Sekretärin → 12 Sekretariatsaufgaben & 16 Qualifikationen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Das Sekretariat ist eine oft unterschätzte „Visitenkarte“ des Unternehmens. Denn häufig ist die Sekretärin die erste Person, mit der potenzielle Geschäftspartner und Kunden in Kontakt kommen.

Fällt dieser Touchpoint unbefriedigend aus, wirft das kein positives Licht auf das Unternehmen.

Auch intern laufen viele Fäden im Sekretariat zusammen. Der Einfluss auf die reibungslosen Abläufe im Büro und die Funktion als zentraler Kommunikationsknotenpunkt werden nicht selten übersehen.

Aber welche Aufgaben gehören überhaupt zum Sekretariat? Und welche Qualifikationen sollte eine gute Sekretärin vorweisen? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Zur Info: Für die Berufsbezeichnung Sekretär(in) sind weitere Begriffe gebräuchlich: Bürokraft, Büroassistenz, Office-Manager(in).

Nun zu einer Liste der häufigsten Tätigkeiten und administrativen Büroarbeiten, die im Sekretariat anfallen:

Sekretariatsaufgaben und Bürotätigkeiten (Beispiele)

1. Abwicklung von elektronischer und postalischer Korrespondenz (E-Mails, Briefe, …)
2. Telefonate führen
3. Terminkoordinierung (Termine abstimmen, Besprechungsräume reservieren, …)
4. interne und externe Veranstaltungen organisieren (z. B. Geschäftsessen, Meetings, Weihnachts-, Jubiläumsfeiern)
5. Unterlagen/Daten aktualisieren, Datenpflege
6. Verwalten und Bestellen von Büromaterial
7. Vorbereiten regelmäßiger Berichte
8. Recherchetätigkeiten, Beschaffung und Auswertung von Informationen
9. Protokollführung bei Besprechungen und Meetings
10. Aktenverwaltung, Datenablage, Archivierung
11. Postbearbeitung
12. Verschriftlichung von (Audio-)Diktaten bzw. Sprachaufnahmen
13. Besucher empfangen und betreuen
14. dem/der Vorgesetzten den Rücken freihalten
15. allgemeine Schreibtätigkeiten
16. Vorsortierung/Priorisierung von Eingängen
17. einfache Buchhaltungsarbeiten
18. Unterstützung bei Projekten und Abläufen
19. Bürohandbuch anlegen und pflegen
20. Vorlagen, Mustertexte & Arbeitshilfen erstellen

Tätigkeitsumfang und Verantwortlichkeiten

Der Umfang der aufgelisteten Aufgaben hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. davon, in welchem Unternehmen (Unternehmensgröße), in welcher Branche, internen Abteilung und Position die Sekretärin tätig ist.

Unternehmensgröße, Beispiele: KMU, Großunternehmen (z. B. multinationaler Konzern)

Position, Beispiele: Büroleiterin, Chefsekretärin, Assistenz der Geschäftsleitung, Vorstandssekretärin, Empfangsmitarbeiterin, Bürohilfskraft

Branchen und Bereiche, Beispiele: Arztpraxis, Kanzlei, Agentur, Handwerksbetrieb, Schule, öffentliche Verwaltung

Test Sekretärin: Erfüllen Sie das Anforderungsprofil?

Die im Test aufgelisteten Punkte finden sich häufig in der Stellenbeschreibung einer Sekretärin bzw. Office Managerin wieder.

Haken Sie Zutreffendes ab. Treffen mind. 16 der angeführten Punkte auf Sie zu, dann zeugt dies von hoher Kompetenz. Sie sind eine gute Sekretärin!

Die nicht abgehakten Punkte sollen Ihnen einen Überblick über Optimierungspotenzial aufzeigen – falls diese für das Unternehmen, in dem Sie arbeiten, relevant sind.

16 Qualifikationen, die eine gute Sekretärin vorweisen sollte

Natürlich sind die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen different. Denn es macht in der Regel einen Unterschied, ob die Bürokraft für einen kleinen Handwerksbetrieb oder für einen weltweit agierenden Konzern tätig ist.

Die Qualifikationen in der Übersicht:

Die Anforderungen im Detail:

1. EDV-Kenntnisse

Jeder Büroarbeitsplatz ist mit einem Computer ausgestattet. Deshalb sind EDV-Kenntnisse Voraussetzung für eine Sekretärin.

Aber nicht nur die Bedienung eines Computers sollte für sie kein Problem darstellen, auch Kenntnisse von Office-Anwendungsprogrammen sind unbedingt erforderlich. Zu der meistgenutzten Bürosoftware zählen Word und Excel. Zudem werden häufig Erfahrungen mit einer Präsentationssoftware verlangt.

2. Kompetenz im Umgang mit der Bürotechnik

Die Bedienung der Bürogeräte (Drucker, Kopierer, Telefonanlage etc.) darf keine Herausforderung für die Bürokraft darstellen.

Des Weiteren ist sie bei Gerätestörungen auch für die zeitnahe Behebung (z. B. durch Serviceanforderung) zuständig, um längere Unterbrechungen der Geschäftsabläufe zu vermeiden.

3. Allgemeine Sekretariatsaufgaben souverän erledigen

Zu den typischen Sekretariatsaufgaben zählen u. a. die Abwicklung der Korrespondenz, Reiseplanung, Terminkoordinierung und Telefonate. Also alles Tätigkeiten, die im Arbeitsalltag einer Sekretärin mehr oder weniger täglich anfallen.

