerer fällt es bei qualitativen Zielen (z. B. Kundenzufriedenheit verbessern, gesünder ernähren, mehr Bewegung machen).

Formulieren Sie also für die Messbarkeit ein Erfolgskriterium, das Sie zweifelsfrei überprüfen können.

Reflexionsfrage:

Woran genau lässt sich die Zielerreichung feststellen?

Bei den genannten Beispielen ist die eindeutige Messgröße die Umsatzsteigerung (mind. 5 %) bzw. die Gewichtsabnahme (10 kg).

Attraktiv

Ein Ziel, dessen Erreichen unrealistisch erscheint oder sogar mit einigen Nachteilen verbunden ist, ist alles andere als attraktiv und motivierend.

Realistisch

Ziele können durchaus ambitioniert formuliert werden, sollen aber erreichbar sein.

Unrealistische Ziele demotivieren und frustrieren. Der Misserfolg ist vorprogrammiert.

Terminiert

Bis wann soll das Ziel erreicht sein? Ziele ohne Terminierung köcheln vor sich hin. Für die Erfolgsmessung quantitativer Ziele ist ein klarer Termin (mit Deadline) Voraussetzung, sonst bleibt es ein reines Vorhaben.

Terminiertes Ziel:

Bis zum … (Datum) eine Umsatzsteigerung um mind. … %.

Bis … (Datum) habe ich … kg abgenommen.

7. Die Pomodoro-Methode

Hierbei handelt es sich um die vom Italiener Francesco Cirillo entwickelte Methode. Pomodoro ist italienisch und heißt Tomate. Der Name rührt daher, dass Cirillo hierfür eine Eieruhr zu Hilfe nahm und diese die Form einer Tomate hatte.

Die Tomaten-Arbeitseinheit

Cirillo unterteilt den Arbeitstag in Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten – weil sich seine Tomaten-Uhr bis 25 Minuten einstellen ließ. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine Kurzpause von 5 Minuten. Und nach 4 Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, die Zeitfresser während einer Arbeitseinheit weitgehendst auszuschalten, damit Sie sich 25 Minuten ungestört und konzentriert der entsprechenden Aufgabe widmen können.

Also nochmals zusammengefasst:

→ 1 Arbeitseinheit = 25 Minuten

→ nach jeder Arbeitseinheit 1 Kurzpause von 5 Minuten

→ nach 4 Arbeitseinheiten 1 Langpause von 30 Minuten

Müssen es genau 25 Minuten sein?

Natürlich können Sie auch beliebige andere Arbeitseinheiten festlegen. Aber in der Praxis haben sich die 25 Minuten mit einer nachfolgenden 5-Minuten-Pause als optimal herausgestellt.

Gut, jetzt werden Sie sich vielleicht fragen, wie Sie an Aufgaben gelangen, die genau 25 Minuten Aufwand benötigen. Um an solchen Arbeitseinheiten zu kommen, gibt es drei Möglichkeiten:

1. entweder Sie haben eine Aufgabe, die Sie in einer Einheit von 25 Minuten schaffen,
2. Sie fassen mehrere kleine Aufgaben (z. B. E-Mail-Eingang abarbeiten, Postbearbeitung) in einer Arbeitseinheit zusammen
3. oder Sie unterteilen eine große Aufgabe in 25-Minuten-Einheiten.

Dieses Arbeiten in Zeiteinheiten trägt zu einer Produktivitätssteigerung bei, da man in der Regel bemüht ist, in der festgelegten Zeit die vorgenommene Arbeit zu erledigen.

8. Tages- und Wochenplanung

Und nun zur Tages- bzw. Wochenplanung.

In Phasen, in denen ich an Projekten arbeite, die nicht von besonderer Dringlichkeit gekennzeichnet sind, mache ich „nur“ eine Wochenplanung. Hingegen in Phasen, in denen ich parallel an mehreren Projekten arbeite und auch kurzfristige Fälligkeitstermine anstehen, führe ich täglich eine Tagesplanung durch.

Der Tagesplan fördert die Prioritätensteuerung durch Dringlichkeit. Die Wochenplanung hingegen ist mehr auf das Kriterium Wichtigkeit ausgerichtet und verbindet so mehr die Ziele mit dem Faktor Zeit.

Der Wochenplan

Meinen Wochenplan mache ich am Freitag kurz vor Arbeitsende. Dieser Zeitpunkt hat sich für mich als ideal herausgestellt, weil ich dadurch über das Wochenende einen freien Kopf habe.