4. Organisationstalent

Organisieren ist nicht jedermanns bzw. jederfraus Sache. Aber eine Bürokraft sollte diese Fähigkeit mitbringen. Denn wenn es mit dem Organisieren nicht richtig klappt, kann das negative Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe im Büro haben.

5. Sprachkenntnisse

Diese Qualifikation ist vor allem davon abhängig, inwieweit das Unternehmen mit anderssprachigen Kunden interagiert. Die sichere schriftliche und verbale Kommunikation mit anderssprachigen Kunden ist dann gefragt.

6. Branchenkenntnisse

Branchenkenntnisse sind stets von Vorteil und werden in Stellenanzeigen oft explizit verlangt.

Als Beispiel: Eine Bürokraft in einem Installationsunternehmen wird mit anderen Fachbegriffen und spezifischeren Problemen konfrontiert werden als eine bei einem Finanzdienstleister.

7. Selbstständiges Arbeiten und Selbstorganisation

Eine Sekretärin bekommt zahlreiche Aufgaben delegiert – auch zur Entlastung der Vorgesetzten.

Wenn ihr selbstständiges Arbeiten zu wünschen übrig lässt, sie stets nachfragen muss und auch keine Verantwortung übernimmt, dann führt das zu keiner Entlastung der Vorgesetzten. Im Gegenteil!

8. Verlässlichkeit und Eigenverantwortung

Verlässlichkeit ist nicht in Gold aufzuwiegen – insbesondere dann, wenn Vorgesetzte Aufgaben abgeben und sich darauf verlassen können, dass diese mit dem gewünschten Ergebnis und fristgerecht erledigt werden.

9. Belastbarkeit und Stressresistenz

In jedem Unternehmen gibt es arbeitsintensive und stressige Phasen. Die Sekretärin als Kommunikationsknotenpunkt ist dann besonders gefordert und sollte nicht die Nerven verlieren.

Wird im Sekretariat die Ruhe bewahrt, gewährt dies auch in hektischen Zeiten den so wichtigen reibungslosen Informationsfluss.

10. Freundlichkeit und Höflichkeit

Freundlichkeit ist neben der fachspezifischen Kompetenz das A und O. Denn die Bürokraft nimmt in der Regel zahlreiche Telefonate entgegen. Dadurch kommt über sie häufig der erste Kontakt eines potenziellen Kunden mit dem Unternehmen zustande.

Sieht sich der Interessent mit einer unfreundlichen und unhöflichen Sekretärin konfrontiert, bekommt er sofort einen negativen (Erst-)Eindruck, der im ungünstigsten Fall auf das gesamte Unternehmen projiziert wird.

11. Teamfähigkeit

Die Sekretärin bildet eine wichtige Schaltzentrale im Büro. Intern ist sie für die Koordination und Kommunikation zwischen Kollegen und Vorgesetzten zuständig und unterstützt bei Bedarf die Teams. Das verlangt erhebliches diplomatisches Geschick sowie Teamfähigkeit.

12. Souveränes Auftreten

Je mehr Kundenverkehr und Besucher im Büro, desto wichtiger ist das souveräne Auftreten. Das gilt auch für den folgenden Punkt.

13. Gepflegtes Äußeres

Eine Sekretärin präsentiert das Unternehmen auch nach außen. Wenn Besucher und Kunden das erste Mal das Büro betreten und von einer „ungepflegten“ Bürokraft empfangen werden, ist der erste Eindruck wahrscheinlich kein positiver.

14. Verschwiegenheit und Vertraulichkeit

Das Sekretariat ist eine Kommunikationsschnittstelle, wo Informationen von Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern eintreffen. Darunter heikle und vertrauliche Informationen, die keinesfalls an unberechtigte Personen gelangen dürfen.

Eine unbedachte oder auch bewusste Weitergabe (z. B. durch Klatsch) kann das Betriebsklima und das Kundenvertrauen stark schädigen. Mögliche Folgen: Intrigen, Mobbing, Mitarbeiterfluktuation, Kundenverluste etc.

15. Empathie

Gerade weil das Sekretariat als Anlaufstelle für zahlreiche Personen (Vorgesetzte, Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden, Gäste) fungiert, sind Einfühlungsvermögen und ein gewisses Talent für zwischenmenschliche Beziehungen immens wichtig.

16. Sicherheit in Wort und Schrift

Die Sekretärin interagiert täglich schriftlich und verbal mit mehreren Menschen. Das verlangt Eloquenz in Wort und Schrift. Es gilt, in jeder Situation die richtigen Worte und den richtigen Ton zu treffen.

Zudem hat jedes Schreiben, das nach außen gelangt, Einfluss auf das Unternehmensimage: Geschäftsbriefe, die zahlreiche Rechtschreib- und Grammatikfehler enthalten, hinterlassen bei den Empfängern mit Sicherheit keinen vertrauenswürdigen und professionellen Eindruck.

Fazit

Eine gute Sekretärin nimmt in einem erfolgreichen Unternehmen eine Schlüsselfunktion ein. Deshalb sollte ihr stets ausreichend Wertschätzung und Anerkennung zuteilwerden.

Das Berufsbild der Sekretärin bzw. des Sekretärs hat in den letzten Jahrzehnten einen enormen Wandel erfahren, der durch die Digitalisierung und Globalisierung weiter anhält.

Allein die obige Auflistung der Aufgaben und Qualifikationen macht deutlich, wie anspruchsvoll dieser Beruf mittlerweile geworden ist.

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Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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