Für den Wochenplan nehme ich meine Aufgabenliste zur Hand und schaue, welche Aufgaben ich aufgrund ihrer Priorität und Dringlichkeit die kommende Woche erledigen will bzw. muss und schreibe Sie mir kurz zusammen – das war’s.

Die Tagesplanung

Nun zu der einfachen Tagesplanung.

Ob Sie die folgenden Schritte analog (handschriftlich) oder digital mit einem Tool bzw. einer Software durchführen, bleibt ganz Ihnen überlassen – abhängig davon, ob Sie lieber „per Hand“ planen oder digitale Tools bevorzugen.

Der Ablauf ist sie sehr einfach gehalten und hat sich gerade deshalb in der Praxis bewährt.

1. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Kalender und schauen Sie, welche Termine (am entsprechenden Tag) anstehen.
2. Dann blicken Sie auf Ihre Aufgabenliste und entscheiden, welche Aufgaben Sie an diesem Tag erledigen müssen/wollen.
3. Schreiben Sie die Termine und Aufgaben in Ihren Tagesplan:
4. Nummerieren Sie die Aufgaben in der vorgesehenen Abarbeitungsreihenfolge bzw. ihrer Wichtigkeit (Priorität).
5. Beginnen Sie am geplanten Tag mit der Aufgabe Nr. 1 und bleiben Sie so lange dran, bis sie erledigt ist.
6. Überprüfen Sie die Prioritäten der Aufgaben nochmals und fahren Sie dann mit der Nr. 2 fort, bis auch diese erledigt ist. Dann ist die Aufgabe Nr. 3 dran.

Auch wenn Sie Ihren Tagesplan nicht ganz einhalten können, ist dies nicht weiter tragisch. Am Ende des Tages werden Sie so wenigstens die wichtigsten Dinge erledigt haben.

Meine Empfehlung:

Erstellen Sie den Tagesplan am Vorabend. Das nimmt nicht mehr als 5 bis 10 Minuten in Anspruch. Kurz bevor ich das Büro verlasse, führe ich die Tagesplanung durch.

Aus folgenden 4 Gründen hat sich für mich die Planung am Vorabend bewährt:

1. Ich kann dadurch nach der Arbeit besser abschalten, der Kopf ist frei. Mir schwirren zu Hause nicht ständig Gedanken durch den Kopf, was ich morgen noch alles erledigen muss.
2. Schwierigkeiten und Probleme, die am Vortag schwer lösbar erscheinen, sehe ich am nächsten Tag oft wesentlich gelassener und aus einer anderen Perspektive. Das liegt daran, dass das Unterbewusstsein auch in der Freizeit an Lösungen tüftelt. Durch den Tagesplan am Vorabend wird das Unterbewusstsein stärker einbezogen.
3. Ich beginne die Arbeit am nächsten Tag viel motivierter, weil ich den Tag schon strukturiert im Kopf habe.
4. Am Morgen ist meine Konzentrationsfähigkeit am höchsten und ich bin noch voller Elan. Diese wertvolle Zeit will ich nicht mit der Tagesplanung „verplempern“, sondern nutze sie für wichtige Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern.

Ein weiterer Tipp: Nutzen Sie ChatGPT und Co.

Wenn Ihnen das Planen schwerfällt, können Sie KI-basierte Tools wie zum Beispiel Chat GPT für Ihre Zeitplanung nutzen.

Machen Sie sich mit diesen Tools vertraut und experimentieren Sie, um ihre volle Leistungsfähigkeit zu nutzen. Sie werden staunen, welche Möglichkeiten daraus resultieren.

Konkrete Anwendungsfälle mit GPT:

• Zeit planen: Nutzen Sie GPT, um Ihren Tag oder Ihre Woche zu planen, indem Sie Aufgaben und Termine auflisten, Aufgaben priorisieren und den Zeitaufwand schätzen. Das Tool kann Ihnen dann Vorschläge für den optimalen Tages- oder Wochenplan präsentieren.
• Prognosen erstellen: Setzen Sie GPT ein, um Prognosen über die Dauer von Aufgaben oder Projekten zu erstellen. Durch die Verwendung historischer Daten kann es Vorhersagen treffen und Ihnen helfen, realistischere Zeitpläne zu erstellen.
• Zeitmanagement und Arbeitsprozesse verbessern: Füttern Sie das Tool mit Informationen über Ihre bevorzugten Zeitmanagementmethoden und Tools, Ihre Prioritätensetzung, Arbeitsweise, Gewohnheiten, Zeitdiebe etc. GPT kann daraus Arbeitsmuster analysieren und Optimierungen vorschlagen.

Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung!

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